如何開始使用虛擬助手？ 有用的提示
已發表: 2022-08-23每個想要隨著時間的推移發展業務的企業家都會遇到需要支持的階段。 然而，任務的數量並不足以立即僱傭合同工。 在這種情況下，理想的解決方案是使用虛擬助手的服務。 今天，我們將重點介紹虛擬助理、他們在業務中的角色、他們的技能以及找到他們的方法。 如果您從未使用過，那篇文章肯定會幫助您選擇理想的遠程工作者。
虛擬助手 - 目錄：
- 誰是虛擬助手？
- 虛擬助手是做什麼的？
- 如何找到虛擬助手？
- 如何驗證虛擬助手的技能？
- 使用虛擬助手的最佳方式是什麼？
- 概括
誰是虛擬助手？
虛擬助理是一名遠程工作者，他使用計算機和互聯網從世界任何地方執行分配的任務。 它是代替標準辦公室工作人員的人。 此人可以處理與從後台運行公司嚴格相關的事務，即開具發票、與批發商聯繫或維護網站，但不僅限於此。 虛擬助手提供的服務目錄不斷增長，該行業越來越受歡迎。
虛擬助手是做什麼的？
虛擬助手的能力範圍非常廣泛，因此他們提供的服務目錄也極為多樣化。 儘管如此，他們每個人都有自己感覺最舒服的專業。 有時它非常全面，涉及整個任務目錄，有時它涉及一項特定技能。 這就是為什麼當您尋找虛擬助手時，關鍵步驟是指定您想要完成的任務。
許多虛擬助理從簡單的辦公室工作開始，但隨著時間的推移，他們會接受進一步的培訓並擴大他們的能力。 最終，客戶會得到一名執行一系列任務的員工。 一個人負責整個項目更方便。 在一致性和效果控制方面。
為便於參考，以下是 VA 可以執行的示例任務列表：
典型的管理任務
這些是傳統辦公室助理也執行的任務。 這些可能包括處理日曆、安排約會或處理電子郵件。 處理行政事務的虛擬助理也可能負責開具發票或向製造商下訂單。 這樣的助理還將為您準備文件模板或進行員工的初步招聘。 簡而言之，他們將在與您的業務運營相關的所有行政和辦公事務上為您提供支持。
在線業務支持
這個類別可以包括很多。 專門研究技術問題的虛擬助理可能負責為新的在線課程創建登錄頁面或建立在線商店。 一些助理專門從事特定程序，例如編輯或視頻編輯。
促銷和營銷活動
該目錄包含旨在發展品牌的所有活動。 這包括創建宣傳材料，即內容、圖形或視頻，還包括對社交媒體或網站的全面支持。 虛擬助理還可以專門在給定平台上創建廣告活動或創建內容。
當然，上面的列表並不完整，並且不包括您可以委派給助手的所有任務。 這種故障也不意味著一個人不能同時處理社交媒體和查看電子郵件。 通常，您會發現一名虛擬助理將取代多個部門的員工。 這種靈活性是該行業最大的優勢之一，也是越來越多的企業家與虛擬助手合作的原因。
儘管虛擬助手只與遠程工作相關聯，但情況並非總是如此。 在某些情況下，校長正在尋找可以幫助完成現場任務的人，例如訪問辦公室或在郵局郵寄文件。
如何找到虛擬助手？
這個專業越來越受歡迎，但仍然沒有多少企業家知道遠程合作的可能性。 即使他們聽說了一些事情，他們也不知道在哪里以及如何找到他們。 有幾種方法可以開始合作。
網站
許多虛擬助手以網站的形式擁有他們的數字名片。 在他們身上，他們展示了他們的投資組合、技能和與他們合作過的客戶的反饋。 但是，值得記住的是，排名最高的網站總是出現在第一個搜索結果中。
社交媒體
由於這是一項遠程工作，因此招聘也是遠程完成的。 加入其中一個 Facebook 群組是最有效的方法之一。 您需要做的就是添加一個包含工作機會和任務描述的帖子，作為回應，您肯定會收到幾個或十幾個有趣的工作機會。 這樣的團體聚集了虛擬助手，因此您可以確保您的報價會直接發送給有能力的人。 您還可以在與您的業務資料相關的業務組之一上添加廣告。 多虧了這一點，您才有更好的機會找到與您的行業相關的經驗或興趣的人。
虛擬助理機構
一些機構與虛擬助手合作。 該解決方案有其優點和缺點。 最大的好處是負責人負責挑選最好的員工。 只由您決定要外包的具體職責清單。 該機構的負責人確切地知道他們正在與誰一起工作，以及誰值得分配特定類型的任務。 此外，所有助理都經過招聘程序，因此他們必須展示自己的技能。
在這些情況下，您是與代理機構而非特定助理簽訂合同，這在某些情況下也是一個優勢。 首先，你的責任不是控制工作。 對您來說重要的是結果，其餘的由該機構處理。 然而，主要缺點是價格高於直接合作的情況。 不過，如果預算對您來說不是問題，那就去吧。
自由網站
一種越來越流行的搜索各種類型專家的形式是在與Upwork 等自由職業者相關的網站上添加廣告。 只需添加一個報價並描述一個特定的職位，一段時間後，您就會收到來自世界各地的一堆回复。
推薦也是尋找虛擬支持的好方法。 詢問在類似行業工作或經營業務的朋友是否使用過此類解決方案是個好主意。 虛擬助手經常同時與幾位企業家一起工作，通過推薦招聘是找到完美員工的最佳方式之一。
如何驗證虛擬助手的技能？
一種眾所周知的初始技能驗證形式是準備招聘問卷。 這是在初始階段就選擇最佳候選人的好方法，同時也是了解候選人的更好方法。
正確選擇的問題所揭示的不僅僅是簡歷或求職信。 招聘問卷中一個有趣的補充可能是情境問題，您可以在其中描述公司發現自己要求解決問題的示例情況。 這樣的答案使我們能夠評估一個人是否以相似的模式思考以及他們所遵循的價值觀。 有時問卷還伴隨著一個簡短的招聘任務，包括在特定程序中準備圖形或編寫簡短的文本。
除了基本的技能驗證之外，此類調查還有另一個優勢。 回答他們需要一點意願和承諾，因此您更有信心，發送他們的報價的人有興趣與您合作並且對他們的技能充滿信心。
在對發送給您的報價進行初步分析後，您需要選擇一些最佳候選人。 與他們每個人進行的在線視頻採訪將幫助您做出最終選擇。 有許多平台可以達到此目的，例如 Google Meet 或 Zoom。
使用虛擬助手的最佳方式是什麼？
有一個答案：這取決於。
當談到合同本身的類型時，通常是 B2B，因為虛擬助理經營他們的業務或與企業孵化器或其他類型的公司合作，允許你為他們的工作開具發票。 然而，在某些情況下，企業家更願意簽署標準的民法合同。 還值得記住的是，如果合作需要，還應簽署其他文件，例如保密協議。
與虛擬助理的合作可能是長期的，也可能是要執行的特定任務，例如針對特定訂單進行研究或在網站上介紹產品。
說到計費，情況就不再那麼簡單了。 有幾個選項可用。 一些虛擬助理有企業家可以購買的每小時套餐。 該套餐可以包括 10 甚至 40 小時的工作。 大多數情況下，有效期為 30 天，企業家必須在月初決定包裹的大小。
當與虛擬助手的合作範圍很大但不規則時，這種方法效果最好，例如，一個企業家需要客戶服務方面的支持，但社區很小，每天只有一個小時的任務，而虛擬助手還包括在社交媒體上創建帖子。 多虧了這一點，她可以自由地將她的時間分配給特定的任務，而客戶只需為實際工作時間付費。
如果合作是基於特定任務，更好的結算形式可能是對已創建作品的結算。 在合作開始時，您將就最終金額達成一致，例如用於準備廣告目錄或整理電子書。 在這種情況下，您的助手將花費多少時間來準備它並不重要。 重要的是效果——成品。
概括
與虛擬助理一起工作是一個在不做出長期承諾的情況下找到員工的機會。 它非常適合成長中的企業或只需要季節性支持的公司。 財務方面也是一個巨大的優勢。 企業家只在需要時才會產生成本。 他為實時工作付費，而不是為坐在辦公室或喝咖啡休息時間付費。
虛擬協助的優勢還包括多功能性。 一方面，企業家可以在簡單的事情上尋求支持，這些事情每天都會花費他/她大量的時間，並為創造性工作和發展獲得空間。 另一方面，他可以在超出他能力範圍的問題上尋求幫助，例如項目的技術支持。 畢竟，企業主不必無所不知。
這就是您使用虛擬助手所需要了解的全部內容。 另請閱讀：在您的企業中聘請虛擬助理的 11 個理由
如果您喜歡我們的內容，請加入我們在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest 上忙碌的蜜蜂社區。
作者：安迪尼科爾斯
具有5個不同程度和無窮動力儲備的問題解決者。 這使他成為一個完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，對世界的開放和好奇是他最看重的品質。