通過 7 個簡單步驟選擇合適的項目管理解決方案

已發表: 2023-02-16

Project Management Solution 使組織能夠輕鬆地計劃、執行和監控項目。 該工具創建團隊活動的透明記錄，幫助管理人員實時跟踪資源並加強項目交付。 如今，公司依靠這些工具來順利執行業務功能。 據估計，77% 的高效能團隊利用項目管理工具。 這使得為您的公司找到合適的項目管理解決方案變得更加重要。

有趣的事實

1. 70% 的組織在過去 12 個月中至少經歷過一次項目失敗
2.根據 PwC 調查， 77%的高績效項目使用項目管理解決方案
3. 73% 的企業領導者認為可靠性、易用性和易於集成是 PMS 的三大要求
4. 2/3 的公司通過項目管理工具與客戶溝通
5.由於項目管理不善，組織浪費了12%的寶貴資源。
6.與沒有 PMS 的公司相比，投資於良好 PMS 的組織花費的錢要少28 倍

目錄

如何選擇合適的項目管理解決方案

適合您的項目管理解決方案是根據您的需求量身定制的解決方案。 每個平台都有其優點和缺點，本文將幫助您找到適合您業務的平台。

  1. 定義您的需求

第一步也是最重要的一步是確定為什麼您的企業需要項目管理系統以及您當前團隊中的差距。 每個企業都有其選擇項目管理解決方案的獨特理由。 例如，一家公司可能通過 Excel 順利跟踪項目，但它現在需要一個自動化平台，該平台可以自行更新任務的進度，並在截止日期臨近時向團隊成員發送提醒。

同樣，用例因公司而異，對項目管理工具的需求也不同。 手動項目管理過程中面臨的一些常見挑戰是：

  • 團隊之間缺乏積極的內部溝通
  • 會議太多，進展甚微
  • 雜亂無章的項目時間表和錯過的最後期限
  • 團隊工作分配不均
  • 資源利用率低
  • 收件箱中有數百封未讀的項目電子郵件。

如果您遇到這些問題中的任何一個，請繼續下一步尋找合適的項目管理軟件。

  1. 研究最好的工具

確定您的需求後，下一個明顯的步驟是發現一個潛在的項目管理系統。 以下是您可以找到適合您業務的軟件的其他一些方法：

  • 與公司或行業中的其他項目經理交談
  • 詢問同事他們過去喜歡使用什麼
  • 查看軟件評論網站
  • 查看行業推薦的項目管理工具

來自你的團隊成員的反饋應該是你了解他們過去喜歡什麼的首要任務。 比較每款軟件的功能，看看哪款軟件能滿足貴公司的大部分要求。 一旦您準備好幾個決賽入圍者，就最終選擇獲得一些反饋總是一個好主意。

  1. 測試一下

儘管您已經確定了可能最適合您的項目管理工具，但下一個合乎邏輯的步驟是在日常工作場景中測試該軟件。 許多流行的項目管理解決方案都提供免費試用，即使沒有，如果您提出要求，許多平台也很樂意為您提供。

您的團隊不應僅使用該軟件來檢查功能，而應將此系統用於實時項目以檢查其在日常場景中的功能。 這給出了系統如何在您的組織內運行的完整概念，以及它的功能是否滿足您的要求或現在的目的。

推薦閱讀：選擇合適的項目管理軟件的綜合指南

  1. 從團隊獲得反饋

試用完成後，應向試點團隊征求詳細反饋意見，並做好記錄。 在反饋過程中你應該問的事情是：

  • 該軟件會讓他們的工作流程更有效率嗎？
  • 他們花了多少時間更新 PMS？
  • 該產品真正優秀和糟糕的地方是什麼？
  • 新用戶的導航是否容易？
  • 您打算將它推薦給其他用戶嗎？

現在將您的答案與您在步驟 1 中記下的痛點進行比較。看看您是否找到了解決大多數與項目管理相關的痛點的方法。

  1. 評估成本

選擇合適的項目管理解決方案的下一步是評估平台的成本。 通常，這些解決方案根據用戶數量提供付費計劃。 對該工具進行總體評估，看看它與您的預算相比如何，以及您是否可以證明您的投資回報是合理的。 此外，探索最適合您的付款方式——每月、每半年或每年。

  1. 購買並實施正確的工具

一切都鎖定後，請確保儘早實施。 確保有適當的實施結構，以確保順利過渡。 團隊通常會抵制變化，因此精心策劃的計劃將大有幫助，以確保每個人都對新系統感到滿意。 在您的實施計劃中考慮以下事項：

  • 確定時間表。 考慮一下您是要快速跟踪它還是隨著時間的推移部署它以用於某些業務實踐。
  • 確保您的團隊有足夠的時間和基礎設施來培訓新系統。
  • 確定將領導過渡並充當團隊聯繫人的成員
  1. 分析購後體驗

實施階段之後，最後一步是評估新項目管理系統的進度。 確定新系統仍無法提供服務的區域。 此外，分析您剛剛遵循的流程，看看您的選擇和實施過程中是否存在任何盲點或差距。 一旦您找到了所有這些問題的答案，請考慮您的投資回報，以確保您的決定確實對業務有所幫助。

推薦閱讀：項目管理軟件的業務用例

PMS 軟件實施案例研究

如果您正在尋找關於採用項目管理系統的公司的完美案例研究，沒有什麼比 RPI 顧問更好的了。 為了克服其項目管理需求，它採用了 PMS，這進一步為公司帶來了新問題。 這導致該公司尋找新的 PMS，以進一步解決其項目管理挑戰。

RPI顧問RPI Consultants 是一流的實施合作夥伴、專業服務提供商和行業思想領袖。
問題RPI 為多個不同的組織提供範圍廣泛的服務。 這意味著 RPI 最終使用多種解決方案來幫助任務管理。 這進一步加劇了 RPI 的溝通和項目管理問題。
解決方案該公司確定了其項目管理需求，並確定了能夠應對 RPI 大部分挑戰的軟件供應商。 它確定 Mavenlink 是他們的理想搭檔。
結果Mavelink 的 PMS 幫助減少了 20% 的管理任務時間，提高了 5% 的利用率，並從儀表板獲得了重要的見解。

相關類別：工作流管理軟件 | 任務管理軟件 | 產品管理軟件 | 質量管理軟件

結論

項目管理系統是各種規模組織的福音。 雖然它可以解決您的許多業務問題，但為您自己找到合適的系統無疑是一項任務。 即使對於領域專家來說，從數百種外觀相似的產品中進行選擇也會讓人感到困惑，但如果您按照本指南通過 7 個步驟選擇正確的項目管理解決方案，您最終將獲得最適合您的工具。