聘請虛擬助理如何幫助您建立業務

已發表: 2018-11-13

當您第一次創業時，您就是企業。您正在執行所有任務：

企業有許多幕後系統。隨著業務的增長，您最好將時間花在您的專業領域工作。至於不在你擅長的領域的事情？這些是委派給虛擬助理 (VA) 的任務。

企業有許多幕後系統。隨著業務的增長，您最好將時間花在您的專業領域工作並將其他任務委派給虛擬助手。 #Youpreneur點擊推文

但是，您如何從自己動手過渡到將系統交給其他人呢？現在創建一個文檔或視頻來展示您當前如何完成這些任務，這有助於您以後委派它們。最終，這些流程可以進入您的業務的政策和程序手冊。

以下是大多數企業的典型任務。這不是一個完整的列表。選擇其中之一併記錄您的流程以完成它。我用來記錄的工具將在本文後面介紹。

如果您概述了步驟並設置了指導方針，以下是您業務中易於委派的 2 個流程示例。創建有效的博客和社交媒體帖子的目標是使您的品牌在外觀和感覺上保持一致——徽標、顏色、字體等。

示例 1：在您的網站上發布博客。

創建博客的標題
創建博客文章的書面或視頻部分
如果有視頻，請添加書面內容來解釋視頻
如果沒有視頻，請查找或創建與博客文章相關的圖像——視覺效果對於可讀性很重要
登錄網站的儀表板
導航以添加新的博客部分（在 WordPress 中：發布添加新內容）
輸入標題
檢查 URL slug - 如有必要進行更改
輸入文字和圖片
在帖子的不同位置使用不同的標題大小
添加號召性用語 (CTA) – 下載免費鉛磁鐵或與您預約簡短通話
添加文字要求讀者對博客發表評論或通過社交媒體發送評論
添加社交分享按鈕並要求讀者分享文章
如果在 WordPress 上使用 Yoast 插件
一個。確定焦點關鍵字
灣。編寫代碼段（在 Google 搜索中顯示的簡短預覽文本）
C。確保您有 2 個綠燈，用於 SEO 和可讀性
在正式發布帖子之前預覽它
在 WordPress 上，確保文章歸屬於企業主或正確的人。
發表文章

雖然上述內容可能看起來有點壓倒性，但委派全部或部分過程是可行的。確保您的 VA 完全理解這些步驟並可以傳達您的品牌。在發布之前批准所有內容也很重要。

內容類型
一個。來自您的網站或社交媒體渠道的新博客文章和/或視頻的鏈接
灣。指向與您的主題或主題相關但不是您自己的精選文章的鏈接
一世。您如何找到這些文章——可信來源、同事、行業出版物？
C。引號
如果需要，為每個報價或鏈接創建圖像
a. 品牌圖像，尤其是引用的圖像是可識別的並顯示出一致性。（例如——查看@Youpreneur Twitter 提要。所有引文都有一個主題，頂部有徽標，所有大寫字體為白色和不同的圖像。）這就是品牌！
寫下解釋每個鏈接的副本（並表明您確實閱讀了不是您自己的文章）。
打開內容/編輯日曆
將鏈接粘貼到日曆中，這樣您就知道在什麼時候發布什麼以及發佈到哪個頻道
在您的社交媒體調度軟件中安排帖子（例如 Buffer 或 Hootsuite）

目標是創建一個包含詳細書面步驟的文檔，其中包含概述您的流程的圖像。然後，一旦您開始委派任務，任何人都可以遵循並執行這些步驟。

例如，這裡有一個示例，展示了我如何記錄在我的 WordPress 網站後端添加新博客文章的步驟。

以下是我用來記錄業務流程的工具。

Microsoft Word 或 Google Docs——這兩種工具都可以輕鬆編輯和共享您的工作
一個大學生！我在街上雇了一個大學生。我錄製了一段視頻，展示了一個過程，她根據我的指導創建了包含步驟和圖像的 Word 文檔。
Techsmith 的靜。這是一個免費且非常酷的工具。我的桌面屏幕邊緣有一個黃色的小氣泡。我單擊加號，然後單擊十字準線並將其從左上角拖動到要在屏幕上捕獲的圖像的右下角。我單擊捕獲以獲取圖像。然後我可以將捕獲的圖像複製並粘貼到 Word 或 Google Docs 中。我也可以將其保存為文件。

我可以添加箭頭來指出單擊的位置或註釋來描述步驟。然後復制屏幕截圖，以便將其粘貼到文檔中。這顯示了 Jing 如何清楚地提供方向，在委派中很有用。

有些流程是管理性的，有些是技術性的。無論哪種方式，當您僱用 VA 或需要更換您的 VA 時，通過花時間記錄您如何完成任務，您就有了一個易於遵循的流程。

這種清晰程度讓您可以委派並忘記它，相信您的 VA 會了解您的業務如何運作。你有更多的時間在你的業務上工作，而不是在你的業務上。你可以和更多的客戶一起做你最喜歡的事情，賺更多的錢，幫助更多的人。