您在沒有意識到的情況下發送的五封粗魯的電子郵件
已發表: 2018-01-13寫一封電子郵件，就像你親自做的一樣是一門藝術
即使是我們當中最討人喜歡和彬彬有禮的人，在電子郵件中仍然看起來像混蛋。 寫一封電子郵件，就像你親自做的那樣是一門藝術。
在談話過程中，你會調整你的語氣、面部表情、手勢和姿勢，以適應你所傳達的情緒。 你這樣做是因為人們往往對你說話的方式比你實際說的話更敏感。
電子郵件剝奪了談話的全部內容。 它很有效，但它會將原本簡單的交互變成混亂的誤解。 如果沒有面部表情和身體姿勢來指導您的信息，人們會將您輸入的每個單詞視為語氣和情緒的指標。
人們在電子郵件中犯的大多數錯誤都是完全可以避免的。 以下列表深入探討了這些微妙的錯誤和隱藏的錯誤。
強制抄送並回复所有
一直抄送別人是您可以通過電子郵件做的最煩人的事情之一。 我會說這是最煩人的，但這個榮譽被賦予了過度的“回复所有”。 如果有人向您和其他一群人發送電子郵件，您真的認為每個收件人都需要收到您的另一封電子郵件說“謝謝”嗎？ 他們沒有，當你這樣做時，它會讓人們爬上一堵牆。
知道何時抄送某人的訣竅是將您的電子郵件視為面對面會議。 那麼問題就變成了：“讓這個人來參加會議是否有必要或有幫助？” 如果答案是否定的，那麼不要在電子郵件上浪費他或她的時間。 至於全部回复，就不要做了。 即使線程中的其他人都回復了所有內容，但當您加入戰鬥時，您仍然會煩死所有人。 如果您有話要說，最好直接（私下）將其發送給原始發件人，讓他或她決定該小組是否也應該知道這件事。
太簡單了
很多時候，電子郵件衝突的原因是初始電子郵件的努力與對該電子郵件的回复努力之間的不平衡。 當有人輸入詳細的段落概述重要問題時，他們希望您仔細回复。 發回“知道了”或“已註意到”並不能解決問題。 在不知道你的意圖和語氣的情況下，簡短的回應會讓接收者感到冷漠甚至諷刺。 這是不幸的，因為這很少是發件人的意圖。
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避免在簡短回復中被誤解的最佳方法是分享您的意圖。 即使回答“我有點忙，但應該可以在這週晚些時候閱讀”比“知道了”要好得多，很多人會將其解釋為冷漠。
“緊急”主題行
標有“緊急”或“盡快”的主題行表明完全無視收件人。 如果您的電子郵件如此緊急，請拿起電話並給對方打電話。 即使在極少數情況下，電子郵件實際上是緊急的，在主題行中將其標記為這樣是不必要的，並且會設置強烈的負面基調。
避免“緊急”主題行的關鍵是雙重的。 首先，如果問題最好以電子郵件以外的任何形式處理，那麼這就是您應該處理的方式。 其次，如果不是這種情況，那麼問題就在於你創建一個強有力的主題行的能力。 畢竟，人們經常檢查他們的電子郵件，所以只要你的主題行引起他們的注意，它就會完成工作。 與其將電子郵件標記為緊急，不如問問自己為什麼這封電子郵件很緊急。 這個問題的答案是您的新主題行。 如果客戶今天需要答复，那麼只需將您的主題行設為“客戶今天需要答复”即可。 這保持了緊迫感，而不是粗魯、絕望的語氣。
黛比唐納
發送不斷告訴人們他們做錯了什麼以及他們不應該做什麼的電子郵件確實會造成損失。 即使您試圖提出建設性的批評，您也需要不惜一切代價避免電子郵件中的消極情緒。 由於人們無法直接聽到您的語氣，因此他們會讀入單詞的內涵並在進行時在腦海中創建語氣。 負面因素在電子郵件形式中變得尤其負面。
每當你發現自己在使用“不要”、“不能”、“不會”或“不能”等否定詞時，將它們轉化為積極詞。 進行此更改會改變消息的整個基調。 例如，不要說“你以後不能完成這樣的報告”，而是說“下次你完成報告時，請……”當你必須提供負面反饋時，不要在電子郵件中這樣做。 只需跳上電話或沿著大廳走。
機器人
很容易將電子郵件視為快速完成某事的一種方式，但當你這樣做到極端時，你會覺得你是不人道的。 你不會走進某人的辦公室，遞給他們一份報告，而不會以某種方式承認他們。 直接進入細節似乎是最有效的做法，但它會留下持久的負面印象。
修復這個很簡單。 只需多花一點時間來問候您正在寫信的人。 您不必向收件人詢問他或她的周末情況。 只需簡單地承認個人是一個人就足夠了。 與您簡單地發送作業相比，這使語氣更加尊重。
把它放在一起
發送電子郵件最棘手的事情是確保人們以您希望他們的方式感知您的信息。 您必須具有社會意識才能實現這一目標。 也就是說，在點擊“發送”之前，願意花時間考慮從收件人的角度來看事情的樣子。
關於作者
Travis Bradberry 博士是暢銷書《情商 2.0》的獲獎合著者，也是全球領先的情商測試和培訓提供商 TalentSmart 的聯合創始人，為超過 75% 的財富 500 強公司提供服務。 他的暢銷書已被翻譯成 25 種語言，可在 150 多個國家/地區使用。 Bradberry 博士曾為《新聞周刊》、《時代》、《商業周刊》、《財富》、《福布斯》、《Fast Company, Inc.》、《今日美國》、《華爾街日報》、《華盛頓郵報》和《哈佛商業評論》撰稿或被其報導。