如何使用 Google Sheets [+ 範本] 建立電子表格 CRM

已發表: 2024-01-03

打造您夢想中的 Google Sheets CRM 所需了解的一切！

在此取得我們的免費 cogle Sheets CRM 模板

在現代銷售環境中，追蹤交易進度至關重要。 您已決定是時候為您的企業取得 CRM 了。 無論是出於財務限制、業務規模或任何一種可能的原因，您都希望在 Google Sheets 中製作免費的 CRM。

自己製作 CRM 是一個複雜的過程。 不過，我們隨時為您提供打造夢想中的 Google Sheets CRM 所需的所有資訊！

什麼是 Google 試算表 CRM？

在定義 Google Sheets CRM 之前，讓我們先了解一下 CRM 是什麼。

企業使用客戶關係管理 (CRM) 軟體來儲存其潛在客戶資料庫、追蹤正在進行的交易的進度並與客戶建立更好的關係。

CRM 可以有多種形式。 它可以是一個基本的電子表格，一直到企業級軟體。

在該規模的底部，Google Sheets CRM 是一個簡單的電子表格文檔，其中包含有關您的客戶、交易和其他客戶關係相關事務的資訊。 隨著銷售的進展，您的團隊必須更新新資訊。 Google Sheets CRM 具有最低限度的功能。

另一方面，我們是 NetHunt CRM，一個 Gmail 整合的 CRM。 我們的平台可以讓您以非常合理的價格做比我們上面定義的更多的事情。 它甚至可以自動化銷售流程的某些部分，並產生深入的報告，供您追蹤和衡量您的銷售活動。

使用 Google 試算表作為 CRM 有什麼好處？

Google Sheets 絕對比 Excel 試算表更好。 它的主要優點是廣泛的協作選項以及免費的事實。

此外，Google 表格還允許您執行以下操作：

  • 使用 Google Apps 腳本增強您的 CRM
  • 直接在電子表格中與同事聊天
  • 在需要他們注意的地方標記您的同事
  • 建立要指派給團隊成員的任務

Google Sheets 可讓您執行許多操作，但其先進程度明顯低於 NetHunt CRM 等專用 CRM。

如何透過範本將 Google 試算表用作 CRM

讓我們開始討論本文的要點 — 建立您自己的 Google Sheets CRM。

這個過程比開始 NetHunt CRM 的 14 天免費試用要複雜得多，但它仍然不是火箭科學。

言歸正傳，讓我們開始在 Google 試算表中製作您的 CRM...

第 0 步：考慮替代方案

您可能需要再考慮一下您的決定。 畢竟， Google Sheets CRM 並不是真正的 CRM 。 在您獲得真正的 CRM 之前，您將一直使用它。

然而，在這些情況下，建立電子表格 CRM 是一個可行的選擇：

  • 您的企業擁有 1 - 2 人的銷售團隊，但客戶數量不足以證明購買 CRM 的合理性
  • 在選擇合適的 CRM 時，您需要一種快速、簡單的方法來儲存客戶數據

如果有其他適合您的情況，您應該為您的企業購買專用的 CRM，例如 NetHunt CRM。

步驟 1：複製我們的 Google Sheets CRM 模板

按一下此處以尋找我們的 Google Sheets CRM 範本。

然後，按一下“檔案”，然後選擇“製作副本”。 ” 不要忘記透過「共享」按鈕向您的團隊成員授予共享權限。

如何複製免費的 CRM 模板
開啟模板，按一下“檔案”，然後按一下“複製”以編輯和使用 NetHunt 的模板

步驟 2：自訂您的 Google 試算表 CRM

顯然，我們提供的範本並不適用於所有企業，因此您應該對其進行一些更改以使其適合您的企業。

為此，我們應該定義我們的銷售流程。 如果您沒有定義，請建立它。 這是一個簡短的概述：

  1. 寫下銷售人員完成交易的所有行動並繪製客戶旅程圖。
  2. 確定您可以將哪些操作分組為流程的步驟（例如，在 LinkedIn 上尋找潛在客戶並根據您的 ICP 檢查他們可能是一個步驟）
  3. 寫下所有步驟
  4. 與您的團隊一起集思廣益，找出追蹤這些步驟的最舒適的方法

定義銷售流程後，下一步是將其新增至 CRM。 我們的 CRM 範本中的預定義階段是：

  • 外展活動開始
  • 示範
  • 談判
  • 已開立發票
  • 韓元
  • 遺失的

這些階段可以作為模板的一個很好的佔位符，但必須更具體才能充分代表您的銷售流程。

若要編輯範本中的階段，請執行下列步驟：

  1. 按鉛筆圖示開啟下拉式選單的自訂選單
  2. 在「套用於範圍」欄位中，您需要確保將「CRM!J2:J1000」作為值。
  3. 「J」可以更改，具體取決於您是否已將任何其他欄位新增至 Google Sheets CRM。
  4. 編輯呈現給您的階段，更改其顏色，移動它們，或使用“添加另一個項目”按鈕添加新階段以自訂工作流程。
如何在免費範本中編輯階段
如何在免費範本中編輯階段

您也可以透過為您想要收集的資訊新增欄位來新增和調整範本中的「欄位」。 目前，我們的模板提供以下欄位：

  • 客戶名稱
  • 公司產業
  • 公司規模
  • 電話
  • 電子郵件
  • 領英
  • 客戶要求
  • 產品/服務類型
  • 交易金額
  • 佣金比例
  • 賺取佣金
  • 指定經理
  • 評論

步驟 3：將客戶資料輸入您的 Google Sheets CRM

設定 Google Sheets CRM 的最後也是最繁瑣的一步是在其中填充客戶。 由於 Google 試算表只是一個電子表格建立平台，因此您必須手動輸入所有資料。

是的，您或您的團隊成員必須坐下來，將每筆交易和每個客戶輸入 Google Sheets 中的新 CRM 中。

然而，將資料輸入 CRM 與擁有正確的 CRM 一樣重要，無論是專用 CRM 平台還是電子表格 CRM。 輸入資料時，錯誤的方式可能會使您的資料庫變得混亂，從一開始就違背了 CRM 的目的。

將資料輸入 Google Sheets CRM 時需要注意以下事項：

  • 確保 CRM 中沒有重複的交易或條目
  • 確保您已將所有資訊輸入到正確的欄位中
  • 確保所有資料位於與其所屬客戶或潛在客戶相關的行中

如果您需要一些有關填寫的 Google Sheets CRM 外觀的額外信息，請查看我們的 Google Sheets CRM 範本中的「範例 CRM 資料」標籤。

填充的 CRM 資料庫範例

Google Sheets CRM 有哪些缺點？

使用 Google Sheets CRM 也有缺點。

了解這些缺點對於充分發揮電子表格 CRM 的潛力至關重要。 請記住，Google Sheets CRM 並不意味著是成熟的 CRM，而是在您獲得實際 CRM 之前充當佔位符。

使用 Google Sheets CRM 的主要缺點是：

手動數據輸入

每個月將數百個潛在客戶輸入資料庫很糟糕。 聽起來很糟。 但是，Google Sheets CRM 並沒有為客戶輸入留下任何其他選項。

有了像 NetHunt CRM 這樣的專用 CRM，選項就不再那麼有限。

首先，只需點擊一個按鈕，您就可以立即保留整個客戶群。 我們的客戶成功團隊將協助配置這一點，以確保一切順利轉移。

我們的 CRM 系統可以自動抓取客戶資料並將其新增至您的資料庫。 使用者可以從入站電子郵件建立客戶記錄，立即將您的潛在客戶新增至資料。 您還可以藉助我們的各種整合來擴展該功能，以包含客戶的 LinkedIn 個人資料等。

說到整合…

沒有可用的本機集成

您可以編寫自訂 Google Apps 腳本或從 Google Store 取得外掛程式。 從 Google 商店下載的外掛程式在優化銷售流程方面幾乎沒有什麼價值。

NetHunt CRM 等現代 CRM 系統提供許多本機集成，這意味著它們是直接集成的，而不是透過 Zapier 等第三方應用程式進行整合。 這些整合可以：

  • 直接透過 CRM 中的客戶卡致電客戶
  • 抓取潛在客戶的 LinkedIn 個人資料，將其新增至 CRM，並直接從客戶卡發送訊息。
  • 直接透過客戶卡向客戶發送電子郵件
  • 使用即時通訊應用程式直接在 CRM 中與您的潛在客戶和現有客戶聊天
  • 將資料匯出到 Looker Studio 以建立深入的即時報告。

另一方面，NetHunt CRM 整合了：

  • Google Workspace（包括 Gmail、Looker Studio 和 Google 通訊錄）
  • 領英
  • 對講機
  • Messenger 應用程式：WhatsApp、Instagram、Facebook Messenger
  • 鬆弛
  • 札皮爾
  • 還有很多...

您的資料庫雜亂無章

任何經理都會告訴您，建立流程比讓您的團隊採用流程更容易。

當相關流程手動將資料輸入電子表格時，團隊採用變得更具挑戰性。

您可以添加任意數量的字段，但如何控制您的團隊是否使用它們？

NetHunt CRM等現代CRM系統會根據不同的銷售流程階段需求設定不同的欄位。

例如，如果您的銷售人員想要建立潛在客戶，他們必須填寫潛在客戶的姓名、電話號碼、公司和職位，以及潛在客戶的電子郵件地址/電話號碼。 然而，要將潛在客戶轉移到下一階段，您的銷售專家可能還必須填寫公司規模欄位。

同時，借助 Google Sheets CRM，每個人都可以看到一切。 資料外洩、視覺混亂和不必要的資訊很難避免。 現代 CRM 系統允許使用者設定各種權限等級來存取 CRM 資料。

這意味著團隊成員可以存取相關訊息，並且不會被不需要的資訊淹沒。

除了儲存客戶資料之外您無能為力

從技術上講，這並不是一個缺點。 您需要 CRM 來管理客戶資料 — 您已經有了 CRM 來管理客戶資料。

另一方面，CRM 行業正在不斷發展。 您從 Google Sheets CRM 獲得的功能遠低於大多數現代 CRM 系統的最低功能。

如今，CRM 系統不僅僅是資料庫，因為它們允許您執行以下操作：

  • 自動化您的日常流程以釋放銷售人員的時間
  • 直接在 CRM 中配置、發送和追蹤電子郵件行銷活動
  • 產生即時報告以掌握銷售活動的脈搏
  • 創建令人驚嘆的可視化管道，使正在進行的流程更易於解釋
  • 將所有客戶溝通集中在一個保護傘下
  • 將技術堆疊中的其他工具連接到單一環境中

… 和更多！

常見問題解答

Google 表格可以當 CRM 嗎？

從技術上講，是的，您可以使用 Google Sheets 文件作為 CRM。對於大多數企業來說，電子表格 CRM 帶來的麻煩多於好處。 更好的選擇是現代 CRM 套件，例如 NetHunt CRM。 它提供了比 Google Sheets CRM 所能提供的更多的靈活性和功能。

如何在 Google 表格中建立免費的 CRM？

要在 Google Sheets 中建立免費的 CRM，您只需建立 Google Sheets CRM 範本的副本並對其進行編輯以適合您的業務具體情況。 我們的文章為您提供了有關如何建立自訂欄位、更改階段以及使您新購買的 Google Sheets CRM 真正屬於您的指南。

我可以使用 Excel 建立自己的 CRM 嗎？

使用 Excel 建立您自己的 CRM 與建立 Google Sheets CRM 略有不同。 我們建立了一份指南來幫助您設定 Excel CRM。 現在可以在我們的部落格上找到它。

底線

雖然 Google Sheets CRM 可能不具備成熟 CRM 系統的所有功能，但它是一個堅實的起點。 然而，這種類型的 CRM 只能為您提供基礎知識，直到您準備好實施更複雜的解決方案為止。

隨著您的業務規模不斷擴大，您很快就會需要更動態、整合和可自訂的解決方案。 在那之前，請擁抱 Google 試算表的簡單性和可訪問性。

當您準備好升級時，我們將歡迎您加入 NetHunt CRM 系列，幫助您將客戶關係提升到一個全新的水平。