如何創建發票：完整的新手指南

如果您像大多數電子商務企業主一樣，喜歡收款，但討厭開具發票。 這可能是一個繁瑣、手動且容易出錯的過程，如果操作不當，會直接影響您的底線。

但值得慶幸的是，使用正確的工具和技巧，這會變得輕而易舉，並讓您的現金流保持對您有利的狀態。

在這篇博文中，我們將向您展示如何為您的電子商務業務創建發票，並提供一些有助於簡化流程的提示。 因此，無論您是剛剛起步還是已經經營了一段時間，請繼續閱讀以了解更多信息！

什麼是發票？

發票是企業發送給客戶以請求為商品或服務付款的文件。

它通常包括：

• 購買日期
• 客戶的聯繫信息
• 對所提供商品或服務的描述
• 單價
• 應付總額

企業通常在向客戶提供產品或服務後發送發票。 對於電子商務企業來說尤其如此。

在某些業務中，例如教練或公共關係，業務可能會在提供服務之前向客戶開具發票。

然後客戶有一段固定的時間來支付發票，通常是 30 天。 如果他們沒有在該期限內付款，他們可能會被收取利息或滯納金。 按時支付發票以與您的供應商保持積極關係也是一個很好的一般經驗。

企業使用發票來跟踪他們的欠款並跟進仍需要付款的客戶。 客戶使用發票來跟踪他們的費用，並確保他們收到的貨物的費用是正確的。

您什麼時候需要發送發票？

您什麼時候需要發送發票？ 這是一個很好的問題，也是電子商務企業應該定期問自己的問題。

答案取決於具體情況，因為沒有一種適合所有企業的答案。

如果您在線銷售實體商品，例如 T 卹或冥想水晶，您需要在客戶下訂單或貨物發貨後立即發送發票，具體取決於您的商業模式。

對於數字產品，例如教客戶購買商業地產或如何發展寵物美容業務的在線課程，您可以在銷售後立即發送發票。

對於業務指導等服務，您應該在開始工作之前或工作完成後立即發送發票，具體取決於您的偏好。

當然，規則總是有例外，因此在每個個案中做出最佳判斷非常重要。 但一般來說，這些是您需要發送發票的時間。

你如何發送發票？

許多企業主錯誤地認為所有發票都是平等的。 實際上，在發送發票時應牢記一些關鍵事項，以最大限度地提高您獲得付款的機會。

請務必及時發送發票。 如果可能，盡量在提供產品或服務後的 24 小時內發送。 （或者如果您提前開具發票就可以達成交易。）您越早將產品交到客戶手中越好。

通過普通郵件或電子郵件發送發票是合適的； 兩者都有優點和缺點。

蝸牛郵件顯然要慢得多，所以你可能不會很快收到報酬。 另一方面，雖然電子郵件要快得多，但您和您的客戶都可以輕鬆刪除或丟失電子郵件發票。 通過電子郵件發送發票的另一個優勢是您可以在發票中包含一個可點擊的付款鏈接，這樣客戶可以在收到發票後的幾分鐘內更輕鬆地向您付款。

那麼哪個是最好的選擇呢？ 這實際上取決於您的業務和客戶。 如果您需要快速獲得報酬，那麼電子郵件是您的不二之選。 但是，如果您的客戶比較老派，那麼蝸牛郵件可能是您的最佳選擇。 最終，由您決定哪個選項最適合您的電子商務業務。

最後，不要害怕跟進。 如果您在合理的時間內沒有收到付款，請聯繫您的客戶並提醒他們賬單到期。 如果您願意，某些會計軟件（例如 Freshbooks）實際上會自動為您處理此步驟——按預先指定的時間間隔發送提醒。

一個溫和的提醒可以大大有助於確保您及時獲得報酬。 通過遵循這些簡單的提示，您可以簡化開票流程並確保您的電子商務業務持續運營。

發票的基本要素

下面，您將找到每張發票的主要元素。

標頭

這可能包括一些圖形細節或您的徽標以獲得專業外觀。

條件和付款說明

此信息說明必須付款的條件（收到時、10 天、30 天等）以及付款方式——例如單擊付款鏈接以通過信用卡付款或郵寄付款的地址。

公司名稱和詳細信息

您需要包括您的公司名稱、郵寄地址、電話號碼、網站、客戶服務電子郵件地址，如果您主要銷售服務，還可能包括您公司的 EIN。

日期

這應該是訂單日期、銷售日期或您發送發票的日期。

截止日期

請務必在發票上清楚說明付款到期時間（收到時、4 月 14 日等）。

費用明細

除了列出單個商品或包裹的費用外，您還需要逐項列出任何額外費用，包括稅費、運費、折扣等。

客戶的姓名和詳細信息

這一個是不言自明的——您需要包括客戶的姓名、公司名稱、地址、電子郵件地址和電話號碼。

提供的商品或服務的描述

這可能包括描述，例如“藍色條紋船領襯衫”、SKU 或其他識別編號，或兩者兼而有之。 “889030392 blue stripe boatneck shirt”就是一個適用的例子。

餘額到期

最後，您需要包括您的客戶或顧客所欠的金額。

例如，您可以讓客戶在承諾購買之前免費試用Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks課程 30 天，或者您可以讓他們分 3 期支付 300 美元，每期 100 美元。

如何創建發票：分步說明

創建發票可能是一項艱鉅的任務，但通過這些簡單的步驟，您一定會立即擁有一份專業的文件。

• 清楚地標記您的發票——務必在頂部添加“發票”一詞； 否則，您的客戶可能會將其誤認為是裝箱單。
• 添加您的公司名稱和信息。 包括您的到期日和付款條件——是 30 天后到期（30 天內到期）、收到時到期（收到發票後立即到期）、分期付款還是其他方式？
• 寫下您要收費的商品或服務的描述。 包括到期總金額——記得添加分項費用，如稅費、運費和滯納金。
• 讓你的發票看起來很專業。 嘗試使用免費的 Excel 發票模板或您的會計軟件提供的發票模板之一。

如何使用 Excel 模板創建發票？

Excel 模板是快速輕鬆地創建具有專業外觀的發票的好方法。 以下是充分利用 Excel 模板的一些提示：

首先，在開始填寫模板之前，請確保您已準備好所有必要的信息。 這包括您的電子商務平台詳細信息（例如您的商店名稱、地址和聯繫信息），以及客戶的姓名、地址和聯繫信息。 您還需要包括發票日期、訂單詳細信息和應付總金額。

獲得所有必要信息後，請查看在線提供的各種免費 Excel 模板。 有多種樣式可供選擇，因此請選擇與您的電子商務品牌相匹配的樣式。 如果您需要有關如何使用 Excel 的幫助，可以使用大量在線教程來逐步指導您完成整個過程。

選擇模板後，只需填寫空白即可。

在相應的字段中輸入您的電子商務商店信息，然後填寫客戶的姓名、地址和聯繫信息。

最後，添加發票日期、訂單詳細信息和應付總額。

填寫完所有字段後，您的發票就可以保存和發送了！

我應該使用會計軟件來管理我的發票嗎？

如果您厭倦了將發票拼湊在一起，或者您的客戶群足夠大以至於您擔心某些付款或發票可能會漏掉，那麼 Freshbooks、Quickbooks Online 或 ZOHO Books 等會計軟件可以讓您的生活更輕鬆:

• 幫助您跟踪發票和費用
• 讓您知道客戶發票是否或何時逾期
• 允許您將發票分成多筆付款
• 輕鬆集成各種支付處理器，如 PayPal 或 Square，並提供多種即時支付選項，包括 ACH（銀行轉賬）、信用卡等。

這些軟件選項的範圍從免費到每月 30 美元不等，還有額外的等級，具體取決於您擁有的客戶或客戶的數量以及您正在尋找的特定功能。 許多會計軟件解決方案還與其他軟件集成，以無縫地來回發送財務信息。 如果你正在構建你的業務技術堆棧，一定要看看它們是如何連接在一起的。

最後的想法

作為電子商務企業，您可能會定期發送發票。

通過了解創建和開具發票的基礎知識，您可以簡化此流程並確保您的客戶始終清楚地記錄他們欠您的款項。

想要啟動您的電子商務發票流程？ 請參閱我們的小型企業最佳會計軟件指南。