如何創建項目章程？ | #39 項目管理入門

已發表: 2023-03-02

項目章程是項目管理的基礎。 它們提供了屬於項目的目的和目標的清晰簡明的概述。 章程是所有利益相關者的重要文件，包括項目經理、項目團隊成員以及組織的管理層。 它構成了整個項目的正式基礎，因為它賦予項目經理啟動和繼續項目的權力，並定義了目標、範圍和預期結果。

項目章程——目錄：

  1. 介紹
  2. 項目經理應該在項目章程中包含什麼
  3. 進行該項目的理由
  4. 項目目標
  5. 項目範圍
  6. 可交付成果
  7. 項目時間框架
  8. 項目預算和資源分配
  9. 項目風險
  10. 項目章程與商業案例有何不同？
  11. 概括

介紹

根據 PMBOK，項目章程是描述項目戰略的最重要的文件之一。 它被定義為：

“由項目發起人或發起人簽發的正式授權項目存在並授予項目經理將組織資源應用於項目活動的權力的文件。”

項目章程通常在一開始就制定好並保持不變。 儘管在執行任務期間，允許進行小的改進。 但是，文件內容應該是什麼，如何準備呢？

項目經理應該在項目章程中包含哪些內容？

項目章程的數量取決於正在實施的項目的規模和類型。 但是，它應包括以下要素：

  • 進行該項目的理由，
  • 項目目標，
  • 項目範圍，
  • 結果，
  • 項目進度，
  • 項目預算，
  • 設計風險。

項目章程還應包括項目經理和主要利益相關者的聯繫信息。

進行該項目的理由

在準備啟動項目的簡要理由時，建議使用事先準備好的商業案例。 它應該用簡單的語言編寫，以便第一次處理該項目的人能夠理解。 通常，一兩個解釋性段落就足夠了：

  • 項目的商業背景是什麼？
  • 該項目解決了什麼問題或它允許您利用什麼機會？ 和
  • 該項目的預期結果是什麼？

項目目標

在項目章程中包括所有目標是不值得的。 最好將注意力集中在主要目標和直接位於其下方的層次結構中。 畢竟，商業案例中項目目標的描述應該為“我們要做什麼？”這個問題提供答案。 它必須在整個項目中保持有效。 主要目的和目標設定了構成項目的活動的方向。 它們應該清晰、可衡量，並符合組織的總體目標。

項目範圍

章程中包含的項目範圍定義了項目邊界，包括項目涵蓋和不涵蓋的內容。 它需要包括對項目結果的清晰描述以及會影響它的任何限製或假設。 因此，值得考慮“將執行哪些任務？”這個問題的答案。 和“哪些任務不會得到實施？”。 這在涉及多個利益相關者的項目中尤為重要，他們對項目結果的潛在期望可以通過這種方式揭示。

可交付成果

項目章程應包括所有項目可交付成果的清單，包括對每個可交付成果的簡要說明以及他們正在努力實現的具體目標。 它還應該有每個項目的時間表，最好參考里程碑，以及負責交付它們的人員或團隊。

項目時間框架

項目章程還應包括一個整體項目進度表，值得用時間表可視化。 在上面，項目經理應標記項目的開始和結束日期、里程碑或交付結果的計劃日期。

項目預算和資源分配

項目章程還應包括總體項目預算，通常以表格形式呈現。 這將使指示變得容易：

  • 成本的主要類別——人工、材料和設備的估計，
  • 預計的變化範圍——考慮價格波動或不可預見的費用，
  • 儲備和預算限制。

文件的這一部分還應詳細說明資源分配，包括人員、設備和設施。

項目風險

項目章程的風險部分應概述潛在風險以及如何應對這些風險。 這包括識別潛在風險，例如：

  • 延誤，
  • 成本超支或
  • 範圍變化。

列出它們有助於利益相關者確保項目經理、項目團隊和組織為潛在問題做好準備，並製定計劃來減輕或避免這些問題。

project charter

項目章程與商業案例有何不同？

項目章程和商業案例之間的區別主要在於它們準備的目的。 項目章程是啟動項目的文件，而業務案例則說明為什麼應該啟動項目。 章程定義了項目中將完成的工作，而業務案例則回答了“為了什麼目的？”的問題。 這兩份文件對於項目的正確管理都非常重要，有助於項目的成功。

概括

項目章程是項目實施和授權啟動的重要文件。 它概述了項目目標、目的、範圍、預算、資源分配和進度。 它還識別潛在的風險和假設，增加項目按計劃進行的機會。

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How to create a project charter? | #39 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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