了解差異：採購訂單 (PO)、裝箱單和發票

對於零售商和電子商務賣家而言，了解採購訂單、裝箱單和發票之間的區別對於高效運營至關重要。

它從購買過程開始。 畢竟，你不能賣你沒有的東西！

在訂購、運輸和接收之間，有一條學習曲線，賣家必須克服這條曲線才能取得成功。 全面披露：這說起來容易做起來難。

然而，通過進行研究和一些良好的老式試驗和錯誤，您可以立即成為專業人士。

賣家必須學習如何有效地採購併弄清楚什麼對他們的業務有用。 這篇文章通過回顧採購訂單、發票和裝箱單的基礎知識，應該有助於減輕您對採購過程的任何擔憂。

什麼是採購訂單？

採購訂單 (PO) 是從買方發送給賣方的訂單請求。 本文檔包含有關所訂購商品的類型和數量的詳細信息。

它還將概述已商定的購買價格和付款條件。

買家使用採購訂單來確保到達的產品確實是他們訂購的產品。

自從在零售行業引入採購訂單以來，採購流程變得更加高效，並允許更好的庫存和付款跟踪。

為了提交採購訂單，買方通常使用電子軟件系統，該系統可以更好地跟踪並以電子方式提交給供應商。

採購訂單提供必要的詳細信息，供買賣雙方用來保存過去銷售或採購的準確數據。

採購訂單包括：

• 採購訂單編號
• 發貨日期
• 帳單地址
• 收件地址
• 請求的項目、數量和價格
• 條款

採購訂單示例：

如果您需要採購訂單模板，您可以在以下幾個地方找到免費的採購訂單模板：

• 模板實驗室
• 智能表格
• 法律模板

我們的庫存管理軟件SkuVault可以根據預設的補貨水平自動生成採購訂單，並將供應商聯繫信息直接提取到採購訂單模板中。 這可以節省大量時間。

為什麼採購訂單很重要？

一旦買方發出採購訂單並被賣方接受，它就成為銷售的管理文件。

採購訂單根據買方的協議條款提供付款承諾。 這使賣家有信心提供商品。

作為整體銷售協議的一部分，它可以成為雙方之間具有約束力的合同，以減輕賣方的風險並在買方違約時提供一些法律保護。

採購訂單號對於跟踪特別有用。 賣家可以使用 PO 使用採購訂單編號將發貨與採購相匹配。 採購訂單還包括買賣雙方的信息，以幫助各方更輕鬆地進行協調。

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下載

什麼是發票？

買方提交採購訂單後，賣方為買方准備發票。

發票是不可轉讓的文件。 這意味著賣方接受條款並同意提供所訂購的商品或服務，但不願意對條款進行任何更改或協商。

需要從頭開始？ 請參閱我們關於如何創建發票的指南。

採購訂單由買方發出，發票由賣方開具。 它同時標識買賣雙方，並應參考採購訂單。

它描述並量化了所售商品，顯示裝運日期、單位成本和應用的任何折扣、交貨時間和付款條件。 它還可能包括有關運輸和運輸方式的信息。

發票示例：

如果您需要發票模板，您可以在以下幾個地方找到免費的發票模板：

• 發票首頁
• 發票簡單
• 發票生成器

免費發票模板可能適用於僅需偶爾創建發票的非常小的操作。

如果您想要更精簡的東西，您可以從 SkuVault 自動生成發票，這些發票可以成為整個揀貨、包裝和運輸過程中跟踪庫存的一部分。

發票和採購訂單提供了許多相同的詳細信息。 這是有道理的，因為發票充當請求付款的訂單的賬單。

因此，兩份文件包含相同的信息非常重要，這樣各方才能準確匹配 PO 和發票。

採購訂單和發票有什麼區別？

採購訂單和發票之間的主要區別在於 PO 上的文件和技術細節的用途，而這些文件和技術細節未包含在發票中。

對於賣家來說，發票是一種禮貌的方式，可以向買家索要他們交付的產品所欠的款項。 發票是一種友好的提醒，提醒您所交付的貨物仍未付款。 與其他計費方式一樣，發票有時允許延期付款。

公司通常只在 B2B 交易中使用發票。 企業之間的商品交易比B2C銷售更可信，因此賣家有信心在買家付款時收到付款。

作為零售商或電子商務企業的供應商，商品通常由買方加價出售。 這創造了現金流，讓原來的賣家更有信心他們會得到報酬。

為什麼發票很重要？

發票對於賣家來說很重要，因為它是按時獲得付款的一種方式。

通過將發票與採購訂單相匹配，它可以實現更加無縫的交易。 本質上，它關閉了訂單和付款請求之間的循環。

發票還提供產品或服務已交付的證據。 這表明賣方已履行協議條款並確立了賣方的付款權。 如果買方不付款，它會提供額外的證據證明賣方已完成訂單。

從會計的角度來看，發票將交易記錄為應收賬款，直到所有債務都已支付。

什麼是裝箱單？

裝箱單是一份裝運單據，隨訂單附在裝運包裹內或塞在包裹上的裝運袋內。

有時稱為運單、裝箱單或裝運單 – 裝箱單詳細列出產品詳細信息，以便收貨人可以確保貨件中的物品與他們訂購的物品相符。

裝箱單和發票有什麼區別？

發票和裝箱單都是從賣方發送給買方的，但它們的用途完全不同。 所有企業都使用發票，但並非所有企業都使用裝箱單。

例如，基於服務的企業不使用裝箱單的原因很明顯：他們不銷售產品。 相反，他們只是開具發票。

裝箱單僅在有產品正在運輸和接收以供銷售時才需要。

發票和裝箱單之間的另一個區別是誰收到文件。

如果您是發送這些文件的人，請務必牢記誰應該接收這些文件。 發票應發送給負責付款的人。例如，這可能是會計部門。

裝箱單將被發送到接收物品的部門，以便他們記錄進貨。在某些情況下，這可能是同一個人，但更有可能是業務的不同領域，尤其是在倉庫或大規模運營中。

在現實世界中，當裝箱單和發票被發送給錯誤的人時，初創企業或新關係會出現很多問題。

每批貨物都應包括裝箱單。 裝箱單上的詳細信息將根據所銷售的業務和商品進行定制。

該文件應列出訂單日期、訂單中包含的產品以及每種產品的數量。 根據業務的不同，產品的重量也可能包括在內。 像這樣的細節對於許多買家來說很重要，他們在打開訂單時使用裝箱單作為指導。

裝箱單示例

以下示例展示了典型的裝箱單及其包含的詳細信息：

如果您需要裝箱單模板，您可以在以下幾個地方找到免費的裝箱單模板：

• 模板存檔
• 微軟辦公軟件
• 發票貝瑞

如果您的業務量不大，這些免費模板可能適合您。

對於更穩健的業務或倉庫運營，您需要使用庫存管理系統（例如SkuVault）生成裝箱單，以自動執行揀選清單，這些清單可以兼作裝箱單或使用運輸軟件生成的裝箱單。

SkuVault 集成了所有流行的運輸解決方案，包括 ShipStation、ReadyCloud、ShipRush、ShipWorks 和 Temando。

為什麼裝箱單很重要？

出於多種原因，裝箱單很重要。

對於賣家來說，裝箱單提供了運送物品的準確數量。 它們可以在履行訂單的質量控制階段用作檢查，以確保正確的物品和正確的數量被運出。

對於買家來說，裝箱單的作用是相同的，以確保收到的貨物與裝箱單上的內容相符。

在他們離開賣方設施之前發現任何差異很重要。

通過清楚地識別包裹的內容，收件人可以根據清單核對物品。 買家發現收到的訂單有任何問題的最佳時間是他們剛到的時候。

雖然發票應由買賣雙方保留以供記錄，但一旦收到並檢查了貨物，就不再需要裝箱單了。

採購訂單、裝箱單和發票——它們是如何工作的

採購訂單、發票和裝箱單都有不同的用途，但它們可以協同工作。 當買賣雙方正確執行這些交易時，他們都會獲勝。

賣方從買方那裡獲利，反過來，買方從最終購買產品的客戶那裡獲利。 多虧了採購訂單、發票和裝箱單，這個過程才能順利高效地進行。

一個真實世界的例子

讓我們看一個真實世界的例子，了解整個採購流程從頭到尾是如何運作的，以及這些文件是如何協同工作的：

1. 創建採購訂單： A 公司的一種暢銷產品庫存不足。他們需要重新訂購以保持銷售順暢。 A 公司創建了一個採購訂單，其中包含產品的數量和特定要求。 該採購訂單交付給供應商 B 公司。
2. 已收到採購訂單：B 公司收到採購訂單並確認他們能夠提供符合要求規格的產品。
3. 訂單已發貨：B 公司隨後將產品運送給買方並附上裝箱單。他們還發送發票，要求為已交付的貨物付款。
4. 收到訂單：A 公司使用裝箱單確保訂單正確，並對照採購訂單、裝箱單和發票以確保它們完全一致。一切就緒後，將處理髮票以進行付款。
5. 訂單記錄：接受貨物入庫後，A 公司會將此信息輸入其庫存管理系統以保持記錄準確。

A 公司在這種情況下是買方，但他們也可能成為賣方。 當消費者隨後從 A 公司購買產品時，該公司將創建自己的裝箱單以隨產品一起發送。

在裝運前，A 公司將通過將裝箱單與採購訂單進行比較來確認他們正在裝運正確的物品。 僅這一步驟就避免了交易導致誤發的任何可能性。

然後，A 公司將他們的產品連同裝箱單一起運送給客戶。 客戶收到產品後，他們將使用裝箱單確認購買。

整個採購流程和銷售流程可以使用電子表格或 Word 文檔手動完成，但容易出錯且難以跟踪。

使用 SkuVault 的庫存和倉庫管理軟件，您可以更可靠地管理從開始到結束的整個過程。 您可以通過自動化流程並確保整個買賣流程中的準確庫存盤點來節省時間。

有關採購訂單、裝箱單和發票的常見問題

以下是一些關於採購訂單、裝箱單和發票的常見問題。

是否有不同類型的採購訂單？

是的。 供應商將接受標准採購訂單，例如 SkuVault 生成的採購訂單，但有時您可能希望為特定目的使用不同的採購訂單，例如：

• 合同：合同採購訂單在特定時期內。例如，您可能有一份有效期為一年的供應商採購訂單。 具體訂單和時間範圍的細節可能會有所不同。
• 一攬子採購訂單：一攬子採購訂單有時用於訂購沒有交貨時間表的特定物品，或建立“開放賬戶”以根據需要定期或不定期地重新訂購。
• 計劃：當項目、數量和價格已知但交貨日期不可預測時，使用計劃採購訂單。

發票和賬單有什麼區別？

雖然人們傾向於互換使用“發票”和“賬單”，但它們具有不同的含義。

賬單是一個簡化的清單，通常要求立即付款——就像你在餐館吃完飯後得到的一樣。 發票是您訂購的商品或服務的更詳細明細，並指定了付款條件和義務。

銷售發票和收據有什麼區別？

發票是付款請求。 收據是已付款的證明。

什麼是聲明？

根據特定的裝運或交付的貨物，開具發票作為付款請求。

作為收款過程的一部分，將發布一份聲明作為所有未結費用的摘要。

通常，發票是在貨物裝運或交付時發送的。 報表通常每月發送一次，以提醒所有未付發票和賬戶活動。

裝箱單和提單有什麼區別？

提單 (BOL) 是將物品所有權從賣方轉移給買方的文件。 BOL 是一份法律文件，用於確認貨物已交付。

裝箱單顯示了貨件中實際交付的貨物。

什麼是一攬子採購訂單？

一攬子採購訂單是買方和供應商之間的一種長期協議，其中買方同意在指定期限內從供應商處購買一定數量的產品或服務。

這種安排對雙方都有利，因為它簡化了採購流程並為供應商提供了穩定、可預測的訂單流。

結論

在經營企業或倉庫時，了解這些文件在採購過程中的區別和作用非常重要。

對某些人來說，為企業採購可能是一個壓力很大的過程。 學習如何正確下訂單和接收訂單可能很棘手，尤其是如果您以前從未做過。

然而，這是您必須學會正確做的事情，一旦掌握了竅門，購買就會是一個順暢無縫的過程。

記住這些基礎知識並掌控您的業務。