如何為遠程工作創建完美的數據庫

當今世界對遠程工作並不陌生，因此最新的技術進步正在努力使這一過程盡可能簡單。

但我們以前從未見過如此高度的遠程工作。 這意味著尚未考慮遷移到虛擬平台的企業需要面對這一挑戰。

同樣，沒有技術天賦或者根本不關心虛擬世界的人也別無選擇，只能學習和適應。 這使得今天的情況更加艱難。

值得慶幸的是，新的創新創造了使虛擬辦公室感覺熟悉的在線平台，因此即使是技術上最困難的人也可以快速了解新辦公室的來龍去脈。

作為雇主，您的工作是找到合適的軟件，並製定融入這種新生活方式的新商業計劃。 由於這些結構的混亂，各地的企業都在倒閉。

這表明，對您的決定充滿信心並看清任務是遷移到在線平台和應對即將到來的挑戰時最關鍵的一步。 其中最重要的挑戰是員工的福祉，這轉化為管理、溝通和組織的重塑。

之所以將員工的福祉放在首位，是因為這些變化可能會導致動力和生產力的喪失，甚至導致抑鬱。 如果您不注意這些症狀，不僅您的企業會受到影響，您的員工也會受到影響。

創建一個易於學習且用戶友好的在線平台非常重要。 它不一定是最先進的，只要它能完成工作，並且人們喜歡使用它。

加強對您的決策的信任，並引入易於學習和使用的服務器可能是激發員工積極性的答案。

但是，當您以公司身份遷移到在線平台時，管理過程究竟發生了什麼變化？

行政

公司行政工作的很大一部分是員工的入職、評估和監督。 在這兩者中，後者受此變化的影響最大，好像有什麼不對或不對勁，您不會立即意識到。 此外，成功的遠程入職需要時間、精力和耐心。

這就是為什麼公司應該鼓勵每個人進行持續而清晰的溝通。 有些人甚至每週或每月發送一次調查並舉行會議，他們只談論工作場所的政治和彼此的福祉。

必須鼓勵員工在出現任何問題時求助於某人，因為在人們在家工作的情況下，即使是他們個人生活中最微小的變化也會直接影響他們的工作。

例如，當某人早上進入辦公室時，他們學會了將個人生活留在家裡。 他們坐在辦公室裡，做自己的工作，回到家後處理個人問題。

但是，當家是辦公室、學校，同時又是所有事情時，個人事務必然會悄悄進入辦公室生活。 這就是了解某人何時遇到個人問題很重要的原因，因為這樣您就可以為生產力下降做好準備，並且可以幫助他們。

溝通

每個公司都需要一個可以從每個人的個人生活中抽像出來的交流空間，並且非常適合富有成效的專業交流。 這意味著您需要一個可以輕鬆聊天、互相通話或召開視頻會議，還可以共享大型文檔的空間。

當今使用最廣泛的通信應用程序是 Slack。 這個應用程序允許人們分組工作、單獨交談、創建項目等等。

它還允許每個人在離開電話時通過他們的狀態顯示，讓您在休息或下班後更容易從工作中解脫出來。

組織

也許遠程工作最重要的部分是訪問您在辦公室工作的數據庫。 許多公司仍然使用紙張來整理貨架上的所有東西。 大多數人已經習慣於用手整理，並知道辦公室裡每個抽屜的名字。

多年來已經習慣了他們的系統的人會發現很難適應全新的東西。 仍在使用紙張和文件夾的公司會發現很難將所有這些數據轉移到虛擬軟件上。

歸根結底，最重要的是創建一個平台，讓每個人都可以訪問完成工作所需的信息。 當試圖訪問無法訪問的文件或試圖在海量文件夾中查找內容時，寶貴的時間可能會被浪費掉。

如何為高效的文件管理奠定基礎（通過 Zoho Workplace 進行演示）

大多數公司已經開始使用基於雲的共享作為保持文件有序並允許員工訪問的首要方式。 這些平台是遠程工作者的天賜之物，因為它們可以通過任何智能手機、計算機或平板電腦從任何地方訪問。

然而，當整個公司開始遠程工作時，協作、共享和溝通的能力變得更加複雜和重要。 找到可以完成您需要的一切並且與任何類型的設備兼容的軟件非常重要。

這很重要，因為您不想註冊（甚至支付）多個應用程序和軟件，並讓您的員工習慣每一個。 這變得非常複雜，並且當問題出現時，需要更長的時間來解決。

此外，您需要一個與所有人兼容的平台。 例如，如果你使用谷歌的基於雲的服務器，那麼每個人，包括整個公司都需要有一個谷歌賬戶才能訪問任何東西。

此外，在 Excel、Word 或 Powerpoint 上保存和共享的文檔必須轉換為 Numbers、Pages 和 Keynote 正在使用 iWork 發送到 Apple 設備。

您需要確保整個公司都使用一台服務器，以最大程度地減少將來的困難和誤解。 這也最大限度地減少了技術困難，但如果出現任何問題，當你們都在一台服務器上工作時更容易修復。

一個名為 Zoho Workplace 的服務器已經被用來解決所有這些問題。 雖然還有其他很棒的選擇，但今天最受歡迎的是這個。 它由三個元素組成：Zoho Writer、Zoho Sheet 和 Zoho Show。

從理論上講，它很像 Google 雲端硬盤，但用途更廣。 可以共享到 Google Drive、iCloud、DropBox 甚至 WordPress。 關於使用，它與 Microsoft 應用程序非常相似，但它允許像 Google 一樣在各個部分進行協作。

通過此服務器進行演示即使是遠程也很容易，因為它允許用戶實時發布和廣播演示文稿，並且任何人都可以訪問。

最後，您可以創建令人驚嘆的電子表格，因為 Zoho Sheet 可以從基本上任何東西（從郵件到其他應用程序）中檢索數據。 此外，它還可以根據任何數據自動創建餅圖和其他圖形。

Zoho Workplace 演示了驚人的遠程協作所需的一切。 易於使用、透明、可共享、協作和廣播功能都在一台服務器中，最大限度地降低了風險。 這確保您不僅可以消除長期問題，還可以降低被黑客攻擊的風險。

人們被這樣的服務器所吸引，它表明，對此遷移過程有可靠計劃的公司幾乎沒有表現出生產力下降，而其他進行試驗、使用 2 台以上服務器或只是找不到正確路徑的公司失去難以挽回的勢頭。

牢記這些問題、因素和技巧，就可以輕鬆地為您的遠程服務器奠定基礎。 您現在需要做的就是創建工作區，並幫助您的員工掌握它。