如何防止工作重疊和重複

團隊合作當然會創造夢想——但當任務重疊或重複而沒有積極的結果時，則不會。 重複工作或工作重疊是項目經理或領導者最大的敵人，因為他們沒有針對正確的目標。 重複工作往往會導致資源枯竭。

讓我們找出重複何時真正起作用，如果沒有，那麼如何避免它。

什麼是重複勞動？

在深入研究重複工作之前，讓我們先了解一下重複工作的含義。 簡單地說，重複工作是指兩個或更多人為完成類似任務而付出相同的努力。 重複勞動是否意味著生產力降低？ 這裡的關鍵是結果。 如果儘管重複努力，結果仍然沒有改變，那將是徒勞的。 但是，當您能夠通過重複努力產生不同的結果時，它就會富有成效。

例如，讓我們考慮一個玩具製造廠的場景。 生產線上的工人需要一個小時來包裝 25 箱玩具車。 將另一個工人添加到同一行。 現在你有兩個工人，每個人每小時包裝 25 箱玩具車。 這得出了每小時 50 輛玩具車的結果。 在這種情況下，由於重複勞動，結果加倍； 從而提高生產力。

想像一下，同一家工廠的營銷部門正在研究推出一種新玩具以瞄準季節性銷售。 該公司的產品團隊可能會努力做同樣的事情，但不知道營銷部門也在做同樣的任務。 在一天結束時，首席運營官最終會針對同一任務提交兩份報告。 在這裡，重複努力導致了同樣的結果。 兩份報告可能有不同的見解，但如果兩個團隊儘早合作，他們本可以發現他們工作中的相似之處，並將工作分配給彼此，以生成更有洞察力的報告。

如您所見，重複努力和工作之間只有一線之隔。 雖然重複工作並不總是壞事，但如果管理不善，它會導致組織的時間和資源的浪費。

如何防止工作重疊和重複？

現在你想知道，“我如何克服重複工作？”

第一步是仔細分析每個重複工作的結果，以確定其對整體生產力的影響。 如果重複的工作迫使團隊成員的工作效率降低，那麼您需要採取措施確保不會發生工作重疊。 這更容易在有經理或負責人監督每個團隊成員工作的各個團隊中進行監控。

在大多數情況下，當跨職能團隊之間沒有適當的溝通渠道時，就會發生重複工作。 以下是您可以遵循的一些步驟，以避免重複工作。

定期溝通

換句話說，交談、聯絡和參與！ 溝通是防止重複工作的第一步。

由於跨職能團隊之間缺乏溝通，會出現重複工作。 在我們之前的示例中，如果營銷團隊和產品團隊之間有適當的溝通渠道，他們就可以一起合作和研究。 因此，確保團隊之間和團隊內部有適當的溝通渠道非常重要。

您可以使用傳統的正式方法，例如日常工作計劃會議； 或電子郵件或應用程序，例如 Slack、Google Chat 或 Microsoft Teams，以促進團隊成員之間的無縫溝通。

在大型組織中，定期舉行會議可能不切實際； 但是團隊領導可以相互承認他們所從事的項目。

有效的溝通渠道現在比以往任何時候都更加重要。 這是由於公司越來越傾向於採用遠程工作結構。 在這種情況下，需要不斷的溝通來保持工作的透明度，同時建立團隊關係。

跟踪和衡量進度

跟踪分配給每個團隊的任務並衡量進度非常重要。 與您的團隊成員合作，制定行動計劃，列出所有需要完成的任務。 在開始新項目或執行日常任務時進行此練習。 與每個團隊進行討論，以設定現實的時間框架來完成這些可交付成果。

然後可以根據優先級順序在看板上跟踪分配。 這種做法有助於確定已完成的工作量、需要完成的工作以及阻礙因素在哪裡。

它還將讓您清楚地了解需要團隊領導注意的地方以及必須採取哪些措施來消除阻礙。

Creately 是一個在線可視化工作空間，可在項目規劃期間實現工作流的可視化，以便及早識別和防止工作重複。 在泳道圖上繪製項目工作流程，為每個團隊分配任務和資源。 在單個畫布上可視化您的整個項目有助於避免在多個應用程序之間來回跳轉以進行項目跟踪的麻煩。 Creately 可以輕鬆確定誰在做什麼，從而消除任務重疊的機會。

保持透明並讓您的工作易於訪問

當你完成一個項目時，留下你所做工作的遺產。 讓公司中所有相關團隊成員都能訪問您的工作。

確保有一個數據庫可以促進無縫訪問以前的研究和項目工作。 這將幫助嘗試未來項目的同事收集有關已完成工作的知識，消除重複工作的空間。

它還將啟發他們了解潛在行動方案的結果，並闡明應該採取哪些不同的做法。

Creately 可以作為中心樞紐，集中所有項目內容、任務和溝通，從頭腦風暴和計劃到執行。 它為思維導圖、親和力映射、衝刺計劃、項目時間表、工作流映射等提供可定制的框架。 Creately 的協作功能包括應用內視頻會議、鼠標跟踪和評論，讓用戶可以協同工作並無縫共享信息。

第二次是“不總是”的魅力

重複工作並不總是壞事。 但是，如果沒有針對適當的結果，重複工作可能會非常耗時且乏味。

聰明地對待你的工作方式。 在當今的商業環境中，您不能再在孤島中工作。 不要猶豫與您的同事互動，並與他們保持持續的溝通。 對彼此分享知識持開放態度，並專注於實現集體目標。 有效的溝通和協作將確保公司中的每個人在共同走向成功的過程中做有意義的工作。