如何選擇最好的項目管理軟件？ | #11 項目管理入門

最好的項目管理軟件是您看不見的軟件。 那個人在沒有引起太多關注的情況下完成了它的工作。 它易於使用並包含所有必要的功能。 但是這些“必要”的功能包括什麼呢？ 請仔細閱讀，找出答案！

1. 如何選擇最好的項目管理軟件？ 介紹
2. 項目模板
3. 觀點
4. 集成
5. 經營範圍
6. 如何選擇最好的項目管理軟件？ 概括

如何選擇最好的項目管理軟件？ 介紹

在我們繼續討論具體的項目管理軟件之前，讓我們考慮一下它應該執行哪些功能。 我們將今天的問題分為三個部分。 首先，我們將查看各種程序中提供的視圖。 其次，我們將考慮所需的集成。 第三，我們將研究此類軟件應涵蓋組織運營的哪些領域。

項目模板

大多數程序使您能夠獨立管理多個項目。 如果您正在處理程序或項目組合，並且如果您組織中的 PM 同時處理多個項目，或者如果您正在以重複流程運行項目，那麼這是值得注意的——那麼創建一個項目模板是值得的自己可以重複使用。

但是，如果您是第一次使用該程序，或者它是一個自定義項目，則可以使用內置模板。 它們使開始新項目變得更加容易和快捷。 這是因為它們可以幫助您在現成的環境中立即開始，這些環境是為項目管理預先配置和設計的，例如 Scrum 或 Prince2 方法。

觀點

無論選擇何種模板或方法，項目管理軟件通常都包含標準視圖。 它們清楚地顯示了項目實施的選定方面。 對我們來說，最重要的觀點是：

• 時間軸——可以縮放以涵蓋項目的整個持續時間或選定的時間段，
• 任務列表——預覽當前正在進行的、剛完成的或即將執行的任務，
• 日曆——安排會議和小組活動的議程，
• 分析工具——即項目執行特定領域的圖表和數據可視化以及個別團隊成員生成報告的工作量，
• 團隊——參與項目的人員列表及其聯繫信息。

集成

在選擇項目管理程序時，很少關注集成，即我們的工具與哪些程序和應用程序一起使用。 這是因為某些管理程序（例如 Firmbee）是單體。 這是一個為所有項目相關任務提供全面支持的平台——從任務列表和註釋到處理髮票，甚至是團隊招聘流程。

然而，有時，一個促進項目管理的程序作為一組所謂的微服務運行，即一組可以打開和關閉的協作模塊。 在這種情況下，集成被證明是非常有用的。 這些可以包括連接，例如：

• 外部日曆（例如 Google 或 Apple 日曆），例如可以發送會議邀請，
• 溝通工具——例如 Microsoft Teams、Zoom 或 Slack，無需複製或移動內容即可輕鬆溝通，
• 各種格式的閱讀器，讓您輕鬆預覽文檔或圖像文件的內容，
• 電子郵件——直接通過郵件添加任務，
• 電子商務的銷售工具，例如 Salesforce、Zoho Desk 和 Zendesk，
• 雲存儲和共享更大的項目文件
• 安全和授權工具是必不可少的，尤其是在辦公室外工作且互聯網連接安全性較低時，
• 專門的報告工具​​，例如 Power BI、Looker 或 Google Sheets。

選擇特定程序時，還值得問問自己，它是否只能在計算機上運行，或者它是否也有移動應用程序。

經營範圍

該軟件支持的主要項目執行領域是隨時間推移的任務管理以及預算可視化。 但是，根據正在實施的項目類型，模塊例如：

• 聯繫人——特別是如果項目實施包括與自由職業者或多個客戶代表的合作，
• 活動——當營銷或銷售活動是項目的一部分時，
• 文件——當需要共享不同的材料時，
• 人力資源——在組建項目團隊或在項目實施期間需要補充人員時特別有用的選項，
• 財務——除了項目預算的總體狀況之外，手頭有一個工具是很有用的，它可以讓你為各種目的整理費用，或者比較項目所需的產品和服務的報價。

如何選擇最好的項目管理軟件？ 概括

項目管理軟件應執行的基本功能是促進工作組織和規劃。 使用模板——無論是內置的還是自行創建的——都可以更容易上手。 描繪項目執行具體方面的清晰視圖使日常任務更加愉快和簡單。 與此同時，集成意味著我們可以通過將我們最喜歡的軟件與我們用來管理項目的軟件相結合來使用它。 當然，除非它足夠複雜，可以組合允許通信、財務管理和人力資源的模塊。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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項目管理入門：

1. 什麼是項目？
2. 什麼是項目管理？
3. 如何管理項目？
4. 項目管理方法
5. 項目類型
6. 4 項目示例
7. 項目的優先次序
8. 項目活動領域
9. 項目管理成功的定義
10. 為什麼要使用項目管理軟件？
11. 如何選擇最好的項目管理軟件？