成為有效溝通者的 6 個技巧
已發表: 2017-02-23
成為一名有效的溝通者是成功的企業家所掌握的一項技能。 它在業務關係中發揮著重要作用，表現出有效溝通的公司的員工流動率降低了 50%。
努力確保有效和積極溝通的公司不僅避免了這些成本，而且通過激發動力和生產力將這些數字放在了加號欄中。 實際上，經理是有效溝通者的公司比溝通能力差的公司看到的股東回報高出 47%。
那麼，什麼是良好的溝通，你怎樣才能變得更好呢？ 以下是一些提示：
傳遞清晰、明確的信息
清晰在溝通中至關重要。 傳遞信息時不要使用過於復雜或行話的語言。 使您的信息簡短而切題。 不要試圖在一條信息或會議中塞滿太多想法。 相反，請考慮您想要交流的一個中心點。
確保您的信息清晰的一個好方法是考慮您的目標。 你的信息有什麼收穫？ 是否明確說明？ 會有混亂的餘地嗎？ 如果是這樣，請重新考慮您的措辭。
遵循這三個提示進行富有成效的會議
每個人以前都參加過糟糕的會議。 那種不必要地拖拖拉拉，變成抱怨會話或沒有明確或明確的目標的那種。 這類會議是浪費時間，實際上會導致員工之間的衝突和挫敗感，而不是促進富有成效的溝通以幫助實現即將到來的目標。
通過以下方式召開更好的會議：
- 使它們變短。 對於大多數會議來說，一個小時太長了。 試著縮短到半小時甚至二十分鐘。 這使您可以有效地解決特定問題，而不是試圖低效地解決幾個不同的問題。
- 使用視覺效果。 照片、視頻、圖表和圖形等視覺元素可以幫助您了解重點。 告訴您的團隊競爭對手在銷售額上領先 200,000 美元會產生影響，但是在圖表上向他們展示這種比較的樣子可以讓他們了解必須解決的差距的大小。
- 使用指標。 GoDaddy 的創始人鮑勃·帕森斯 (Bob Parsons) 說：“任何經過衡量和觀察的東西都會有所改進。” 共享相關指標有助於員工了解他們的工作背景和他們努力的價值。 它還有助於激勵和設定目標。
使用正確的溝通工具
通過在日常流程中引入不同的工具可以增強溝通。 只需確保您確定了您對通信流程的要求並找到合適的解決方案，這些解決方案可以完美地滿足您的需求。 例如：
- 需要與您的團隊共享模型、流程圖、思維導圖等，並讓他們無論身在何處都可以訪問相同的信息？ 然後嘗試一個協作工具，它允許您創建可以與任何人共享的圖表。
Creately 可能是一個不錯的選擇——他們的評論和討論線程功能促進了團隊建設並幫助開發小組項目。
- 您有遠程團隊成員，或者由於某種原因無法定期舉行面對面會議。 可能的解決方案：提供電子郵件或即時通訊等功能的虛擬會議軟件，為員工提供更多關於何時何地參加會議的選擇。
看看 GoToMeeting - 它還允許您從 Microsoft Office 啟動會議，然後發送會議記錄，以便每個人都可以作為參考。
- 需要立即共享存儲在不同位置的文檔和文件？ 想要同時進行群聊和一對一的私人對話？ 希望能夠立即從存檔中提取任何文件？
我想所有這些問題的答案都是肯定的。 然後繼續使用 Slack，這是一種適用於小型企業和大型企業的數字工作場所解決方案。 該工具可讓您匯集所有對話、系統化任務並簡化團隊溝通。
- 無論您有現場工作人員，還是在緊急情況下可能需要在幾分鐘內聯繫到您的團隊，都可以考慮使用 SMS 消息選項。 短信不需要 Internet 連接，是提供即時警報的理想選擇。
鼓勵你的團隊
一位出色的領導者是一個有效的溝通者，他們會鼓勵他們的團隊成長和學習。 糟糕的領導者會責備他們的團隊沒有達到他們的期望。 通過提供有關如何提高績效的指導來使您的批評具有建設性。
這種方法促進了更積極的環境並有助於刺激生產力，而不是造成壓力和消極情緒，從而阻礙生產力並產生整體負面影響。
提供具體、中肯的反饋
通過提供具體的反饋讓您的員工知道他們的工作情況。 如果您對如何改進有建議，請使其具有可操作性而不是一般性。
一般反饋示例：
“你可以在報告上做得更好。”
可操作反饋的示例：
“我希望看到您報告中的數據分解為每日而不是每週數字，因為……”
提高你的書面溝通技巧
我們生活在書面交流的時代。 短信比語音電話更受歡迎。 在社交媒體上聯繫比面對面交流更常見。 遠程工作的盛行使得團隊領導者必須掌握書面溝通的藝術才能有效。
在書面交流中，您希望：
- 給出明確的指示。 確保人們可以按照您的指示進行操作，否則，您可能會因為不夠清楚而浪費寶貴的時間和資源。
- 要積極。 即使只是說“謝謝”或告訴員工他們做得很好，也要始終嘗試對您的溝通進行積極的調整。
- 傳達可以提問的信息。 如果團隊成員有任何疑問，請敞開大門與您溝通。 像“如果您有任何問題請告訴我”這樣的簡單語句就可以解決這個問題。
- 簡明扼要。 不要讓你的員工有太多的信息。 找出對他們來說最重要和最相關的東西
通過提高您的溝通技巧，您可以提高您的領導能力，並最終提高您的業務。 使用這些技巧來幫助您發揮溝通潛力！
Alexa Lemzy 是商業短信服務 TextMagic 的客戶服務經理和博客編輯。 她對內部溝通、工作效率和客戶關係充滿熱情。 你可以在 Twitter 上關注她。