保持收件箱清潔的 8 個電子郵件管理技巧

您是否覺得保持電子郵件收件箱清潔是一場失敗的戰鬥？ 為了幫助您，內容營銷策略師 Zoe Devitto 在下面分享了一些電子郵件管理技巧。

在當今世界，似乎每個人和他們的鸚鵡都有一個電子郵件帳戶。

也許您甚至有多個用於不同目的的電子郵件地址（這裡有罪）。 但無論我創建了多少個電子郵件帳戶，我都可以自豪地說我的收件箱總是乾淨整潔。

但它並不總是這樣（哦，不！）。

我也去過那裡。 當您失去對已註冊的所有訂閱的控制權以換取不可抗拒的免費贈品時，那個黑暗的地方。 或者，當電子郵件渠道試圖說服您購買您在購物車中放棄的商品時。

甚至可能是偶爾來自客戶的重要信息，迷失在富礦中（ no bueno ）。

電子郵件管理技巧：如何整理收件箱

但那些耗時的日子現在已經過去了。 我學習了電子郵件管理技巧，這些技巧可以定期保持收件箱的清潔，而我只需付出最小的努力。

我喜歡將此稱為“收件箱零方法”。 我將電子郵件組織成文件以避免浪費時間的系統。 這樣，我可以在擺脫視覺垃圾的同時回復相關電子郵件。

相關：通過這個免費的電子郵件營銷課程了解如何從您的電子郵件中獲得更多銷售

您的收件箱是否感到不堪重負？ 我有一些很好的電子郵件管理技巧，我將在下面分享它們。

讓我們開始。

#1。 為特定目的創建單獨的電子郵件帳戶

有許多優秀的免費電子郵件提供商可用，如今很難找到擁有一個電子郵件帳戶的人。

擁有多個帳戶（即，一個用於工作電子郵件，另一個用於個人電子郵件，第三個用於在線服務，例如下載免費贈品）可以更輕鬆地組織電子郵件。

工作電子郵件帳戶

不惜一切代價保護此帳戶免受不必要的電子郵件的侵害。 這意味著不要與朋友和家人分享。 切勿使用此電子郵件帳戶訂閱新聞通訊。

家人和朋友的電子郵件帳戶

專為您最好的朋友和親密的家人創建的特殊電子郵件帳戶。 您還可以將其用於個人緊急情況和聯繫表格。

社交電子郵件帳戶

這將是您最靈活的電子郵件帳戶——而且很可能是未打開電子郵件最多的帳戶。

如果您為每個帳戶使用不同的電子郵件提供商，那麼擁有一個電子郵件客戶端會很有幫助。 電子郵件客戶端是基於 Web 或桌面的應用程序，可讓您管理來自不同電子郵件服務提供商的電子郵件。

#2。 將您的電子郵件分成多個區域

大多數電子郵件服務提供商（例如 Outlook 和 Gmail）允許您設置根據優先級和緊迫性將電子郵件分類的功能。

星星和旗幟

您可以通過設置星號和標誌圖標等功能來做到這一點，這樣您就可以根據指定的標準（即低、中或高緊急性）區分傳入的電子郵件。

保持您的帳戶排序，以便您加星標的電子郵件始終顯示在頂部，並且不會在混亂中迷失方向。

但用戶要小心！ 不要因標記和加星標電子郵件而得意忘形。 當您的大部分信件都被分類時，確定哪些是重要的可能會讓人不知所措。

標籤和文件夾

在組織您的帳戶時，您的目標應該是擁有一個乾淨的收件箱，因此請嘗試刪除盡可能多的郵件。 這裡的關鍵是經常這樣做，以避免失去控制的滾雪球效應。

但是那些你不能馬上刪除的呢？ 解決方案相當簡單：了解如何使用文件和標籤輕鬆組織電子郵件。

文件就像抽屜一樣。 您將電子郵件存儲起來，以免造成任何視覺污染。 然後您通過創建多個文件並將每個文件專用於特定電子郵件來繼續此操作。

類別可能是：

• 與工作相關的電子郵件
• 社交媒體通知
• 或來自朋友和家人的電子郵件。

您的收件箱應該是包含所有這些不同類別的主文件夾。

額外提示：您的收件箱是否充斥著數百甚至數千封垃圾郵件？

我有一個不需要創建另一個電子郵件帳戶的解決方案。

創建一個文件並將其標記為“已歸檔”。 然後，選擇收件箱中的所有郵件並將它們移動到此文件。 這樣，您的收件箱將保持乾淨，您不會丟失或錯過任何過去的電子郵件。

同樣，標籤類似於文件夾。 當您選擇一個術語時，您會看到所有帶有該標籤的電子郵件。 但是標籤與文件不同，因為它們用於為您的收件箱電子郵件分配一個類別，而不是將它們實際移動到特定文件。

這樣，一條消息可以有許多標籤，但只出現在一個文件中。 這是一種在您需要時通過使用與其內容相對應的指定關鍵字快速找到您的消息的形式。

#3。 取消訂閱您不需要的電子郵件列表

這可能看起來很簡單，但令人驚訝的是，許多人會定期刪除促銷電子郵件，但從未退出此類新聞通訊。

我們為什麼要這樣對自己？

請務必取消訂閱您從未打開的郵件列表和促銷電子郵件。 此外，取消訂閱您不需要的任何社交媒體警報。

或者，您可以為促銷電子郵件使用單獨的電子郵件帳戶，這樣您就可以將重要的電子郵件保存在您的主帳戶中。

不需要的訂閱是您的不二之選。 1 個敵人，當您嘗試實現收件箱零時。 從時事通訊到廣告​​，這些消息很容易使您的收件箱不堪重負，難以發現重要消息。

在查看您的社交/批量收件箱以查找要閱讀的內容時，不要只是忽略無趣的內容。 將它們從電子郵件煉獄中帶走，並將它們從你的生活中永遠刪除。

可以理解的是，取消訂閱電子郵件列表也可能很耗時，因此請記住，預防勝於任何治療。 除非您知道自己想要在收件箱中訂閱，否則不要訂閱。

每周安排一次更長的時間來做一些更深入的收件箱組織，比如製作和使用文件和標籤。

#4。 使用組或分發列表

您是否在不需要更新的對話中被抄送？ 或者您是否發現自己陷入了一個回复所有電子郵件線程？ 好吧，就像群聊中的移動短信一樣，您可以選擇將該線程靜音。

要在 Google 和 Outlook 中執行此操作，請打開線程中的任何消息，單擊屏幕頂部的三個點（主題行上方）。 從下拉選項中選擇“靜音”（在 Gmail 中）或“忽略”（如果您使用的是 Outlook）。

根據您的生活方式，您可能還會被有關遊戲約會、工作會議和社交活動的活動電子郵件（以及無窮無盡的群組回复）淹沒。 使用 Google 日曆跟踪您的所有活動，並在您在日曆中看到活動邀請電子郵件後立即刪除它們。

#5。 使用艾森豪威爾矩陣

許多專業人士浪費了大量的精力和時間來決定首先解決什麼任務。 當你有很多事情要做時，優先考慮做什麼（以及按什麼順序）非常有幫助。

但是，當您的待辦事項清單似乎比格萊美地毯長時，您如何決定優先處理哪項任務？ 除了依靠您常用的任務管理工具之外，您還可以從袖子裡拿出另一個技巧。

輸入艾森豪威爾矩陣。 該系統可讓您快速了解首先要處理的任務和決策。 這是一個簡單的決策工具，可以將任務分成四個框，並確定您應該首先關注哪些任務以及應該委派或刪除哪些任務的優先級。

所以，當你發現自己對各種電子郵件有疑問時，問問自己：

• 是不是重要？
• 還是很緊急？

具有諷刺意味的是，人類傾向於優先處理緊急任務，但令人驚訝的拖延重要任務的能力。 電子郵件分類的目標是識別那些您知道是緊急的電子郵件，而不是那些主題行最引人注目的電子郵件。

艾森豪威爾矩陣通過教您如何更好地確定優先級來提高生產力。 這種技術可以幫助您了解哪些活動值得您花時間和精力，哪些不值得。 在一個我們都急於跟上日程的世界裡，這是一項無價的技能。

通過使用艾森豪威爾矩陣，您可以將您的電子郵件分為四類：

• 緊急且重要（立即執行）
• 緊急和不重要的（代表）
• 非緊急和重要（延期）
• 非緊急和不重要的（刪除）

#6。 早上第一件事就是檢查你的電子郵件

這不僅是一個主要的電子郵件管理技巧，而且可以通過消除乾擾來提高您的工作效率。 由於電子郵件可以在一天中的任何時間到達，因此很容易想要查看它們——即使您正在處理某事。

醒來後立即查看電子郵件有助於我為新的一天做好準備。 我可以確保沒有我需要處理的緊急情況——或者如果有的話，把它們計劃到我的一天。 此外，我可以趕上我的同事在一夜之間完成的工作。 在與世界各地的同事一起在遠程團隊中工作時特別有用。

我通常不會在早上第一件事回復任何電子郵件，但檢查我的收件箱可以幫助我為接下來的一天做好準備。

當您進行一項常規收件箱檢查時，只處理那些您可以快速處理的電子郵件。 如果電子郵件需要快速回复，請在瀏覽郵件時打開並回复。 但是，如果收到的電子郵件需要更多時間來回复，請稍後留出一段時間。

解決此問題的一個好方法是利用貪睡功能在更方便的時間接收電子郵件（是的，這是一回事）。

還要安排白天的電子郵件檢查時間

如果您不需要留意重要的電子郵件或公告，請在一天中安排一些短時間來檢查您的電子郵件。 因此，與其在收到每條消息後立即閱讀，不如每天留出一些時間來回復電子郵件並進行清理。

您可以在早上開始工作時這樣做，以便在您醒來後立即緩解這種好奇心。 然後，在午餐前後。 最後，在一天結束時。

這裡的秘訣是抵制誘惑。 因此，每當您發現自己正處於一項任務中，想要隨便瀏覽一下 Gmail 時，請告訴自己抵制這種衝動，直到下一個時間段專用於此。

除此之外，請遠離您的郵箱。

#7。 必要時使用自動回复

自動回复器的名字說明了一切。 這些消息會根據設定的時間或特定的事件標籤自動發送給訂閱者。 正確使用自動回复器可以成為電子郵件營銷活動的有力策略。

因此，假設您對關閉電子郵件窗口感到不舒服，因為您擔心有人可能會與您聯繫並提出緊急請求，而您的延遲回复可能會影響您的業務。

解決方法？ 設置 OOO（不在辦公室）或自動回复消息，其中包含以下內容：

“你好呀，

謝謝您的來信。

我從 mm/dd 到 mm/dd 不在辦公室，對我的電子郵件的訪問權限有限/無法訪問我的電子郵件。

如果情況緊急，請通過 [EMAIL] 或 [PHONE] 與 [NAME] 聯繫。 當我回來時，我會盡力及時回复您的電子郵件。

此致，

[姓名]”

#8。 清空垃圾

將深度清潔收件箱視為數字生活的春季大掃除。 這裡的目標是審查您的整個電子郵件重新排列策略，並消除任何導致您浪費時間的收件箱混亂。

這也意味著你的電子垃圾箱（大多數人忽略的東西）。 您收到的電子郵件不會存儲在您的計算機或手機上，而是遠程保存在雲端。 儘管數據容量看似無窮無盡，但如果您發現自己的 Gmail 空間不足，最好清空帳戶的“廢紙簍”文件夾。

此外，不要忘記不時清理您的存檔消息以釋放存儲空間。 您可以手動歸檔郵件，或者配置自動收件箱清理器以刪除超過 30 天的郵件。

但要小心，只刪除你 100% 確定不再需要的消息。 如果您單擊“清空垃圾箱”或“清空回收站”，您將無法恢復任何郵件。

走了就走了。 再見，朋友！ 您不僅無法恢復垃圾箱中的內容，而且您不會有任何跡象表明那裡有任何東西可以開始。

控制您的電子郵件收件箱

控制收件箱。 無論您的電子郵件管理技巧是什麼，請每天瀏覽您的電子郵件，以避免收件箱過飽和。

以下是一些需要牢記的快速提示：

1. 在一天中特定的預定時間查看您的郵件。

2. 應用帕累托原則：優先處理 20% 的電子郵件，其餘的則推遲。

3. 有一個“在 XX 天前回复”文件夾。

4. 意識到你不需要回复每封郵件。

5. 無情，按下刪除鍵。 不要附在垃圾郵件上。

選擇您最優先的消息和任務，避免分心，並立即投入。一旦您的收件箱被馴服，請記得祝賀自己。

管理電子郵件需要製定戰略規則並保持紀律。 這可能需要一段時間——而且完全沒問題。 學習如何掌握這一點很像養成一個新習慣。 給它時間，你會開始發現這個過程更容易。

記住不要擔心一口氣做完這一切。 說實話，在一夜之間組織和重新安排一個混亂的收件箱就像處理一個塞滿的收件箱一樣令人不知所措。 一點一點地適應一些積極的習慣。

執行一些定期操作，例如清空垃圾箱或批量刪除已發送的郵件，以幫助您感覺自己正在取得進展。

我希望本快速指南可以幫助您改進電子郵件工作流程並提高工作效率。

請記住，如有疑問，請將其存檔。

作者： Zoe Devitto 是 FollowUpBoss、Mention.com 等 SaaS 品牌的內容營銷策略師。 在個人方面，佐伊是一個 pho 愛好者，喜歡以數字遊民的身份環遊世界。