如何為您的公司創建現代、靈活的 Wiki

隨著公司的成長，它會積累豐富的知識，從您的公司願景到要遵循的最佳實踐，這些知識有助於指導和形成成長之路。 保存這些知識對其進步至關重要。

但是，如果沒有適當的系統來捕獲它們，這些有價值的信息存儲可能會分散在整個組織中或丟失。 這是您可以使用公司 wiki 的地方。 它有助於將所有信息收集到一個中央存儲庫中，從而為每個人提供易於訪問的資源。 在這篇文章中，我們將討論如何逐步構建公司 wiki。

什麼是公司 Wiki

公司 Wiki（也稱為內部 Wiki 或公司 Wiki）是一個在線數據庫，用於集中有關公司及其流程、員工、項目、客戶等的信息。公司通常將其視為用於捕獲、在內部組織和共享公司知識。 公司 wiki 允許每個團隊成員訪問、創建或編輯內容。

一個 wiki 可以包含如下信息：

• 公司重要流程
• 公司文化、價值觀和政策
• 公司路線圖
• 人力資源和行政文件
• 項目文件

內部 Wiki 的好處

Wiki 使每個人的工作更輕鬆。 對於新員工來說，這是找到他們可能需要的所有信息的最快方式。 更多老員工可以參考它，了解公司其他部門如何更好地運作，並進一步改進他們的工作方式。

• 內部維基為所有內部文檔提供了一個集中點，無論是員工培訓材料、SOP、白皮書、電子郵件還是網絡研討會內容，都可以更輕鬆地查找信息。
• 它們有助於避免知識丟失並簡化知識的存儲、檢索和共享。
• 它們通過為團隊提供共同空間來共同製定公司流程和信息來增強團隊協作。

知識庫與 Wiki

公司 wiki 與內部知識庫不同。 知識庫是權威資源，擁有專門的內容製作者和管理者團隊。

另一方面，wiki 是一種協作工具。 不僅任何員工都可以隨時訪問、創建或編輯公司 wiki，而且團隊還可以在內容填充方面進行協作。 並且更改通常設計為在編輯後立即顯示。

如何建立公司 Wiki

您的公司 wiki 是獲取、組織和管理組織知識的地方。 重要的是您要有一個簡化的流程，以確保您高效地構建公司範圍內的信息。 在這裡，我們列出瞭如何有效地構建公司 wiki 的步驟。

確定創建 Wiki 的原因

無論是記錄公司流程和程序、入職新員工還是創建團隊行動手冊，在實際構建 wiki 之前定義您的 wiki 目標。 這將有助於，

• 確定您需要包含的信息類型
• 定義您需要考慮的目標受眾（即新員工或現有員工或兩者）
• 積累您可能需要集成到新 wiki 中的現有文檔、資源、報告和材料。
• 確定主要貢獻者，例如具有主題專業知識的高級經理或團隊領導。

選擇一個 Wiki 軟件

下一個重要步驟是找到適合您需要的軟件。 由於您已經縮小了目標範圍，因此您現在對要在軟件中尋找的功能有了具體的了解。

以下是每個 wiki 軟件都應具備的一些重要功能；

• 統一的工作區以集中您的文檔
• 輕鬆編輯和搜索內容的功能
• 實時多用戶協作功能，例如在線評論、討論線程、@mention 標記、實時鼠標跟踪、智能通知、離線同步等。
• 一個富文本編輯器，能夠創建或添加可視化內容，例如圖表、圖表、圖像等。
• 用於組織文檔的文件夾
• 與您工作流程中的其他工具集成，例如 Slack、GitHub、MS teams、Google Suite 應用程序等。
• 促進溝通（會議紀要/每週更新）、學習（入職說明/手冊）和項目管理（項目計劃/進度報告）的能力
• 文檔下載選項，包括 PDF、SVG 和 PNG 導出

您可以考慮使用一些流行的公司 wiki 軟件，包括 Google Drive、Confluence 和 Microsoft SharePoint。

創造性地建立您的公司 Wiki

Creately 是一種在智能可視化畫布上運行的工作管理軟件，團隊可以使用它來集思廣益、計劃、管理項目和獲取知識，它還可以用作現代 wiki 軟件解決方案。

它提供了上述所有這些功能以及更多功能，包括工作區版本歷史記錄、可自定義的表格、內置敏捷項目管理工具（例如用於創建工作流的看板）、用於 Wiki 結構的現成模板、項目文檔以及 100 多個用例跨行業。 此外，Creately 還為 Google Drive 和 Confluence 提供集成。

創建初始 Wiki 結構

創建描述 wiki 文檔或信息層次結構的基本結構。 這將為您提供 wiki 外觀的鳥瞰圖或預覽，您可以在內容管理和創建期間將其作為參考。

用內容填充它

掌握了基本結構後，開始為每個部分或標題編寫內容。 這是您需要從其他平台引入內容以將所有內容集中在一個地方的地方。

在 Creatley 中，您可以將它們添加為鏈接資源，將其他來源的內容直接複製粘貼到 Creately 形狀上，甚至可以直接從第三方應用程序遷移它們，包括 CVS 文件、GitHub 問題、電子表格和 Google 表格中的數據。

您可以遵循以下一些最佳實踐來創建引人入勝的內容；

• 盡可能插入圖像、圖表、圖表、視頻等視覺效果，以打破文本塊。 例如，您可以使用流程圖來描述流程步驟。
• 添加內部鏈接，使導航更容易，使信息更容易找到。
• 包括項目符號列表或編號列表、清單項目、較短的段落等，以使內容更易於瀏覽。

保持您的 Wiki 更新

公司信息或流程不會保持不變。 隨著它們的發展，您的 wiki 也應該如此。

由於員工依靠您公司的 wiki 獲取及時的信息，因此定期諮詢主要貢獻者並進行必要的更改以反映事物的當前狀態非常重要。

您還可以通過監控您的團隊來確定需要改進的地方。 觀察他們是否發現這些信息有幫助，或者他們是否感到困惑並不斷提出問題，然後您可以通過更新內容更好地回答這些問題。

在 Creately 中，會自動跟踪所有工作區的完整版本歷史記錄。 因此，您對 wiki 所做的每項更改都會單獨記錄。 您可以在歷史記錄中命名版本以跟踪 wiki 演變中的關鍵點，並在需要時隨時從早期版本中分支出來。

在 Creately 上有效構建公司 Wiki 的最佳實踐

用於公司知識的 wiki 聽起來像是促進團隊成員之間協作的好地方，但是，它具有不可忽視的缺點，包括有限的搜索功能、不一致的內容、編輯權限等。

下面我們列出了一些最佳實踐，當您在 Creately 上構建公司 wiki 時，您可以遵循這些實踐來克服這些挑戰。

使您的公司 Wiki 更加靈活

wiki 最大的抱怨之一是它的不靈活。 對於跨頁面和文件夾的多個文檔，在 wiki 中有效地組織內容會變得相當困難。 但是，使用適當的分層工作區或文件夾結構，您可以輕鬆克服這個問題。

在 Creately 中，您通常存儲在傳統 wiki 軟件中的多個頁面和文件夾中的內容可以使用邏輯上有意義的簡單視覺結構放置在單個工作區中。

例如，您可以創建員工信息的組織結構圖或流程圖以包含流程文檔。 每個形狀都可以包含大量信息，包括內容頁面、附件、鏈接、圖像、用於角色分配的數據字段、任務、估計等等，這些信息可以通過形狀數據添加。 通過這種方式，您可以輕鬆地將包含在多個頁面中的信息集中在一個視覺結構中。 此外，借助 Creately 的無限畫布，您還可以將任意數量的這些視覺結構放置在同一個地方。

您還可以使用形狀鏈接連接跨工作區和文件夾的形狀，並創建導航流和鏈接信息。 單擊鏈接的形狀可在同一工作區自動放大連接的形狀或打開連接的形狀所在的工作區。

確保正確的導航結構

維護公司 wiki 的一個主要缺點是，從不斷添加到其中的多個文檔中查找信息可能很麻煩。 但是，通過適當的導航菜單或搜索功能，可以消除這種情況。

Creately 的智能搜索功能將在幾秒鐘內為您獲取您在工作區或文件夾中查找的任何信息； 只需按 Cntr+F（或 Mac 上的“Command+F”）搜索關鍵字即可立即找到您要查找的信息。 從搜索結果中選擇它後，它將帶您到它在工作區中包含的確切位置。

或者，您可以在導航面板的幫助下創建一個導航菜單，您可以在其中列出指向工作區中項目的鏈接，並使用它輕鬆查找信息。

保持內容一致

當來自不同部門的多個團隊成員為 wiki 文檔做出貢獻時，可能會出現不一致，這也可能導致知識差距。

為防止這種情況發生，請確保有任何人在編寫內容時都可以參考的模板或標準格式。

限制編輯人數

Wiki 允許多個作者的貢獻。 但是，它可能並不總是適合公司 wiki，尤其是因為員工依靠它來收集有關組織流程和知識的可靠信息。

因此，僅授權有限數量的編輯者（尤其是學科專家）編寫、編輯和發佈內容到您的 Wiki 將對您有好處。

使用 Creately，您可以定義寫作和可訪問性的角色。 它提供不同的訪問級別和角色，以簡化您管理共享和權限的方式。 雖然您可以將一些團隊成員指定為工作區的所有者和編輯者，但您可以將您只希望與其共享信息的其餘員工添加為評論者或查看者。

通過這種方式，您還可以控制與誰共享信息並將私人信息和公共信息分開。

一種新的 Wiki 方式

一個 wiki，雖然包含了一層又一層的文檔，但創建或管理起來並不復雜。 有了合適的軟件提供合適的工具，您就不必那麼擔心了。

立即嘗試 Creately 來構建您的公司 wiki。 使用智能可視化工具和高級實時協作簡化流程。

獲得有關如何構建公司 wiki 的更多提示？ 請在下面的評論部分與我們分享您的想法和建議。