項目管理規劃中的甘特圖| #41 項目管理入門

已發表: 2023-03-08

甘特圖是項目管理規劃中最流行的工具之一。 雖然它是由波蘭工程師 Karol Adamiecki 在 19 世紀設計的，但它幾乎完全與美國工程師和項目管理顧問 Henry Gantt 有關。 他幫助推廣了這個簡單但非常有效的工具。

項目管理規劃中的甘特圖——目錄：

  1. 介紹
  2. 甘特圖有什麼用？
  3. 創建甘特圖時要記住什麼？
  4. 工具
  5. 一致性
  6. 簡單
  7. 概括

介紹

甘特圖是包含項目進度信息的條形圖。 單個任務位於縱軸上，而它們的計劃完成日期位於橫軸上。 水平條通過連接活動的開始日期和結束日期來指示活動的持續時間。 該工具允許項目經理和團隊成員快速查看任務的進度表、任務之間的依賴關係，並清楚地了解項目的進度狀態。

甘特圖有什麼用？

甘特圖可以讓您輕鬆可視化以下項目信息：

  • 構成項目的任務列表，
  • 每個任務的開始和結束日期，
  • 任務之間的依賴關係，
  • 日程，
  • 每個任務的進度，
  • 負責執行每項任務的人員。

甘特圖的另一個常見應用是確定項目的關鍵路徑。 它是項目中最長的一系列任務，其中每個任務都依賴於前一個任務，並且在不影響最終項目截止日期的情況下不能推遲。 該圖表使您能夠輕鬆直觀地分析任務之間的所有相互關係，並確定哪些是按時完成項目所必需的。

Gantt chart

創建甘特圖時要記住什麼？

在為新項目製作甘特圖時，需要注意三個方面：

  • 選擇正確的工具——我們將在整個項目中使用它，
  • 一致的任務標籤——提供重複的命名方案和易於區分的顏色，
  • 降低圖表的複雜程度。

1.工具

要輕鬆創建並自由使用甘特圖，選擇合適的工具至關重要。 尋找最適合我們需求的配件需要考慮以下因素：

  • 項目規模，
  • 團隊成員人數，
  • 項目的複雜性，以及
  • 更新頻率。

項目越複雜，我們需要的工具就越強大。 對於小型項目，簡單的在線工具（例如 Canva、在線甘特圖或 termagant）就足夠了。 對於更複雜的項目，值得使用項目管理軟件（例如 Firmbee）或電子表格，我們可以將正在進行的項目的所有數據收集在一個文檔中。

如果項目非常複雜並且包含許多具有錯綜複雜的相互依賴關係的任務，您應該考慮採用不同的可視化方法。 在這種情況下，最好採用 PERT（程序評估和審查技術）圖等工具。

2.一致性

從一開始，始終如一地使用顏色來標記構成更大整體的任務是個好主意。 “顏色編碼”將有助於識別特定任務、項目階段或突出關鍵任務。 這也可以引起人們對項目中最困難時刻的關注，例如相關任務的最後期限很短。 這有助於快速識別需要注意的區域並使項目保持在正軌上。

3. 簡單

當您包含太多細節時，甘特圖很快就會讓觀眾感到不知所措和復雜。 因此，值得考慮需要包括哪些任務，以免忽視項目的整體願景。 其他的可以寫入文檔，但從圖表中刪除，使生成的圖表簡單並專注於最重要的內容。

最好突出關鍵任務、關鍵點和截止日期，並確保所有相關人員都理解圖表及其目的。 如有必要，更正圖表並向團隊成員解釋使用的縮寫和名稱，直到所有疑問都得到解決。

概括

甘特圖是項目管理中最流行的工具之一。 它可以幫助您直觀地呈現有關任務調度和項目進度的信息。 使用甘特圖可以提高調度效率，增強遠程團隊的協作和任務的高效委派。 它還提供項目的可視化表示，使項目經理和團隊成員在追求項目目標時更容易定位自己。

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Gantt chart in project management planning | #41 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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最重要的問題

  1. 當今公司中甘特圖最常見的應用是什麼？

    甘特圖通常用於建築、製造、營銷和 IT 行業。 他們的職能是計劃和協調項目，並監督各個團隊成員的進度和參與情況。

  2. 甘特圖如何促進大型團隊的項目規劃和協調？

    甘特圖讓任務、截止日期和它們之間的依賴關係可視化，您可以清楚地看到它們的順序和時間範圍。 該圖表使計劃和協調項目變得更加容易，尤其是在大型團隊中。

項目管理入門：

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