如何舉辦虛擬活動——分步指南

虛擬活動！！ 由於全球條件限制了現場現場活動的舉辦，新時代現像在 2022 年被大肆宣傳。

對於那些不熟悉虛擬活動的人來說，這意味著“在互聯網和數字設備的幫助下，通過社交媒體、數字或活動平台以數字方式進行的活動，參與者在家中或遠程地點參加，無需親自見面”

由於虛擬活動是一種新興趨勢，因此許多人和品牌並未完全了解如何開始使用它以及如何成功舉辦虛擬活動。

因此，我們創建了這個富有洞察力的博客，重點介紹了從頭開始成功舉辦虛擬活動的 14 個可操作且有價值的提示和步驟，分為 3 個部分：

舉辦成功的虛擬活動的寶貴技巧

A. 虛擬活動之前

1. 為您的虛擬活動構建活動地圖

活動地圖就像將在您的虛擬活動中發生的問題或活動的列表。 它應該涵蓋與參與者或您自己相關的活動的各個方面。

活動地圖應包括有關活動註冊將如何進行、進行直播或預先錄製、如何進行活動促銷等問題的信息和答案。

您還可以定義任何工具集成、有關受眾體驗的想法、反饋收集策略、日期和時間、可接受的受眾規模、執行工具等等。

2. 戰略性地確定活動日期和時間

與線下現場活動一樣，日期和時間在數字環境中也同樣重要。 你不能指望人們只是在隨機的日期和時間出現。

因此，請確定在哪一天您將有最多的目標受眾可用於您的活動，無論是周末、工作日還是晚上，甚至是下午。

如果你沒有做到這一點，那麼所有其他的努力和投資都將付諸東流，因為沒有任何觀眾可以為你的目的服務。

3. 尋找並使用完美的虛擬活動技術

就像您需要現場活動的地點一樣，您需要為虛擬活動提供一個數字店面，作為參與者與活動聯繫和互動的場所或平台。

許多工具 為您提供創建獨特虛擬場地的選項，其中包含所有必要的場所，如問訊處、休息室、劇院、禮堂等，作為真實場地。

有一些工具和技術可以將各種令人興奮、引人入勝和互動的元素（例如實時社交媒體提要）集成到您的虛擬活動中，以使其更加有趣和令人興奮，從而增加參與度和構建互動體驗。

因此，根據您的受眾規模、目標、活動等選擇您需要的平台類型。您甚至可以集成多個工具和平台來創建整體體驗。 我們列出了一些最流行的虛擬活動工具。

vFairs – 一個虛擬活動平台，可用於構建數字場地、虛擬大廳和展位、整合贊助激活、活動註冊、生成活動報告等。

Livestorm – 一種用於虛擬網絡研討會和會議的工具，提供註冊郵件、實時聊天、從瀏覽器訪問等解決方案。

Dreamcast –領先的虛擬活動平台，可幫助組織舉辦虛擬和混合活動。 舉辦虛擬會議、大會、市政廳、虛擬貿易展覽、展覽、交易會等的完美數字場所。 它以其先進的功能而聞名，例如數字足跡、訪問控制、網絡表格、1:1 實時聊天、遊戲化等等，以增強虛擬活動體驗。

Zoom – 最受歡迎和易於使用的數字會議、會議、活動和網絡研討會之一，具有無憂體驗、參與者可擴展性和價格合理的特點。

Taggbox Display – 一種用於社交媒體內容集成的工具，可增強虛擬活動的參與度和體驗。 它具有實時交互、超過 15 個社交提要、易於使用、UGC 顯示、贊助帖子、與視頻流的簡單集成以及價格實惠。

Instagram Live 和 YouTube Live – 公開可用且受歡迎的選項，可讓您輕鬆與觀眾建立聯繫。 簡單的訪問，無需註冊等，但非常靜態和基本。

Eventbrite – 活動創建者和觀眾的工具，您可以在其中創建活動、註冊頁面、票務櫃檯、報告和分析、社交整合和活動列表，以增加覆蓋面和參與度

4. 明智地使用您的數字活動促銷

由於它是一個虛擬活動，因此推廣它的最佳方式是通過數字渠道，因為線下營銷渠道可能不那麼相關和有效。

您必須通過付費廣告或有關您的活動的社交媒體帖子在數字渠道上接觸目標受眾。 此外，將註冊或活動參加鏈接集成到您的促銷活動中，以確保最大的曝光率和出席率。

由於虛擬活動行業仍在發展，促銷和說明對於傳播意識、教育觀眾並讓他們參加的活動非常重要。

5. 提前準備技術錯誤

數字活動可能面臨的最大挑戰是，您可能會在活動開始之前面臨技術困難和故障，或者更糟糕的是，在活動期間。

因此，您需要在開始活動之前確定您正在使用的所有技術工具和設備，以及在相機故障等事件中可能出現的錯誤。

在這種情況下，您將需要備用相機作為備份。 同樣，識別和準備此類意外“事件”。

6. 與表演者/演講者的感應和試運行

無論您為最壞的情況制定了多少計劃和準備，在您實際測試和嘗試方法和程序之前，您永遠不會知道真正的問題及其影響。

同樣，在活動之前，在沒有參加者的情況下進行測試運行，以檢查一切是否到位或找出任何意外的缺點和錯誤。

此外，您應該與您的演講者、嘉賓、表演者等進行介紹，了解他們應該如何進行、中間的任何休息、如何應對意外情況和一些更重要的事件。

必讀：虛擬活動 101：2022 年綜合指南

B. 在虛擬活動期間

7. 引導與會者了解虛擬活動基礎知識

由於這對您的企業來說是一個新的冒險，同樣它對觀眾來說也是一個新概念，他們對虛擬活動基礎知識一無所知或了解很少。

因此，隨著活動的開始，您應該分享基本程序、時間表、如何訪問流和會話、如何在中間休息、活動持續時間以及更多此類重要信息。

這將幫助他們清楚虛擬活動的運作方式。 此外，您可以添加他們以前不知道的新信息或更改。

8. 激發觀眾參與和互動

眾所周知，觀眾參與度是任何活動的關鍵績效指標，無論是線下現場還是虛擬活動。 因此，您需要確保整個過程中適當且富有成效的受眾參與。

您應該包含鼓勵觀眾參與的元素，例如添加聊天提要、進行問答會話、啟用知識共享討論、共享圖像和視頻，或要求用戶分享他們的經驗和意見。

此外，您可以突出顯示受眾可能根據其參與度獲得的關鍵要素、增值收益、獎勵等。 這將有助於吸引最大的觀眾和參與度。

您可以通過遊戲化策略或借助可擴展活動功能的多功能社交媒體集成工具來鼓勵參與。

9. 與與會者進行個性化交流

線下面對面活動的最大好處之一是與會者可以選擇與演講者、組織者、表演者等進行面對面的對話。

將該元素包含在您的虛擬活動中以保持活動的本質和質量非常重要。 您可以安排員工或會議來與每個人進行交流。

對於擁有大量觀眾的活動來說，這可能是一個挑戰，因此您可以為此創建小組。 個性化的溝通將確保更大的參與度和更多的互動活動。

10. 包括活動期間的休息和交流會議

如果您計劃進行持續時間較長的活動，即超過 1 小時，那麼您應該在其間進行分組討論，以獲取一些茶點和放鬆。

這將具有雙向優勢，您可以檢查一切是否按計劃進行，觀眾可以獲得焦點和精力，從而最大限度地提高參與度和效率。

除此之外，您還可以在分組會議期間通過聊天和交流在與會者之間建立內部網絡。 這是展示贊助或促銷信息的絕佳方式。

11.添加一個虛擬事件主機（人工智能或人類）

即使你已經考慮了所有的可能性、挑戰、問題等，但仍然有可能出現混亂、複雜和不清楚的情況。

因此，擁有一個虛擬主機，無論是真人還是聊天機器人，都可以幫助引導與會者走上正確的道路，並提供必要的信息，這些信息可能有助於克服可能導致活動失敗的挑戰和問題。

因此，遵循這些基本步驟將幫助您以最少的投資和最大的回報組織和交付一個非常成功的虛擬活動。

C. 虛擬事件之後

12. 收集觀眾對關鍵指標的反饋

就像線下現場活動一樣，了解觀眾的體驗非常重要，尤其是當他們中的大多數人對虛擬活動的概念不熟悉時。

您可以收集有關活動、議程和活動目標以及有關虛擬活動的觀眾體驗的反饋。

這將有助於評估您的表現以及有關虛擬活動的預期結果。 此外，您將獲得有關目標是否實現的重要反饋。

13. 分享進一步的行動計劃，如果有的話

您可以共享與您的活動和觀眾相關的其他信息，就好像您有活動即將舉行，或者如果您期待與該活動相關的與會者響應。

這是通過要求用戶在社交媒體和數字渠道上分享他們對活動的體驗（僅當您的虛擬活動成功時）來增加您的潛在客戶獲取或品牌推廣的絕佳方式

必讀：虛擬活動牆：通過社交媒體虛擬吸引您的觀眾

14. 在數字頻道上分享虛擬事件記錄

由於您是前幾次組織虛擬活動，因此即使在虛擬活動結束後您也必須繼續宣傳您的虛擬活動，因為這將有助於您未來的虛擬活動。

您可以分享您的虛擬活動的記錄，同時突出觀眾的參與度和反饋。 您可以在您的網站、社交媒體和其他渠道上分享它。

這也將允許人們訪問您無法參加的虛擬活動。

全球最佳虛擬活動示例

在這裡，我們列出了一些最好的例子，包括 2022 年虛擬化的世界上最大的活動。

一、蘋果2020全球開發者大會

也稱為 WWDC，是科技巨頭 Apple 每年在加利福尼亞州聖何塞舉辦的活動，他們展示過去一年在軟件和技術方面的發展、改進和創新。

每年，他們都會邀請最有影響力和最受歡迎的技術專業人士和行業影響者來展示他們的發展並在全球範圍內引起轟動。

這是因為他們採用整體方法完全虛擬化，他們在他們的網站上分享了活動中的所有內容和流，供所有人訪問。

看看他們如何簡單而富有創意地安排了時間表、信息、導航等等，以方便觀眾。 獨特之處在於，他們賦予了它對流的個人技術觸感。

必讀：Parookaville 如何通過現場社交牆提升音樂活動的參與度

2. 2020 年悉尼 Salesforce 世界巡迴演唱會

Salesforce 是科技行業排名第一的 CRM 巨頭，每年都會舉行一次會議，展示他們如何通過創新、技術、解決方案和新產品為世界領先品牌賦能。

但 2020 年世界巡迴大會與之前的大會不同，由於疫情的原因，它全是數字化的。 但這並沒有阻止他們向全世界的人們和專業人士展示他們的非凡成就。

他們有一個專門的網站登陸頁面，其中包含來自悉尼的所有現場會議錄音。 它還顯示活動議程、主要演講者、主題演講信息、日程安排等，以獲得最大的觀眾參與度和參與度。

3. Billboard 的 Live At Home 音樂會

出於與所有其他現場直播活動被取消相同的原因，音樂會也在同一個循環中。 全球每年有數百萬人參加音樂會，觀看他們最喜歡的藝術家的表演。 '

由於今年不可能，因此世界知名娛樂媒體品牌Billboard以獨特的本質以數字方式舉辦音樂會。

他們創建了 Billboard Live At Home 系列，在他們的社交媒體平台和網站上以數字方式流式傳輸了 2 個會話，其中像 Nicky Jam、Camilo、Meghan Trainor、Lukas Graham 等藝術家在他們的家中為他們的觀眾（觀眾）表演。

最好的部分是，在表演中，有表演者的問答環節、不同的流派、不同的人口統計等。

結論

這些是 14 個最重要和最有價值的步驟（或提示或策略，無論您如何稱呼它），它們可以幫助您從頭開始構建虛擬活動並將其轉變為成功的活動。

虛擬活動有不同的類別和行業，如會議、網絡研討會、直播、音樂會等。因此，您可以根據活動的要求對步驟進行修改。

了解全球品牌和企業如何通過 Taggbox Display 提高觀眾參與度和增強活動體驗。