如何透過HR系統維護員工檔案數據

追蹤員工檔案資料對於任何公司都很重要，以確保資訊保持安全和可存取。 在人力資源系統（HR 系統）的幫助下，管理這些資料變得更有效率和簡化。

有效維護的員工資料庫不僅可以節省時間，還可以在人力資源管理中做出更明智的決策。 它提供了員工的詳細信息，具有對關鍵數據點的清晰可見度和控制力。

在本文中，我們將嘗試了解員工檔案資料管理，以及如何在人力資源系統中使用和維護這些資料。 我們還將討論建立員工檔案資料的步驟以及儲存在人力資源系統中的資料類型。 因此，讓我們探討組織如何透過人力資源系統維護員工檔案資料。

什麼是員工檔案：了解員工檔案

員工檔案，顧名思義，是一份詳細概述一個人的專業身分和背景的文件。 它不僅涵蓋基本的聯繫方式，還包含對有效人力資源管理至關重要的大量資訊。

這包括基本訊息，如姓名、聯絡資訊、職位、教育資格、專業經驗、技能、顯著成就、個人興趣，甚至是職業抱負。

員工檔案是一部協作傑作，由員工和組織共同撰寫。 透過它，經理和同事可以深入了解個人的貢獻、能力、優勢和專業領域，從而了解他們為組織帶來的貢獻。

值得注意的是，員工檔案是動態文檔，隨著員工在組織內的旅程而不斷發展。 任何更新，例如新的培訓或認證、獲得的技能或工作角色的變更都會立即反映在員工檔案中，使其成為個人成長和學習的最新和反映性的記錄。

如何正確使用員工檔案資料？

正確利用員工檔案資料對於有效的人力資源管理和組織的成功至關重要。 在內部，這些記錄是製定優先考慮公平和平等的就業政策的基石。 透過分析員工統計數據，組織可以確保促進平等機會的公正政策。

此外，員工檔案資料使組織能夠優化績效管理策略。 透過維護工作技能、教育、認證和職業歷史的全面記錄，管理人員可以獲得對其團隊內的能力和資源的寶貴見解。

在這些資訊的支持下，管理者可以做出數據驅動的決策，確保將任務分配給具有必要技能和經驗的個人。

開始在人力資源系統中進行員工檔案資料管理

開始使用員工檔案資料管理系統是一項策略性工作，旨在最大限度地發揮員工潛力和組織準備。 在人力資源系統中維護員工檔案資料之前，需要記住以下幾點：

• 設定您的目標：在建立員工檔案之前，請為該計劃制定明確的目標。 確定您的目標是加強內部溝通、支持職涯發展或促進團隊建立。 預先定義您的目的可確保一致性並促進員工了解該計劃的重要性。
• 建立員工個人資料範本：建立適合您組織的獨特需求的自訂員工個人資料範本。 使用 Microsoft Word 或 Google Docs 等文字處理工具來設計易於遵循並允許捕獲相關資訊的範本。 借助MyCo ，您可以透過一致的格式、清晰的說明以及適應不同角色和背景的靈活性來確保清晰度。
• 易於使用：設計一個用戶友好且直覺的模板，供員工完成。
  清晰的說明：為每個部分提供範例和指南，以促進準確和一致的資料輸入。
• 靈活性：允許員工根據相關性將某些部分留空，確保不同角色的適應性。
• 讓人們參與：透過強調員工檔案對個人和組織的好處來鼓勵員工參與。 主持會議或發送訊息，以傳達員工檔案的價值並解決員工提出的任何疑慮或問題。
• 收集資訊：透過向員工分發範本和隨附說明來啟動個人資料完成流程。 透過教程或演練提供指導，並鼓勵回饋以簡化流程。 將個人資料填寫納入新員工的入職流程中，以確保按時收集全面的資料。
• 儲存在集中式系統中：利用集中式系統（例如MyCo ）來安全地儲存和管理員工檔案。 集中儲存有助於經理、人力資源人員和員工輕鬆存取和導航，從而增強組織內的協作和溝通。
• 確保隱私和安全：透過提供強大的安全措施來保護敏感數據，解決員工的保密問題。 利用MyCo等具有加密和可自訂存取權限的數位平台，將資料存取限制為僅限授權人員。
• 明智地使用檔案：將員工檔案用作繼任計劃、人力資源管理以及培訓和發展計劃的寶貴資源。 利用個人資料資料來確定技能差距，促進明智的決策，並促進團隊和部門之間的透明度和協作。

建立員工檔案的步驟

在人力資源系統中建立員工檔案是有效管理勞動力資料的關鍵步驟。 下面我們把整個過程寫成了一個清晰的步驟：

第 1 步：導覽至員工檔案創建

首先造訪 HRMS 平台並找到建立新員工檔案的選項。 這通常可以在“員工”或“個人資料”部分下找到。

第 2 步：開始建立設定檔

點擊指定的「建立」按鈕開始員工檔案建立過程。 此操作會提示出現一個新窗口，其中顯示用於輸入員工詳細資料的表單。

第三步：輸入基本資訊

填寫員工姓名、職位等基本資料欄位。 此外，如果需要，還可以指派標籤以方便快速識別資料並上傳員工的照片。

第 4 步：提供聯絡方式

輸入與工作相關的聯絡訊息，包括工作個人手機號碼、工作電話號碼和官方電子郵件 ID。 從下拉式選單中選擇適當的公司，特別是當平台支援多個公司基地時。 指定員工的部門、經理和教練。

第 5 步：添加其他詳細信息

瀏覽各種選項卡，例如簡歷、專業和私人資訊以及人力資源設置，以提供全面的員工詳細資訊。

第6步：填寫履歷資訊

在「履歷」標籤下，輸入員工的教育資格、技能和經驗。 利用「建立新條目」按鈕新增履歷行，並儲存詳細資訊以豐富員工檔案。

第 7 步：整合技能

同樣，在「技能」部分下加入員工的技能。 使用提供的欄位指定技能類型、技能、技能等級和進度等級。 保存詳細資訊以將技能包含在員工檔案中。

第 8 步：提供工作信息

在「工作資訊」標籤下，輸入與工作相關的詳細信息，例如工作地址、工作地點、休假和費用審批人以及工作時間。

第9步：輸入私人資訊

導航至「私人資訊」標籤，輸入員工的私人詳細信息，包括地址、電子郵件、電話號碼、語言偏好、婚姻狀況、家屬、緊急聯絡人和工作許可證詳細資訊。

步驟 10：設定 HR 設定

在「人力資源設定」標籤中，定義員工類型、相關使用者、加入日期、薪資詳細資料、出勤詳細資料和每小時的考勤表成本。 儲存設定以完成員工檔案建立。

第 11 步：查看並儲存

檢查所有填寫的詳細資訊以確保準確性和完整性。 滿意後，點擊「儲存」按鈕儲存員工檔案。

第 12 步：存取和管理個人資料

儲存後，最近建立的員工檔案將反映在員工儀表板中。 利用智慧選項卡和按鈕存取和管理員工檔案的各個方面，包括合約、休假、文件、薪資等。

員工資料管理系統中儲存的資料類型

當涉及到在員工資料管理系統中儲存資料時，了解所涉及的資訊類型非常重要。 這是一個細分：

• 人事資訊：這包括有關員工和工作經驗的基本詳細資訊。 它涵蓋簡歷、背景調查、晉升記錄、紀律處分和解僱文件等資訊。 員工和經理通常可以存取人事資訊。
• 薪資資訊：薪資資料很敏感，應謹慎處理。 它包括與付款相關的詳細信息，例如直接存款的銀行帳戶資訊以及政府或貸款機構的就業核實文件。
• 醫療資訊：此類別涉及員工健康和醫療相關休假的詳細資訊。 它包括與《家庭和醫療休假法》、《1995 年殘疾人法》、育嬰假和藥物測試結果相關的記錄。 醫療資訊的取得通常僅限於人力資源部門和員工本人。
• 人口統計資料：人口統計涵蓋有關員工的性別、年齡、種族、民族、退伍軍人狀況、殘疾狀況和其他特徵的資訊。 雖然並非總是單獨存儲，但必須小心處理這些數據並只收集必要的數據。 存取應僅限於授權人員。
• 政府表格：表格 11 等文件，用於核實就業資格、根據適用的病假規定提出請求、為殘疾人提供便利以及要求工傷賠償。 對於雇主來說，遵守這些規定對於防止任何潛在的罰款或處罰非常重要。

結論

使用人力資源系統維護員工檔案資料不僅僅是保存記錄，還為組織提供可行的見解，以做出基於數據的決策並創造蓬勃發展的工作環境。

透過集中和組織人事、薪資、醫療、人口統計和政府表格數據，MyCo 確保管理員工資訊的合規性、效率和透明度。

透過正確利用員工檔案並遵守監管要求，組織可以培養信任、公平和問責的文化，同時釋放員工隊伍的全部潛力，實現持續成功和成長。