如何舉辦混合活動：混合活動清單

就在我們認為我們弄清楚了整個虛擬事件的事情時，混合事件出現了。 現在的挑戰是接待虛擬和現場觀眾，以及如何讓兩者都參與進來以創建成功的混合活動。

當然，事情變得有點複雜。 但混合活動也可以提供很大的潛力。 通過為與會者提供選項，您將擴大影響範圍，同時仍能利用現場活動提供的參與機會。

那麼混合活動到底是什麼，如何舉辦？ 此混合事件清單將帶您了解混合事件的內容、原因和方式。 當你讀完這篇文章時，你會覺得自己已經準備好並有能力舉辦你自己的混合活動。

什麼是混合事件？

讓我們從混合事件的定義開始。 簡而言之，混合活動將現場活動和觀眾與虛擬組件和虛擬觀眾結合在一起。 這可以是現場直播或錄製的，具體取決於您的活動目標。

一個成功的混合活動將把麵對面的實體部分與在線觀眾無縫地結合起來。 與會者，無論是虛擬的還是面對面的，都應該能夠聆聽演講者、相互交流、參與活動和建立網絡。

請務必注意，混合活動不僅僅是向在線觀眾直播的活動。 真正的混合活動結合了兩種類型活動的優點，無論與會者身在何處，都能創造出真正引人入勝的互動體驗。

為什麼要過渡到混合事件？

所以你可能認為整個混合事件聽起來有點複雜。 為什麼不堅持虛擬事件？ 不可否認，虛擬事件提供了巨大的價值。 在某些情況下，嚴格的虛擬事件是有意義的。 但是舉辦混合型活動打開了享受面對面活動帶來的好處的大門，同時仍然可以利用虛擬活動的價值。 這是兩全其美的。 以下是混合活動可以提供的內容：

更多參與

如果做得好，混合活動可以讓兩個觀眾聯繫和參與。 與嚴格的虛擬活動相比，這提供了更多的參與度和互動性。

靈活性

我們都有這樣的時刻，我們計劃參加一個訂婚，但出現了一些事情。 通過舉辦混合活動，您可以為那些可能在最後一刻更改計劃否則會取消的觀眾成員提供機會。 這提供了靈活性並減輕了與會者的壓力。

增加覆蓋面

即使生活開始恢復正常，面對面的活動又開始了，總會有人因為某種原因不能參加。 無論您的活動距離太遠，還是他們只是發生了另一場衝突，為面對面的活動提供虛擬選項都會擴大影響範圍。 這允許那些可能完全跳過您的活動的人仍然參加並因此與您的品牌互動。

降低成本

根據活動的規模，舉辦混合活動可以節省一些活動費用。 如果您的一半與會者計劃虛擬參加，那麼您無需支付大量的食物、場地甚至旅行費用。

常青值

混合活動使您可以輕鬆地從您的活動中創建一個完整的錄製視頻庫。 只需包括活動本身的幻燈片、演講者錄音和在線問答，並將其存檔在您的網站上或在未來幾年內讓觀眾成員訪問。 這也讓您有機會返回並重新利用可以在社交媒體上共享的活動內容，通過電子郵件營銷，甚至創建到博客文章或網站內容中。

如何舉辦混合活動：您的混合活動清單

好吧，現在我們知道混合事件是什麼以及它為什麼有價值，讓我們開始有趣的事情。 你究竟如何主持一個？ 我們整理了這份混合活動清單，將其分解為活動策劃的前、中、後階段。

讓我們開始吧！

活動開始前

1. 設定預算

每個事件都有與之相關的成本。 虛擬活動受到大量宣傳，因為它們可以讓企業、品牌和活動策劃者節省大量成本。 沒有實際場地的費用或親自接待與會者，活動營銷就有很多額外的空間。 對於混合活動，您必須為活動的面對面和虛擬部分制定預算。

現在這並不是說混合事件仍然會打破銀行。 節省成本的空間很大，因為您不必為場地投資那麼多空間。 如果您限制大小，您也不必花很多錢購買茶點或現場娛樂表演。 此外，隨著影響範圍的擴大，您可以邀請更多人參加您的活動，從而有可能從門票銷售中獲得更多流動性。

那麼你需要預算什麼呢？ 混合活動仍需要使用虛擬活動平台並投資技術以實現視頻流。 另外，您將擁有現場演出場地，並可能支付演講者的差旅費。 需要跟踪的內容可能很多，因此這裡列出了您在計算預算時要考慮的事項。

• 混合活動平台
• 相機和三腳架
• 錄音室話筒
• 直播場地
• 演講者和/或演講者的差旅費
• 茶點
• 音樂或娛樂
• 活動贈品或虛擬活動贈品盒

2.制定平衡的議程

混合事件都是關於平衡的。 您有兩個不同的受眾，他們有兩種不同的需求。 為了使您的活動取得成功，您必須找到這兩個群體之間的共同點。 首先定義每個小組希望從他們的活動體驗中得到什麼。

現場觀眾

在參與方面，面對面的觀眾不需要那麼多的幫助。 他們可能會很興奮並準備好參與並與他人聯繫。 他們已經投資參加您的活動，因此他們可能會期待一整天的會議。 他們可能不需要那麼多休息時間，並且會更專注於任何演講者或演示者。

虛擬觀眾

您的虛擬觀眾會更喜歡簡短、易於理解的內容。 在參與方面，他們需要更多關注，而且在您的活動期間，他們可能會同時處理多項任務。 他們可能需要或想要更多的休息時間，除非得到晉升，否則他們不太願意社交。

迎合混合觀眾

那麼中間立場是什麼？ 考慮打破你的議程。 不要讓您的虛擬觀眾參加您的現場觀眾參加的每一個會議。 您可以錄製這些會話，並讓您的虛擬觀眾可以隨意點播觀看。

為兩個觀眾提供一定數量的會議。 在這些會議期間，將互動作為重點。 提供每個部分的問答部分，並想出有創意的方式來吸引兩個觀眾。 我們將在下面討論參與活動以及如何联系這兩個受眾。 設定議程時要牢記的底線是找到平衡點。 牢記每個觀眾的需求，並同時滿足雙方的需求。 這將使雙方在活動期間始終保持參與和存在。

3. 創建事件動態

與任何活動一樣，您想讓人們興奮。 當涉及到混合事件時，這一點尤為重要。 人們越興奮，他們彼此互動的可能性就越大，您的聽眾整體上也會感受到更多的聯繫。

活動宣傳還可以幫助傳播品牌知名度，尤其是在利用社交媒體時。 對參加感到興奮的與會者將通過他們自己的私人渠道傳播信息。 這可能會導致其他有興趣參加的潛在客戶，或者只是將您的品牌介紹給新朋友。 Event buzz 本質上是一種用戶生成的內容策略，它對您的整體營銷工作很有價值。

以下是一些有助於為您的混合活動創建活動話題的想法：

• 創建事件標籤
• 在您的社交平台上創建活動頁面
• 為您的網站和電子郵件活動添加倒計時時鐘
• 發送虛擬活動贓物或禮物
• 鼓勵與會者分享他們的贓物照片
• 分享開箱視頻
• 創建宣傳視頻或活動預告片

看看它的實際效果：

想知道如何創建自己的活動動態？ 這是一個關於虛擬活動贓物所產生的興奮如何導致活動成功的精彩故事。

活動期間

4. 現場主持

舉辦混合活動時，您可以選擇將揚聲器設置為遠程或現場。 我們建議盡一切努力讓任何演講者、小組討論會或其他教育會議與您的現場觀眾一起直播。 這就是為什麼。

首先，也是最重要的，它讓你的品牌看起來更專業。 舞台上有演講者，背景中有您的公司或活動徽標，可以提高演講者的可信度。 當演講者在舞台上時，會有更多的能量和互動，並且會被您的虛擬與會者看到和欣賞。

它還將幫助虛擬與會者感覺更緊密。 他們將能夠看到和聽到現場觀眾的反應，並利用人群的能量。 儘管距離很遠，但您的虛擬觀眾會覺得他們是現場體驗的一部分。

6.連接在線和麵對面的觀眾

對於任何混合賽事來說，這是一個艱難但非常關鍵的步驟。 如果你想真正利用混合活動提供的好處，你必須找到一種方法來連接你的兩部分觀眾。 人們參加活動的主要原因之一是社交方面。 因此，通過縮小線上和線下觀眾之間的差距，您將為活動參與者創造更有價值的體驗。

幸運的是，這就是您的混合活動平台派上用場的地方。 最好的軟件將為兩種受眾提供各種參與途徑。 這可以以各種形式出現，如現場投票、聊天室、直接消息，甚至數字名片交換。 最好的混合活動平台甚至可以為贊助商和展品提供虛擬展位。

請記住，兩個受眾都應該在這些參與方法中找到價值。 這需要與您的與會者進行溝通。 確保您的現場觀眾攜帶他們的筆記本電腦或設備，以便他們可以與虛擬觀眾進行交流。 此外，請確保您的演講者也與虛擬觀眾互動。 通過結合雙方（虛擬和現場）的問答活動，您可以確保雙方觀眾在相互學習的同時都參與進來。

鼓勵社交的另一個想法是將見面和問候納入議程。 讓這些會面和問候成為虛擬的，並可供現場和遠程觀眾使用。

讓這些互動感覺自然很重要。 不要強迫客人做任何事情。 但是，通過鼓勵您的現場和遠程與會者使用軟件平台中內置的交互式工具，這似乎是活動提供的正常交流機會。

6. 使用社交媒體鼓勵參與

社交媒體是活動之前、期間和之後的寶貴工具。 但是在您的活動期間，它可以用來鼓勵雙方的觀眾相互交流。

這裡有一些不同的想法：

• 鼓勵您的現場與會者在社交媒體上發布與遠程與會者的自拍照
• 讓您的現場與會者與遠程與會者聯繫並分享他們迄今為止最喜歡的會議
• 讓遠程與會者與現場與會者聯繫並在家中分享他們的活動贓物照片

還記得我們談論過事件動態嗎？ 如果您遵循該建議，您將為您的活動創建一個特殊的社交媒體渠道。 使用此頁面可以實時了解全天發生的事件。 鼓勵與會者分享照片、發表評論並加入任何群組對話。

請記住，活動的社交影響力取決於您投入的精力。 如果您忽略在社交媒體上發布任何關於活動期間發生的事情，那麼如果您的觀眾一整天都沒有與您的品牌互動，請不要感到驚訝。 通過在此平台上積極發聲，您會看到更多的參與成果。

在事件發生後

7. 創建視頻庫

活動結束後，您希望利用混合活動數字部分的最大優勢之一。 您在活動期間錄製並提供給與會者的所有內容都應該常青，並存放在活動結束後可以長期使用的地方。

許多混合活動平台允許您創建一個空間，您可以在其中共享資源和存儲視頻。 在購買最佳供應商時請記住這一點。

不過，您不會只想靜態存儲視頻。 考慮將這些內容重新用於新資源中，這些新資源可以積極整合到您未來的營銷策略中。 以下是您可以創建的內容的一些想法：

• 從錄製的會話創建培訓課程。
• 建立“每日、每週或每月的課程”以在社交媒體上分享。
• 發布視頻提示以用於電子郵件通訊或銷售推廣。
• 為每個錄製的會話撰寫博客文章，並在每個帖子中包含視頻。

通過重新調整用途發揮創意，您會發現混合活動的投資回報率比傳統現場活動高得多。

8. 分析您的混合活動是否成功

一旦一切都說完了，一切塵埃落定，就該坐下來，挽起袖子，深入研究活動的指標了。 擁有混合事件平台的好處之一是它使分析過程變得更加容易。 您的軟件系統可能會跟踪註冊、登錄、聊天、查看、下載和共享等行為。 現在您所要做的就是為這些指標提供一些背景信息，並使用它們來規劃您的後續策略並作為您下一個混合活動議程的指南。

在分析這些指標時，要特別注意每個與會者的參與度。 對於參與度高的人，考慮向參與度高的人發送更有針對性的跟進。 也許您讓您的銷售團隊接觸到特定的內容，或者您​​發送了一封有針對性的電子郵件，其中包含指向他們在活動期間參與最多的特定類別的額外資源。

9.跟進虛擬和麵對面的與會者

這將我們帶到了混合事件清單中的最後一步。 後續行動。

任何活動的最佳做法是感謝您的與會者。 舉辦混合活動時不應跳過這一重要步驟。 我們鼓勵您通過有針對性和戰略性的跟進方法更進一步。 通常這可能是整個活動中最有價值的部分。

您剛剛為您的與會者提供了這種非凡的教育體驗，並讓他們有機會真正與您的品牌建立聯繫。 現在，是時候跟進並鼓勵他們與您的公司一起邁出下一步了。 以下是您應該在混合活動結束後發送的一些重要後續消息：

• 感謝您發送給所有與會者的電子郵件。 這是一個很小但很重要的步驟。 感謝您的聽眾抽出寶貴時間，發送一些活動亮點，並分享一些照片，捕捉您的活動所提供的活力和品牌聯繫。
• “抱歉，我們想念你”電子郵件給那些報名參加你的活動但沒有參加的人。 在這封電子郵件中包含活動亮點，向他們展示他們錯過了什麼。 這是您的活動前營銷可能引發的任何潛在客戶的另一個接觸點。
• 向與會者發送活動後調查。 這將幫助您獲得有見地的反饋，了解您應該為下一次混合活動改進哪些方面。
• 讓您的銷售團隊也向您的活動參與者發送個人跟進信息。 這加強了您第一封“謝謝”電子郵件中的信息，同時增加了個人和人情味。

使用這些步驟來舉辦您自己的混合活動

不要被混合事件的新事物和未知事物嚇倒。 當您真正認真對待它時，混合活動只是結合了面對面活動和虛擬活動的最佳功能，為您的品牌創造了更好的機會來與觀眾成員建立聯繫和互動。

請記住，即使活動恢復正常，我們的觀眾也發生了變化。 虛擬世界永遠改變了事件。 觀眾會期望他們的品牌提供選擇和靈活性。 因此，現在是學習混合事件流程並開始微調策略的關鍵時刻。

事實上，有了比以往任何時候都更容易獲得的正確工具和知識，混合事件並不難理解。 擴大影響範圍和增加與觀眾和品牌建立聯繫的機會，使混合活動成為值得迎接的挑戰。