如何準備成功的項目應急計劃？ | #21 項目管理入門

已發表: 2022-12-19

如何準備應急計劃？ 放下的時候最好循序漸進。 這樣，當危機來臨時，您可以從容地伸手去拿被稱為“Plan B”的文件夾。

項目應急計劃——目錄：

  1. 介紹
  2. 什麼時候值得更改項目實施計劃？
  3. B計劃：機會和威脅
  4. 如何準備應急計劃？
  5. 概括

介紹

根據對風險區域的分析創建項目應急計劃。 其目的是在事情未按計劃進行時將損失降至最低，並利用沿途突然出現的不可預見的機會。 換句話說，應急計劃用於優化如何應對風險。

它可以包括應對緊急情況或出現意外增長機會時的想法。 例如，它可能包括在超出預算或出現有前途的投資者時獲得額外融資的想法。 應急計劃還可以指示在關鍵專家突然缺席或可能僱用額外人員的情況下在團隊內重新分配職責的選項。 應急計劃的準備還允許您定義定義整個項目應立即停止的市場情況的條件。 但是什麼時候應該決定實施 B 計劃呢？ 以及如何制定應急計劃為最有可能發生的情況做準備？

什麼時候更改項目實施計劃是個好主意？

風險伴隨著任何項目的實施。 應在啟動階段對其進行評估，然後在整個持續期間對其進行監控。 根據PMBOK，最有效的方法是主動應對變化，即在風險達到臨界點之前根據情況調整行動方案，接受一定程度的風險，避免不惜一切代價避免風險。

應急計劃的實施應取決於幾個因素。 首先，回應應該是：

  • 足以達到威脅級別——也就是說，我們不會因為項目經理感冒而中斷項目，
  • 現實——也就是說，考慮到威脅出現的背景，例如，如果原材料價格在全國范圍內快速上漲，我們不會花時間去尋找更便宜的供應商，
  • 在考慮各種應對方案後，由負責的人有意識地採取。

很多時候，應急計劃可以使情況迅速得到控制。 通過設計良好的方式來應對突發事件，項目可以回到正常的實施軌道上。 然而，有時實施應急計劃涉及重塑項目的重要領域。

contingency plan

B計劃：機會和威脅

應特別注意哪些類型的風險？ 一個項目的實施計劃在兩種情況下值得改變：當它有助於避免災難或取得明顯更好的結果時。 在風險增加時更改計劃通常會伴隨以下問題：

  • 延誤項目實施，
  • 預算超支，
  • 技術問題和故障，
  • 團隊問題，
  • 利益相關者信心的喪失。

相反，促使轉向 B 計劃的機會包括但不限於：

  • 新的技術機會，
  • 預算盈餘，
  • 團隊工作效率高於預期，
  • 對項目所針對的產品或服務的需求突然增加。

如何準備應急計劃？

我們應該在計劃實施的項目計劃的同時制定應急計劃。 通過分析實現項目目標所需的里程碑，更容易想像特定行動可能伴隨的可能性和風險。

一個好的應急計劃會考慮到發生概率最高的風險。 這是因為不可能為所有情況做好準備，而且在外星文明襲擊的情況下制定行動計劃效率低下。

但是，有經驗的項目經理可以預測最有可能存在風險的區域。 例如，在為客戶構建軟件的項目中，主要風險將涉及不斷變化的需求。 正是針對這樣的情況，我們應該做好預案。 例如，我們需要提前假設並在合同中寫入明確定義的驗收標準以及成品必須滿足的條件，以及針對此類項目採用的敏捷方法。

儘管每個項目都需要單獨處理，但在準備應急計劃時應牢記一些原則：

  1. 預測風險。 避無可避，不如迎難而上。
  2. 為最可能發生的情況準備詳細的行動計劃。 大綱在危機中無濟於事。
  3. 將威脅作為變革的機會。 也許它會使項目比您預期的更成功。
  4. 不要試圖向團隊解釋一切。 大多數團隊成員的頭腦中並沒有針對整個項目的計劃，因此他們甚至可能不知道其實施情況。 只告訴他們與他們的工作直接相關的內容。
  5. 幫助團隊完成變革。 如果變更涉及到項目如何實施或團隊如何協同工作，要特別注意每個人是否熟悉新的做事方式。

概括

應急計劃是一種主動應對項目風險的方法。 它可以讓您減少緊急情況造成的損失，例如交貨延遲或客戶流失。 它還使您能夠利用即將到來的機會，這些機會提供了更快或更好地實現項目目標的可能性。

如果您喜歡我們的內容，請在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest、TikTok 上加入我們忙碌的蜜蜂社區。

How to prepare a successful project contingency plan? | #21 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

查看所有帖子

最重要的問題

  1. 當項目有風險時是否需要實施應急計劃？

    應急計劃的實施視情況而定。 由項目經理評估情況的嚴重程度以及是否開始實施 B 計劃。如果情況需要，他或她可以與項目團隊成員、組織的管理層或利益相關者協商決定。

項目管理入門：

  1. 什麼是項目？
  2. 什麼是項目管理？
  3. 如何管理項目？
  4. 項目管理方法
  5. 項目類型
  6. 4 項目示例
  7. 項目的優先次序
  8. 項目活動領域
  9. 項目管理成功的定義
  10. 為什麼要使用項目管理軟件？
  11. 如何選擇最好的項目管理軟件？
  12. 項目管理軟件概述
  13. 項目生命週期
  14. 項目願景是什麼？
  15. 項目目標。 它是什麼以及如何定義它？
  16. 立項階段——要注意什麼？
  17. 項目管理中的規劃領域
  18. 什麼是項目進度表，它有什麼用？
  19. 如何在項目中使用里程碑？
  20. 項目執行
  21. 如何準備成功的項目應急計劃？
  22. 項目收尾的重要性
  23. 項目失敗。 項目失敗的5個原因
  24. 管理4P：項目、產品、項目群和項目組合
  25. 項目經理最重要的任務和職責
  26. 最有用的項目經理技能
  27. 如何成為項目經理？
  28. 每個項目經理都應該閱讀的 5 本書
  29. 如何組建項目團隊？
  30. 工作分解結構——如何在項目中委派工作？
  31. 如何在混合工作中帶領團隊？
  32. 項目經理在與團隊合作時面臨的挑戰
  33. 項目會議的類型
  34. 項目監控。 看什麼參數？
  35. 如何寫出令人信服的
  36. 如何界定項目範圍，避免範圍蔓延？
  37. 可行性研究——我們可以實施這個項目嗎？
  38. 項目中的風險分析和促進它的工具
  39. 如何創建項目章程？
  40. 什麼是利益相關者登記冊？
  41. 項目管理規劃中的甘特圖
  42. 如何編制項目預算？
  43. 項目中的時間管理
  44. 如何創建項目風險登記冊？
  45. 項目風險管理策略
  46. 項目營銷
  47. 項目變更的來源和領域
  48. 項目管理變革模型
  49. 敏捷之後是什麼？ 項目管理中的方法