如何在 Excel 中創建可搜索的數據庫

已發表: 2022-07-19

Microsoft Excel 是商業世界的終極必備品之一。它從個人計算的早期就已經存在，並且已經發展成為一個非常強大的多功能工具，用於所有行業。

它是導航、解析和計算大量數據的黃金標準。它最有用的功能之一是它能夠充當數據庫。

數據庫是可以輕鬆搜索和檢索的數據集合。通過在 Excel 中創建數據庫，您可以存儲大量數據並輕鬆搜索特定信息。

Excel 提供了可用於計算和分析數據的內置公式和函數，它還允許您以各種方式對數據進行排序和過濾。

此外，Excel 數據庫可以輕鬆地由多個用戶共享和編輯，使其成為團隊協作的理想選擇。

在本文中，您將學習：

如何在 Excel 中創建可搜索的數據庫
如何將數據存儲在 Excel 數據庫中
如何搜索 Excel 數據庫
如何對 Excel 數據庫中的數據進行排序和篩選
如何與多個用戶共享和編輯 Excel 數據庫。

讓我們開始吧！

如何在 Excel 中創建可搜索的數據庫

在 Excel 中創建可搜索的數據庫有許多電子商務企業的用例。您可以使用可搜索的數據庫來跟踪客戶信息、庫存或任何其他類型的數據。

以下是在 Excel 中創建可搜索數據庫的分步過程：

打開一個新的或現有的 Excel 工作簿。
在工作表中輸入您的數據。數據可以輸入到工作表中的任何單元格中，但最好將數據輸入到相鄰的單元格中，以保持數據井井有條。
選擇所有包含數據的單元格。
單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡。
在“排序和篩選”組中，單擊“篩選”按鈕。這將在每列的標題中插入下拉箭頭。
單擊要搜索的列標題中的下拉箭頭。
在下拉菜單中，選擇“文本過濾器”選項。
在“文本過濾器”菜單中，選擇“包含”選項。
在“包含”框中，鍵入要搜索的文本。
單擊“確定”按鈕。這將過濾工作表中的數據並僅顯示包含您搜索的文本的行。

您還可以使用“文本過濾器”菜單中的“等於”、“不等於”、“開始於”和“結束於”選項來搜索特定數據。

如何在 Excel 數據庫中存儲數據

創建數據庫後，您需要將數據存儲在某處。有幾種不同的方法可以將數據存儲在 Excel 數據庫中：

在工作表中：您可以通過將數據輸入到工作表的單元格中來將數據存儲在工作表中。
在表格中：您可以通過在工作表中選擇數據並單擊 Excel 功能區上的“插入”選項卡將數據存儲在表格中。然後，單擊“表格”組中的“表格”按鈕。
在數據透視表中：您可以通過在工作表中選擇數據並單擊 Excel 功能區上的“插入”選項卡將數據存儲在數據透視表中。然後，單擊“表格”組中的“數據透視表”按鈕。
在查詢中：您可以通過在工作表中選擇數據並單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡將數據存儲在查詢中。然後，單擊“獲取外部數據”組中的“從其他來源”按鈕。

將數據存儲在 excel 數據庫中的最佳方法是什麼？

在數據庫中存儲數據的最佳方式取決於您的業務需求和用例。如果您打算使用數據庫進行報告或數據分析，那麼數據透視表或查詢是一個不錯的選擇。

如果您只是要使用數據庫來存儲數據和基本過濾，那麼工作表或表格就可以正常工作。

Excel 數據存儲最佳實踐

在 Excel 數據庫中存儲數據時，您應該遵循一些最佳實踐：

保持數據井井有條

保持數據井井有條很重要，以便於查找和使用。一種方法是使用相鄰單元格來存儲相關數據。

例如，如果您要存儲客戶信息，您可以將客戶的姓名放在一個單元格中，將客戶的地址放在下一個單元格中。

使用標題

標題可以幫助您識別每列中存儲了哪些數據。要添加標題，只需單擊 Excel 功能區上的“插入”選項卡，然後單擊“單元格”組中的“標題”按鈕。

過濾您的數據

過濾數據可以幫助您找到要查找的數據。要篩選數據，請單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕。這將在每列的標題中插入下拉箭頭。

然後，您可以單擊要過濾的列標題中的下拉箭頭，然後從下拉菜單中選擇所需的選項。

對數據進行排序

對數據進行排序可以幫助您組織并快速找到您要查找的數據。要對數據進行排序，請單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“排序和篩選”組中的“排序”按鈕。這將打開“排序”對話框。

在“排序依據”下拉列表中，選擇要排序的列。然後，在“順序”下拉列表中，選擇您希望如何對數據進行排序（例如，升序或降序）。最後，單擊“確定”按鈕。

如何搜索 Excel 數據庫

一個好的數據庫主要做兩件事：存儲數據並允許您根據特定條件搜索（或“查詢”）該數據。

以下是搜索 Excel 數據庫的方法：

單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡。
單擊“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕。這將在每列的標題中插入下拉箭頭。
單擊要搜索的列標題中的下拉箭頭。
從下拉菜單中選擇“自定義過濾器”。這將打開“自定義過濾器”對話框。
在第一個下拉菜單中，選擇“包含”。
在第二個下拉列表中，輸入搜索條件。
單擊“確定”按鈕。
將過濾列中的數據以僅顯示包含搜索條件的行。

要刪除過濾器，請單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“排序和過濾”組中的“清除”按鈕。

Excel 中的關係數據庫

Excel 也可以很好地用作關係數據庫。下面簡要說明什麼是關係數據庫、為什麼它很重要以及如何在 Excel 中設置它。

關係數據庫如何工作？

關係數據庫是一種將數據存儲在表中的數據庫。表類似於文件系統中的文件夾，其中每個表都存儲一組信息。

在關係數據庫中，每個表都通過關係連接到其他表。這些關係允許將表中的數據鏈接在一起。

例如，客戶表可以鏈接到訂單表。這將允許您查看特定客戶的所有訂單。

如何在 Excel 中創建關係數據庫？

在 Excel 中創建關係數據庫是一個兩步過程。

首先，您需要創建將存儲數據的表。然後，您需要創建表之間的關係。

第 1 步：創建表

要創建表格，請單擊 Excel 功能區上的“插入”選項卡，然後單擊“表格”組中的“表格”按鈕。這將打開“創建表”對話框。

在“範圍”字段中，輸入要包含在表格中的單元格範圍。然後，如果您的表格包含標題，請選中“我的表格有標題”複選框。最後，單擊“確定”按鈕。

Excel 將在工作表中插入一個表格。要將數據添加到表格中，只需將數據輸入到單元格中。

為每個表命名是個好主意。為此，請單擊表格內的任意位置，然後單擊 Excel 功能區上的“表格設計”選項卡。在“表名稱”字段中，輸入表的名稱。

第 2 步：建立關係

創建表後，您需要在它們之間創建關係。為此，請單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“數據工具”組中的“關係”按鈕。這將打開“選擇表和列”對話框。

在“可用表/列”列表中，選擇要包含在關係中的表和列。然後，單擊“添加”按鈕。

添加完表格和列後，單擊“關閉”按鈕。這將打開“創建關係”對話框。

在“主鍵”下拉列表中，從第一個表中選擇主鍵列。主鍵是唯一標識表中每一行的列。

在“外鍵”下拉列表中，從第二個表中選擇外鍵列。外鍵是包含與第一個表中的主鍵值匹配的值的列。

例如，如果客戶表中的主鍵是“CustomerID”列，那麼訂單表中的外鍵就是“CustomerID”列。

最後，單擊“創建”按鈕。 Excel 將創建關係並將其顯示為連接兩個表的線。

您現在可以使用該關係對兩個表中的數據進行過濾和排序。例如，您可以過濾訂單表以僅顯示特定客戶的訂單。

為此，請單擊 Excel 功能區上的“數據”選項卡，然後單擊“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕。這將向表中每列的標題添加下拉箭頭。

單擊“CustomerID”列標題中的下拉箭頭，然後從列表中選擇一個客戶。 Excel 將過濾表格以僅顯示該客戶的訂單。

您可以通過單擊“排序和過濾”組中的“清除”按鈕來刪除過濾器。

您還可以使用該關係從另一個表中查找數據。例如，您可以從訂單表中查找客戶的姓名。

為此，請單擊要顯示客戶姓名的單元格，然後單擊 Excel 功能區上的“公式”選項卡。在“查找和參考”組中，單擊“Vlookup”按鈕。這將打開“函數參數”對話框。

在“Table_array”字段中，選擇客戶表。然後，在“Col_index_num”字段中，輸入包含客戶姓名的列的編號。在這個例子中，客戶的名字在第二列，所以我們輸入“2”。

接下來，在“Range_lookup”字段中，如果您希望 Excel 查找近似匹配，請輸入“TRUE”，如果您希望 Excel 查找精確匹配，請輸入“FALSE”。在此示例中，我們想要完全匹配，因此我們將輸入“FALSE”。

最後，在“Lookup_value”字段中，選擇包含客戶 ID 的單元格。這是 Excel 將用於查找客戶姓名的值。完成後，單擊“確定”按鈕。

Excel 將查找客戶的姓名並將其顯示在單元格中。您現在可以在公式中使用此單元格，就像工作表中的任何其他單元格一樣。

例如，您可以將客戶的姓名與他們的訂單號連接起來，為每個訂單創建一個唯一的標識符。可能性真的是無窮無盡的。

如您所見，Excel 中的關係數據庫可以是非常強大（但複雜）的工具，用於管理您的業務中的客戶和訂單數據。

為什麼數據庫對電子商務很重要？

數據庫對於電子商務很重要，因為它允許企業存儲客戶信息、產品信息和訂單信息。

但 Excel 只能帶您到此為止。儘管我們喜歡微軟的旗艦電子表格工具，但決心發展的動態電子商務企業需要更強大的解決方案，即像 SkuVault 這樣的庫存管理軟件。

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