如何編制項目預算？ | #42 項目管理入門

已發表: 2023-03-09

根據項目管理協會的一份報告，2021 年 62% 的項目在原預算內完成。 在這個排名中表現最好的是中國，佔 66%，歐洲墊底，佔 57%。 在這方面，項目預算編制不當是造成相當一部分失敗的原因。 那麼，您如何估算項目成本以增加其成功的可能性呢？

項目預算——目錄：

  1. 介紹
  2. 項目預算是什麼，由什麼組成？
  3. 如何估算項目成本？
  4. 項目預算估算工具和方法
  5. 概括

介紹

項目執行不當導致每十億投資損失 1900 萬美元（PMI 2019），只有 34% 的組織通常或總是在預算內完成項目（Wellington 2021）。 為了找出如何在這個群體中，讓我們仔細看看項目預算是什麼以及準備預算的方法和工具。

什麼是項目預算，什麼構成項目預算？

項目預算是組織打算在項目上花費的粗略批准金額。 它建立在估計的項目費用的基礎上，並且在整個組織的預算中佔有重要地位。

項目經理應在項目預算中包括與項目相關的所有成本，例如：

  • 直接成本——執行直接導致項目目標實現的任務所需的費用，即材料、人工和工具成本、設備和用品，
  • 間接成本——不能直接歸因於項目但與項目實施相關的成本，例如行政成本或項目管理成本。
  • 資本支出——與購買所謂的長期資產相關的成本，例如建築物、設備或機器。
  • 運營成本——與項目運營和維護相關的經常性成本，例如公用事業、保險和維護，
  • 應急儲備——為應對不可預見的事件或項目範圍的變化而預留的資金。

如何估算項目預算？

計劃工作的預計成本稱為計劃工作的預算成本 (BCWS) 或計劃價值 (PV)。 這兩個指標都表示在給定時間內完成預定工作所需的資金總和。

為估算項目預算，項目經理應開展多項活動以獲得最準確的報價。 首先，項目經理應該了解項目的所有要求，例如工作範圍、截止日期和完成項目所需的資源。

下一步涉及調查納入項目的資源和服務的市場價格，即材料價格、供應商服務以及項目團隊的工資。

獲得需求和定價數據後，項目經理可以開始第一個詳細預算估算的過程。 然而，一旦完成，他應該立即與項目團隊一起審查預算。 這將確保所有成本都已包括在內，並且預算盡可能切合實際。

更重要的是，項目預算需要定期審查和更新，以使其保持在預算範圍內。

project budget

估算項目預算的工具和方法

在估算項目預算時，不可或缺的工具是眾所周知且流行的 Microsoft Excel。 它的主要優點是它的可訪問性和易用性，以及執行許多計算和分析的能力。 但缺點是Excel沒有實時自動更新預算的功能。

但是，它可以很好地用於在實施前估算預算。 對於持續的費用審查，我們推薦項目支持工具，例如 Firmbee。 該系統允許團隊成員實時監控與給定項目相關的收支情況。

要創建準確的預算，您可以使用以下方法：

  1. 自下而上的估計。 此方法涉及估算每個項目活動的成本並將其成本相加以確定項目的總成本。 它非常耗時，並且需要對項目活動有詳細的了解。 但是，它提供了高水平的準確性並有助於確定所有必要的成本
  2. 參數估計。 這種方法涉及使用統計數據來估算項目活動的成本。 它比自下而上的估算要快得多，因此只要組織擁有可靠的數據源，它就可以用於估算大型項目的預算。 儘管如此，它可能無法提供足夠的準確性。
  3. 專家評價。 第三種方法涉及利用項目利益相關者（包括項目經理和團隊成員）的知識和經驗來估算項目活動的成本。 它可以提供高水平的準確性，適用於復雜的項目。 然而，它依賴於個別利益相關者的專業知識，因此可能會產生偏見並產生衝突。 此外，很難考慮不斷變化的商業條件，例如通貨膨脹或法律變化。

概括

創建準確的項目預算既費時又需要經驗。 這就是為什麼最好嘗試不同的工具並利用可用的預算編制方法，例如自下而上的估算、參數估算或專家評估。

如果您喜歡我們的內容，請在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest、TikTok 上加入我們忙碌的蜜蜂社區。

How to create a project budget? | #42 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

查看所有帖子

最重要的問題

  1. 項目預算如何作為管理項目風險的工具發揮作用？

    通過納入應急計劃和為潛在風險分配資金，項目預算可以作為管理項目風險的工具。 這有助於項目經理為不可預見的事件製定應急計劃，並相應地調整項目預算。 通過定期審查和更新項目預算，項目經理可以主動管理風險並確保項目在預算限制範圍內。

  2. 我如何應用項目預算來促進團隊成員之間更好的溝通和協作？

    通過提供對項目資源和財務限制的共同理解，項目預算可以促進團隊成員之間更好的溝通和協作。 這些信息可用於就項目範圍、進度和資源做出明智的決策，從而改善團隊成員之間的決策制定和問責制。

項目管理入門：

  1. 什麼是項目？
  2. 什麼是項目管理？
  3. 如何管理項目？
  4. 項目管理方法
  5. 項目類型
  6. 4 項目示例
  7. 項目的優先次序
  8. 項目活動領域
  9. 項目管理成功的定義
  10. 為什麼要使用項目管理軟件？
  11. 如何選擇最好的項目管理軟件？
  12. 項目管理軟件概述
  13. 項目生命週期
  14. 項目願景是什麼？
  15. 項目目標。 它是什麼以及如何定義它？
  16. 立項階段——要注意什麼？
  17. 項目管理中的規劃領域
  18. 什麼是項目進度表，它有什麼用？
  19. 如何在項目中使用里程碑？
  20. 項目執行
  21. 如何準備成功的項目應急計劃？
  22. 項目收尾的重要性
  23. 項目失敗。 項目失敗的5個原因
  24. 管理4P：項目、產品、項目群和項目組合
  25. 項目經理最重要的任務和職責
  26. 最有用的項目經理技能
  27. 如何成為項目經理？
  28. 每個項目經理都應該閱讀的 5 本書
  29. 如何組建項目團隊？
  30. 工作分解結構——如何在項目中委派工作？
  31. 如何在混合工作中帶領團隊？
  32. 項目經理在與團隊合作時面臨的挑戰
  33. 項目會議的類型
  34. 項目監控。 看什麼參數？
  35. 如何寫出令人信服的
  36. 如何界定項目範圍，避免範圍蔓延？
  37. 可行性研究——我們可以實施這個項目嗎？
  38. 項目中的風險分析和促進它的工具
  39. 如何創建項目章程？
  40. 什麼是利益相關者登記冊？
  41. 項目管理規劃中的甘特圖
  42. 如何編制項目預算？
  43. 項目中的時間管理
  44. 如何創建項目風險登記冊？
  45. 項目風險管理策略
  46. 項目營銷
  47. 項目變更的來源和領域
  48. 項目管理變革模型
  49. 敏捷之後是什麼？ 項目管理中的方法