如何召開會議：有效的會議指南

如果計劃和執行不當，會議可能會浪費時間、資源和人才。 真正實現其目標並使參與者充滿活力和動力的有效會議，需要足夠的工作 - 或適當的計劃。

在這篇文章中，我們將討論如何成功地召開會議。 還包括一個可視化會議工具列表，您可以在會議期間使用這些工具來製定決策、解決問題、集思廣益和產生想法。

舉行有效會議的步驟

在您召集會議之前，您需要確保您確實需要召開會議。 如果是您應該與個人親自處理的問題，請不要召集整個團隊來討論它。

如果您認為您可以依靠其他溝通方式（例如電子郵件、新聞通訊等）來傳達您的信息，您就可以避免將員工的時間浪費在另一次會議上。

設定會議目標

會議的目的是什麼？ 是不是要特別宣布？ 決定什麼？ 解決阻礙項目進展的問題？

確定會議的目的並設定在會議結束時要實現的目標是規劃有效會議時需要採取的第一步。 這一目標將有助於為重點突出的討論奠定基礎。

列出會議與會者

決定誰應該參加，考慮到他們的可用性和他們為會議目標做出貢獻的能力。 這可能是關鍵決策者、該主題的專家、受結果影響的人等。

如果有人無法參加會議，但仍需要他們的意見，您可以安排通過電話會議或其他在線協作工具與他們聯繫。

還可以選擇和分配運行會議所需的不同角色，包括主持人、計時員和記錄員等。

創建會議議程

議程是參加會議的每個人都應該在會議之前得到的東西。 您可以將其與會議邀請一起發送出去。 通過這種方式，他們可以決定是否有必要出席。

它應該包括按邏​​輯順序排列的會議項目，以及為每個項目設置的實際持續時間。
以下是使用 Creately 創建的會議議程模板。 您可以在線編輯它並對其進行自定義以滿足您的要求。

修改後，您可以通過安全的圖表共享鏈接與其他與會者共享它，或者將它與 Creately Viewer 一起嵌入到您的 Intranet 或內部網站中，以便每個人都可以輕鬆訪問它。

選擇有設施的合適地點

根據您要為會議設置的基調，選擇一個地點（即正式設置的會議室）。 確保它在您為會議選擇的日期和時間可用。

不要忘記檢查會議所需的所有設備是否可用。 這可能包括投影儀、屏幕和其他用於視頻通話的工具等。

完成一個行動計劃

制定行動計劃，以確保會議期間做出的決定在事後得到執行。

雖然您的報告員/記錄員可以使用如下所示的行動計劃模板，但它應該包括任務/行動、負責執行它們的人員以及行動項目的後續行動。

高效會議工具

既然我們已經了解瞭如何召開會議，這裡有幾種可視化會議工具，您可以將它們用於不同的目的，例如決策、解決問題和頭腦風暴。

思維導圖

思維導圖是組織想法、計劃和記筆記的絕佳工具。

如果您正在為某個問題集思廣益，思維導圖可以幫助捕捉思想的自由流動。 如果您正在討論一個主題，您可以使用它來更深入地挖掘該主題。

如果您想以易於理解的方式向與會者展示信息，思維導圖可能是一個不錯的選擇。

以下是如何在會議中有效使用思維導圖。

SWOT分析

SWOT 代表優勢、劣勢、機會和威脅。

該工具用於在戰略規劃、項目規劃會議等期間評估公司。您還可以使用它來評估您的部門、產品、項目團隊或競爭對手的效率。

需要知道如何有效地使用 SWOT 分析？

魚骨圖 / 5 個為什麼

這些是根本原因分析中使用的工具。

魚骨圖（又稱因果圖）有助於識別和隔離問題的根本原因，而 5 個為什麼圖可讓您深入研究問題並分析其潛在的因果關係。

查看我們的魚骨圖終極指南，了解如何應用它。

親和圖

親和圖可幫助您收集和組織大量數據以識別模式和主題。 如果您正在召開會議以分析和理解從研究、頭腦風暴會議等中收集的大量數據，這將派上用場。

流程圖

試圖優化流程？ 確定流程中的瓶頸？ 或者設計一個新的流程？ 流程圖可以幫助您實現這些目的以及更多。

流程圖基本上是流程步驟的可視化。 它還可以幫助解決問題和做出決策。

這是我們的流程圖終極指南，以了解如何使用它們。

六頂思考帽

這是另一個確保您的會議高效的工具。 六頂思考帽是一種工具，可讓您探索與會人員的不同觀點。

每個成員被要求輪流戴上不同顏色的帽子（代表不同的觀點），並表達他們對此事的看法。 在這裡更詳細地了解如何使用六頂思考帽技術。

以下是您可以在會議和小組討論中使用的更多視覺頭腦風暴技術。

關於如何召開會議的更多提示？

我們在這篇文章中列出的步驟更容易遵循並保證成功。 將它們與我們提到的工具結合使用，以確保您在會議期間獲得最大的生產力。

關於如何召開會議，您還有哪些其他建議？ 請在下面的評論部分與我們分享。