如何改進發票流程？ 更好開票的 8 個好主意
已發表: 2022-07-28您知道如何改進發票流程嗎？ 有必要這麼費時費力嗎？ 開具發票的過程似乎很困難，尤其是如果您以前沒有與該主題接觸過。 然而，事實證明，允許獨立開具發票的工具可以極大地促進整個過程。 多虧了這些工具，您可以獲得更多時間，更重要的是，您可以加快資金流動的進程。 如何改進發票流程？ 要找出閱讀文章並使用我們開發的清單。
如何改進發票流程？ - 目錄：
- 設置自己的條件
- 收集所有信息
- 工作完成後開具發票
- 使用現成的模板
- 糾正可能的錯誤
- 自動化發票流程
- 密切關注付款期限
- 使用應用程序優化發票流程
設置自己的條件
這可能會讓您感到驚訝，但即使是在向客戶發送報價的步驟中做出的微小努力也可能極大地促進開票過程。 這怎麼可能？ 從一開始就清晰透明地介紹財務問題有助於避免以後出現任何不必要的誤解。 客戶在接受您的報價時應該確切地知道他必須支付多少以及何時支付。
決定您是根據工作時間還是根據整個項目進行結算，並指定付款截止日期。 如果您對較早的付款給予折扣，您必須在開始時通知您的客戶。 警告您的客戶有關延遲付款的利率。 讓他們知道，您開具發票的日期是什麼時候。 在合作開始時，有關付款的信息越多，您的客戶在付款過程中的疑慮就越少。
請記住保留所有安排的書面形式。 任何書面形式，甚至是電子郵件或即時通訊工具的消息，都已足夠。 如果您忘記明確設置條件怎麼辦——只需在開具發票之前完成。 這樣您就可以在發送發票後避免不必要的問題。 解釋所有誤解需要時間，這意味著您只有在討論完所有相關問題後才能獲得付款。
收集所有信息
在開具發票之前，請檢查您是否擁有此流程所需的所有信息。 每張發票上都必須包含一些信息。 不能缺少任何物品。 你會需要：
- 客戶的姓名和姓氏（公司名稱可選）
- 客戶地址（物理地址和電子郵件）
- 客戶電話號碼（非必須但方便聯絡）
- 客戶的稅號
- 選擇的付款方式
- 發票開具日期
- 發票金額
- 發票上的位置描述
- 客戶的其他重要信息
已經收集了這樣一組信息，開票過程應該不會花費太多時間。 為什麼在開票過程之前收集所有信息是有益的？ 當您手頭有所有信息時，您無需在開票期間搜索它，這意味著您可以保持在流程中。
工作完成後開具發票
工作完成後，您仍然記得委員會的所有細節。 您確切地知道訂單或協議中的內容。 這將允許您在發票上創建準確的描述。 即使您的記憶力非常好，將開發票過程推遲到以後也不是一個好主意。
發票應該及時，否則您的客戶可能會認為您不一定期望快速付款。 此外，由於文件的累積，發票的任何延遲都會使整個過程變得更加困難——您將不得不花費一整天的時間來處理它們。
持續處理文檔不僅可以均勻分配工作量，還可以降低遺漏任何發票的風險。 電子發票在許多方面都具有優勢——您可以隨時開具，甚至在周末，並立即將它們發送到承包商的電子郵件中。 發票的紙質版本必須打印出來，並在工作日內通過傳統郵寄方式作為信件發送。
使用現成的模板
有些過程是重複的。 發票處理就是其中之一。 發票的形式在法律中有規定，因此發票上的大部分內容保持不變。 無需考慮發票的元素，而是使用現成的模板。
每個現成的發票模板都應包含所有必要細節的空間——不會丟失任何東西。 只需填寫空白處，您的發票就完成了。 在此過程的這個階段，具有必要詳細信息的數據庫將特別有用。 通常，模板可能會根據您的活動特點進行調整。 有多種類型的模板供您選擇。 其中一些是非常傳統的、官方的，另一些則展示了有趣的設計，或者它們的形式側重於透明度。 要根據您自己的需要調整模板，您可以添加您公司的徽標或使用與您的品牌相關的顏色。
糾正可能的錯誤
使用模板可以避免大多數可能的錯誤。 模板通常包括發票的所有必要元素。 不過，錯誤隨時可能發生。 在將您的文件發送給客戶之前，請徹底檢查並記住將您的發票與訂單或協議進行比較。 最好在將發票發送給客戶之前檢查所有詳細信息，而不是製作更正發票，這會導致等待付款的時間更長。
自動化發票流程
大多數操作可以使用計算機軟件完成。 計算機也可以幫助處理髮票。 您可以創建自己的客戶數據庫——您只需將數據輸入系統一次，以後就可以一次又一次地使用它們。 好的發票軟件有助於避免發票過程中的錯誤。
發票流程的自動化對於經常性發票特別有用。 為什麼？ 您擁有相同的客戶詳細信息、金額和描述，您所要做的就是設置付款日期或頻率，剩下的一切由程序完成。 在電子發票的情況下更容易——該軟件可以開具發票並將其發送給客戶。 這是發票處理的巨大改進。
密切關注付款期限
開具發票的過程不僅包括開具發票並將其發送給客戶，還包括確保按時付款。 這是整個開票過程中的最後一個動作，但仍然不是最不重要的。 持續關注所有付款的截止日期是非常有益的。
有時在付款日期之後，您的帳戶中仍然沒有任何資金。 您可以向客戶發送一個溫和的提醒——機智和禮貌在這裡非常重要。 客戶有權在最後一刻付款，即使是輕微的遲到也不能成為嚴厲譴責的理由。 即使您必須確認自己的利益，也最好與客戶保持良好的關係。
使用應用程序優化發票流程
要優化發票流程，請使用發票應用程序——它有助於跟上所有上述政策。 通常，該應用程序具有現成模板、客戶端數據庫和尋址模塊等功能。
由於計算的自動化，發票申請有助於避免數字錯誤。 附加功能允許定期開票、發送提醒和監控付款狀態，甚至向債務人發送付款要求。
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作者：安迪尼科爾斯
具有5個不同程度和無窮動力儲備的問題解決者。 這使他成為一個完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，對世界的開放和好奇是他最看重的品質。