誰在控制您對商業的第一印象？
已發表: 2021-02-25最後更新於 2021 年 3 月 2 日
在客戶可以致電或被致電的任何公司中，都有機會為他們提供業務的第一印象。 這種印象代表了您的業務向前發展的特徵。 無論是客戶支持、冷電話還是首次通話，迎接客戶的聲音和態度都會影響他們。 這要么建立積極的關係，要么在關係開始建立之前損害公司的代表權。 初創公司應該儘早意識到這一點，並確保業務中的第一印象由訓練有素、經驗豐富的接待員處理。
接待員的工作職責是什麼？
大多數人認為接待員的唯一職責是接聽電話。 接待員或前台員工的工作描述因企業而異。 接聽電話通常只是這些重要員工處理的大量日常任務中的一小部分。 接待員的一些職責的一些例子包括：
你猜對了，接電話
- 外撥電話
- 辦公用品訂購和管理
- 事件管理
- 辦公室衛生管理
- 每日員工點名監控
- 日常員工跟踪
- 一般員工培訓
- 客戶會議安排
- ……太多了，無法一一列舉！
對於接待員的職位，通常不容易找到空閒時間，有時甚至是休息時間，除非有更多的接待員可以在沒有人時提供服務。 然而，對於那些只有一名接待員負責前台和電話的企業來說，當他們缺席時，他們可能難以取代他們所承擔的許多責任。 雖然看起來像是生產，但團隊是讓業務保持運轉的動力，如果不從前台員工開始，這個球永遠不會獲得或保持動力。 點擊推文
接待員禮儀
正如本文開頭所說，接待員是商業的第一印象。 正因為如此，前台員工需要的不僅僅是“非常好”的特徵。 接待員還需要是最有見識的人，可以談論企業的內部運作及其價值觀。 在與潛在客戶和其他人交談時，他們還必須接受電話、電子郵件和麵對面禮儀方面的教育。
這包括了解在電話中與客戶打招呼的“正確方式”，或如何開始和結束電子郵件，具體取決於公司標準。 而且，最重要的是，如何在實體或虛擬環境中與客戶和潛在客戶會面時代表企業。 前台員工有點像公司的榜樣。 因為他們向客戶展示的價值觀通常是他們對團隊其他成員的期望。
這就是為什麼接待員在業務的各個方面接受高價值培訓是重中之重。 因為他們將在客戶獲得服務或安排會議之前回答大多數問題，所以他們必須了解所有業務信息，否則這些相同的客戶可能永遠不會進入下一步。 讓未經培訓的員工接聽電話或聯繫線索是一個嚴重的風險。 這通常會導致客戶或潛在客戶的流失。 這都是因為缺乏信息或公司的虛假陳述。 訓練有素、經驗豐富的接待員通常會從第一印象向潛在客戶展示他們對業務的期望。
數字營銷很像第一印象。 每個廣告或內容都是給某人留下深刻印象的機會。 如果您在這些數字第一印象方面需要幫助，那麼您應該考慮使用我們的白標服務。
如何在業務中留下良好的第一印象
當然，在商業中創造良好的第一印像沒有標準的做法。 每個公司都不一樣。 一個企業可能會接受的作為獲得積極印象的最佳實踐的做法，可能並不總是適用於另一家公司。 但是，有一些建議可以幫助您在業務中獲得良好的第一印象。 儘管其中一些看起來很明顯，但許多接待員完全忽略了其中一些建議，並因此冒著損害公司聲譽的風險。 所以，這裡有一些明顯的，也許是一些不太明顯的建議，以獲得良好的第一印象：
- 只分享你理解的信息
客戶打電話給你是為了答案，而不是猜測。 浪費潛在客戶的時間是阻止他們返回的可靠方法。 在嘗試回答問題之前，請確保盡可能多地了解您的業務。 如果你不知道答案，不要只管它。 向客戶保證，雖然您不知道答案，但您知道在哪裡可以找到答案，並會盡快為他們提供答案。 - 有聲地微笑
即使在打電話時，人們通常也可以通過你的語氣和回答的結構來確定你的態度。 不管你內心的感受如何，試著帶著微笑說話，而且通常會帶著微笑接聽電話。 永遠不要讓電話裡的人聽到你的壓力或沮喪，因為當他們看不到你的臉時，他們會將公司本身想像成電話另一端的聲音，並轉化為“壓力公司”或“沮喪的公司”公司”。 請記住，接待員是第一次通話的企業代表。 你的特點會成為公司的“態度”，所以要確保它是好的。 - 衣著端莊
如果企業主還沒有告訴你這一點，你應該知道，你的態度代表你的業務的方式與你的外表是一樣的。 大多數人不會認為鞋子上有洞、衣服上有污漬、頭髮蓬亂的人會住在豪宅里（儘管有時可能是這種情況），做生意也是如此。 顧客看到接待員的外表代表冷漠、不干淨和不受歡迎的外表，也會以同樣的方式看待公司。 當您不照顧好自己時，人們將很難相信您會照顧好他們的資產。 雖然在大多數情況下打領帶或穿制服通常不需要過火，但表現出你關心自己和周圍環境的外表仍然很重要，這也意味著關心他們的業務。
一個給人留下好印象的合適的接待員可以讓客戶看到你是那種相信你不只是做出承諾的企業，你會做到這一點。 您將與客戶建立信任，他們更有可能僱用您的服務。
不要讓您對商業的第一印象成為您的最後印象
雖然這條建議對所有企業都很重要，但這主要是初創公司的首要任務。 對於初創公司來說，第一印象將是他們一開始所擁有的一切。 即使擁有可靠的商業計劃、雄厚的資本和經驗豐富的員工隊伍，只要讓一位經驗不足的接待員向您的潛在客戶打招呼，就可能在您的成長開始之前就阻止您的成長。
不難看出，在大多數依賴潛在客戶生成的企業中，接待員是企業最有價值的資產之一。 但是，如果他們在沒有受過培訓或經驗的情況下被置於前線，他們也可能是最大的風險。 接待員不要破壞您企業的第一印象，這一點至關重要。雖然這只是邁向成功的第一步，但它是迄今為止最重要的一步。
需要幫助管理您的聲譽？ 您應該考慮我們的白標聲譽管理服務。 請隨時與我們聯繫，讓我們知道您對本文的看法。 讓我們知道這是否有助於您改善第一印象。