如何舉辦成功的虛擬活動：從邀請到跟進

已發表: 2020-06-23

在這一點上，我們都參加了無數次 Zoom 會議。將虛擬事件添加到列表中似乎又是一個可以坐下來觀看的虛擬會議。噓聲。

趕上潮流，重新想像虛擬活動可以而且應該是什麼！您仍然可以提供過去只有親自參加活動才能實現的社交、參與和教育感。

要真正舉辦最好的虛擬活動，您需要利用現場活動的特點，並將其擴展到數字空間。

如何舉辦成功的虛擬活動

起初聽起來可能有點令人生畏，但我已將該過程分解為從計劃到執行的更小活動，以幫助您取得成功。

讓我們深入了解每個步驟的細節，讓您準備好舉辦一場成功的虛擬活動！

邀請函是潛在活動參與者的第一個聯繫點。引人入勝且有趣的邀請比簡單地在網站或社交媒體上發布註冊鏈接更具吸引力。

關鍵是要使活動邀請有趣、真實、即時信息豐富且風度翩翩。按姓名邀請個人（如果您有像我們使用 HubSpot 的 CRM 那樣的已知名單）並以一致且引人入勝的設計推廣品牌活動。

在每一個邀請中給收件人一些背景和價值。添加關鍵信息會立即向您的目標受眾展示您要分享的見解，並引起一些轟動來引起人們的興趣。請記住，與會者無法通過虛擬方式了解公司品牌的全部內容，但有效的邀請是提高品牌知名度和熟悉度的第一步。

儘管我們生活在“現在”的數字世界中，但虛擬活動邀請應提前幾週發出。通過宣傳使您的活動成為與會者不想錯過的活動：

那麼，什麼時候開始發出邀請函最好呢？通常在日期前 2-3 週註冊活動會出現高峰。也就是說，促銷和邀請在這個時間段是最有效的。將您的營銷工作集中在幾週後，以最大限度地提高出席率。

共享虛擬活動詳細信息的方式有數百種，但邀請函必須在一個地方提供所有必要的詳細信息。

創建一個登陸頁面，提供活動名稱、日期、訪問活動的方式、註冊 CTA 以及任何其他必要信息，如議程或價格（如果適用）。創建登錄頁面後，通過以下方式發送邀請：

註冊名單正在增長 - 耶！小心並保持這些註冊的參與度，以確保他們出現來參加活動。如果您不繼續培養和保持註冊的個人參與，一旦活動本身開始，您的人數可能會低於預期。

電子郵件營銷是留在註冊前以增加活動價值和提高出席率的最佳方式之一。發送證明活動價值的電子郵件，並激發參加的熱情。或者，利用 FOMO 營銷。點滴詳細信息，例如宣布新演講者或應大眾需求添加了新部分，以進一步提高註冊率。

如果公司有預算，用於註冊的禮包是一種新興趨勢，可以吸引與會者並讓他們有參加活動的熟悉感。如果以較小的預算協調活動，請考慮與讚助商合作，為項目聯合品牌，以聯繫與會者，產生嗡嗡聲，並在活動前後提高整體品牌知名度。

創建一個標籤並展示幕後計劃和準備工作，以吸引與會者的參與。隨著日期的臨近，鼓勵與會者通過主題標籤參與社交媒體，回复他們為活動所做的準備以及他們對參加的興奮程度。

做最壞的打算，但抱最好的希望。制定技術支持計劃，並準備好備份內容，以防演講者或主持人遇到問題。確保有適當的技術故障排除計劃供與會者參考，如果他們自己遇到問題。聊天支持或專門的技術支持團隊成員是確保活動順利進行的良好解決方案。

確保選擇符合預算、具有最佳流媒體服務、事件功能和報告功能的最佳視頻平台。為虛擬活動設置 KPI 以衡量投資回報率，並使用跟踪功能獲得有關與會者的最佳見解。

保存或記錄活動的關鍵要素，以便與與會者分享，並在事後缺席時創建有用的資源並繼續對話。

主持人退出後，活動並未完全結束。需要製定後續策略以確保與會者擁有全面的體驗。

發送電子郵件。 提供活動的幻燈片或文字記錄以及提及的任何資源。包括一項調查以獲得與會者的直接反饋，以便以後改進其他活動。
在社交媒體上發布。 發布活動的圖片、引述或短視頻，讓對話繼續進行。
博客。 寫下事情的進展情況以及舉辦虛擬活動的進展情況。包括其他人在想要舉辦虛擬活動時可以使用的提示；你可能會成為這個行業的思想領袖。鼓勵與會者在他們的網站上寫下他們學到的東西，或者如果您已經建立了牢固的聯繫，請讓他們為您的網站寫作。

哇，那太多了！一個成功的虛擬活動需要大量的時間、精力和計劃。在創建虛擬活動時，從邀請到後續活動的每一個細節都很重要，因此品牌和與會者可以充分利用它。

花幾分鐘時間向您的團隊匯報情況，討論事情的進展情況，下次需要改進的地方，並提供分析報告。從參與中學習，以更好地了解您的受眾，並為未來的虛擬活動做出明智的決定。