員工請假：政策、規則和影響（附實用解決方案）

任何企業都無法避免員工請假的可能性，通常是很長一段時間。 從某種意義上說，請假比減員更成問題，因為公司不能為這些員工僱用替代人員。

公司必須謹慎管理其休假政策並遵守現行法律，這一點至關重要。 有缺陷或未定義的請假政策可能導致運營效率低下、員工流失率更高、人員過多或人員不足。

公司可以做很多事情來有效地計劃和管理員工缺勤。 本文旨在討論員工請假的所有主要原因。 最後，我們還將告知您應如何起草請假政策，以使程序順利進行並減少其對業務運營的影響。

在我們進入問題和解決方案陳述之前，讓我們更多地了解不確定的員工請假以及它與其他類型的請假有何不同。

什麼是請假？

休假是經批准的休假，相對於員工因某些特殊情況而休假的時間較長。 與其他類型的員工缺勤不同，例如假期、PTO 或病假，它通常是前所未有的，而且大多是無薪或部分有薪的。 但是，在某些情況下，請假是事先知道的，並且可以根據工作的情況和性質支付薪水，例如休假。

此外，請假可以是自願的，也可以是非自願的。 自願請假通常是出於個人原因，例如照顧父母或計劃已久的休假。 非自願請假是由雇主強加的，通常是不可預見的情況的結果，例如正在進行的調查或紀律處分。

請假如何運作？

缺勤流程與 PTO 等其他休假流程略有不同，因為它們大多需要人工審核。 每個組織都有自己的政策和流程來規範員工的請假。

• 請假：第一步通常是員工向雇主申請請假。 這通常通過郵件或休假管理系統 (LMS) 完成，具體取決於公司的政策。 該請求必須包括提出的請假請求的日期和原因。
• 經理/HR 的批准：一旦收到請求，雇主通常會根據情況、政策、員工歷史記錄批准或拒絕請假。 他們也可以考慮是否有足夠的人手來承擔缺席員工的職責。
• 批准：如果獲得批准，雇主將與員工一起確定如何最好地在他們離開時履行職責。 這可能涉及將任務重新分配給其他員工，僱用臨時工，或者只是在沒有人擔任該角色的情況下進行管理，直到員工返回。
• 拒絕：如果被拒絕，雇主通常會為他們的決定提供理由，並在可能的情況下提供替代方案。 例如，他們可能會建議員工可以在家工作或錯開休假。 這將確保他們仍然可以有一些時間離開工作，而不會過多地干擾業務運營。
• 休假期間支付：員工是否在休假期間獲得報酬通常完全取決於公司的政策。 雇主也可能會考慮其他情況、員工的歷史、職務、重要性和員工的影響。
• 溝通：一旦一切敲定，將這些計劃傳達給所有相關方是很重要的。 其中包括可能受到人員變動影響的經理、同事和客戶。 它確保團隊的每個成員都知道即將到來的限制，並可以採取積極主動的方法來最大程度地減少干擾。

請假的類型

有幾種不同類型的請假，每種都有不同的原因和影響。 以下是最常見的休假類型的簡要概述：

• 醫療並發症：雖然大多數公司為每位員工提供病假，但嚴重的醫療狀況、慢性病和長期並發症並沒有被組織考慮在內。 員工可能無法工作或因自身健康狀況或照顧家人而決定休假更長的時間。
• 休假：休假通常用於個人或職業發展機會，例如出國留學計劃、研究項目或實習。 休假通常是部分支付的，但可以有償或無償，具體取決於公司政策、工作經歷和協議。
• 產假/陪產假：每個組織都必須休產假，產假可以持續 6-16 週，帶薪。 大多數公司還提供某種形式的帶薪陪產假，讓男性員工與子女建立聯繫。
• 喪假：如果家人去世，許多雇主會提供喪假，讓員工有時間哀悼和計劃。
• 心理健康假：有時員工需要一些時間來保持良好的心理健康和福祉。 這種類型的請假可以是自願的也可以是非自願的，並且可能出於多種原因，例如焦慮、抑鬱、倦怠或創傷。

休假可能還有許多其他原因，例如陪審團職責、軍事職責或社區服務，具體取決於您的組織所在的國家或州。

請假對企業的影響

空前的休假可能會給您的業務帶來負面和正面的影響。 以下是請假對業務的一些主要影響：

• 運營：根據休假的類型和持續時間，企業可能必須調整其運營以適應員工。 這可能包括僱用臨時替代人員，將任務重新分配給其他員工，或更改流程或時間表。
• 財務：如果員工在休假期間獲得報酬，這可能會給公司的預算帶來壓力。 或者，如果員工在休假期間沒有得到報酬，他們可能會拖欠賬單或無法履行個人財務義務。
• 聲譽：在某些情況下，請假也會影響企業的聲譽。 例如，如果員工休假以獲得個人發展機會，這可能會對企業產生積極影響並提高其聲譽。

如何為員工製定請假申請政策？

請假申請政策因企業而異，具體取決於組織的需求和資源。 以下是在起草請假申請政策時必須考慮的一些關鍵要素，例如：

• 葉子的用途和類型

應明確說明請假申請政策的目的，以便員工了解該政策涵蓋的內容及其存在的原因。 它應涵蓋員工生活中可能發生的可預見和不可預見的情況。

一般來說，大多數公司允許因醫療並發症、喪親、休假和產假/陪產假而請假。

• 合格

應在政策中概述請假的資格標準，以便員工知道誰可以和不能利用該福利。 這可能包括服務年限、工作角色和績效。 然而，大多數公司允許管理人員在服務 5 年後休假。

• 程序

應明確規定請假的程序，以便員工知道如何去做。 這可能涉及提交表格或通過電子郵件向 HR 發送相關信息。 同樣重要的是要注意員工需要根據休假性質提交請求的時間範圍。

產假/陪產假申請一般需要提前1-2個月提交，其他意外情況一般在當天提交。 同樣，休假需要儘早通知，一般在休假前 3-6 個月。

• 期間

政策中還應規定請假的期限。 這很重要，這樣員工才能知道他們可以離開工作多長時間並做出相應的計劃。

一般來說，病假只能被授予 6-12 週的時間。 產假/陪產假等其他假期可能為 9-18 週，而休假最長可達 1 年。

• 賠償

該政策還應說明員工在休假期間是否會獲得報酬。 根據與員工的協議，還可能有有條件和部分帶薪休假。

大多數公司在產假/陪產假期間向員工支付工資，但有些公司可能會提供部分補償。 公司甚至可以在同意帶薪休假之前與員工簽訂合同，確保員工即使在完成學業後也能工作一段時間。

• 指導方針

政策中還應包括有關請假的指導方針。 這可能包括員工在休假期間是否需要與公司保持聯繫。 或者是否允許他們在休假期間為其他組織工作，以及他們是否需要償還在休假期間從公司收到的任何款項。

在您的請假申請政策中包含這些關鍵要素，以確保雇主和僱員都了解他們在請假時的權利和責任。

將休假對業務運營的影響降至最低的方法

曠工可能會導致業已確立的業務秩序混亂。 特別是在小型企業和高級管理職位中，延長休假可能會對公司的運營產生重大影響。 每個組織都必須有一個應急計劃來彌補員工的休假。

企業可以通過幾種關鍵方法將休假對其運營的影響降至最低。

• 提前規劃

如果您知道員工將休假，請嘗試提前計劃，以便您可以讓其他人在他們不在時履行職責。 這可能涉及培訓另一名員工來完成這項工作、僱用臨時替代人員或重新安排工作時間表，以便其他員工可以彌補這一不足。

• 以補償換指導

另一種盡量減少請假影響的方法是確保員工得到足夠的補償，並在他們下班的時間與他們保持聯繫。 這可能涉及向他們支付全部或部分工資，以換取在他們離開期間管理和指導下屬。

• 建立多功能團隊

組織必須建立團隊，每個成員都能夠執行多個角色。 團隊的其他成員必須能夠為缺席的員工提供保障。

例如，如果您有一個銷售團隊，如果客戶代表不在，團隊中應該有人可以管理客戶服務查詢。

休假管理軟件如何提供幫助？

請假影響所有行業公司的運營。 採取積極主動的方法來管理它們很重要。 以有組織的方式管理請假的一種方法是通過軟件。

員工休假管理軟件 (ELMS) 可讓您輕鬆設置政策、發送提醒、跟踪考勤和管理休假流程。 ELMS 可以通過跟踪缺勤情況、確保員工獲得休假福利以及向管理層發送員工缺勤通知的功能來幫助您避免曠工問題。

結論

請假並不罕見，每個組織都會經歷這種情況。 企業需要製定有效且合理的缺勤政策來管理員工缺勤，並確保將業務運營受到的影響降至最低。 員工必須採取積極主動的方式來應對這些不確定的休假並準備應急計劃。

常見問題

相關類別：員工工資管理系統 | 人力資源管理工具| 員工考勤管理系統 | 申請人跟踪軟件