如何進行富有成效的遠程會議 | 最佳實踐和模板

事實：遠程團隊往往比現場工作人員召開更多會議。

如果您目前在家工作，您知道這是真的。

有時事情可能看起來失控； 屏幕上有太多的面孔，太多的人同時說話，有些人加入晚了，不知道其他人在說什麼，然後突然每個人的注意力都集中在某人的貓身上，它決定不請自來地加入通話。

但會議很重要。 對於遠程團隊來說，這是幫助所有人保持一致的一件事，無論他們身在何處。

下面列出了一些做法，可幫助您在家中舒適地召開高效的遠程會議。

準備好潛水了嗎？

遠程會議最佳實踐

1. 確定與會者並幫助他們做好準備

決定誰需要參加會議取決於會議的實際目標。

在計劃虛擬會議時，您需要更加考慮參加會議的人員，因為您使用的工具、多個時區和相互衝突的日程安排可能存在限制。

在確定會議時間之前，請務必檢查與會者自己的日程安排。

在辦公室裡，你可以更隨意地討論議程，因為你可以在吃午飯時分享更多信息，在走廊裡互相擦肩而過，互相交談等等。

不過，虛擬會議需要更多的前期準備。

請務必提前幾個小時（如果不是前一天）發送議程、會議的目標/目的以及其他資源或您將在討論期間使用的應用程序的鏈接。

這將使與會者通過安裝任何所需的軟件、閱讀、研究、將會議安排到他們的一天以及處理任何其他技術要求來為即將發生的事情做好準備。 同時明確每位與會者在會議期間應扮演的角色。

2. 明確遠程會議指南

會議指南有助於更好地管理事情。

闡明您希望每位與會者做什麼/貢獻，以及他們在網上應該如何行事（即他們是否應該等到其他人完成發言後再發表他們的意見，他們是否應該在其他人講話時打開相機並將麥克風靜音等.)。

您可以在隨議程發送的介紹性電子郵件中提及這些準則。 或者在會議開始時花幾分鐘時間提及這些。

同時，與會者可以通過遵循這些簡單的在線會議禮儀指南來幫助保持事情更有​​效。

• 衣著端莊
• 確保您的背景專業且適合工作（即沒有床、凌亂的房間等）
• 不說話時將麥克風靜音
• 不要分心。 不要盯著手機、在鍵盤上打字或在其他人演示時處理其他任務
• 將手機設為靜音並關閉其他通知
• 等待輪到你。 不要在其他人說話或談論他們時打斷他們
• 如果您有意見或問題，請在發言前引起注意。 要么做一個手勢，要么說“問題”或“評論”
• 準備好。 確保您的連接、攝像頭和麥克風在會議開始前工作正常

提示：為與會者分配引導者、記筆記者、計時員等角色。在不同的日子輪換這些角色，以保持他們的參與度。

3.選擇合適的遠程會議軟件

所有成功的虛擬會議有什麼共同點？ 一套很好的工具來促進它和它的目的。

您可以根據自己的需要選擇多種工具。

Zoom：這是一個基於軟件的會議室解決方案，允許團隊在有或沒有視頻的情況下在線開會。 當您想與更大的團隊討論某​​事並希望在視頻中看到他們的反應時，此工具將非常有用。

Slack：Slack 是一款消息應用程序，也可用於音頻和視頻通話。 您可以有一個單獨的 Slack 頻道，您可以在其中為您的每日站立或每週項目簽到設置提醒，將您的會議記錄與帖子一起記錄或直接在 Slack 頻道等。但是，它只允許視頻群組通話一共15人。 因此，它最適合小型團隊進行短期會議。

Creately：想通過在線白板上的可視化來解釋一個想法或概念嗎？ 對於想要在會議期間使用思維導圖進行頭腦風暴或流程圖來討論新流程等的團隊來說，Creately 是一個很好的工具。 憑藉其實時協作功能，每個人都可以在同一畫布/板上同時編輯和共享評論。

Google Docs：無論是創建會議議程、共享會議記錄，還是共同製定項目提案，Google Docs 都是一個很棒的工具。 每個人都可以實時協作和編輯文檔、聊天和評論，您可以隨時使用修訂歷史恢復到文檔的舊版本。

您還可以結合使用這些工具來實現會議目的。 例如，您可以使用 Slack 相互交談，並使用 Creately 來解釋和記錄您的策略。 與團隊的其他成員共享您的屏幕，以便每個人都可以看到您正在處理的內容，或者從您的 Slack 頻道（使用 Slack 的 Creatly 插件）創建您的 Creately 文檔，讓每個人都可以快速訪問它。

提示：盡可能多地使用視頻，因為它是在家工作時最接近面對面交流的方式。 此外，它還讓您有機會閱讀與會者的肢體語言，並確保他們真正在關注。

4.分配一些時間來打破僵局

對於遠程團隊，會議也可以是建立關係的時間。 與其直接討論官方事務，不如在會議開始時花點時間打破僵局。 這也將有助於讓參與者在接下來的幾個小時內參與進來。

您可以在虛擬會議室中四處走動，詢問每個人他們這一周過得怎麼樣，或者談論每個人都受到影響的當前事件。

提示：在正式討論手頭的事情之前，一定要提醒每個人會議的目標。

5. 做筆記並製定行動計劃

記錄會議期間分享的所有想法很重要。 它可以與那些錯過會議的人共享，並用於稍後創建您的行動計劃。

與討論事物和尋找解決方案同樣重要的是分配參加會議的每個人的可交付成果和行動項目來實施計劃。 同時，明確截止日期以及下次會議的召開時間也很重要。

如果您使用的是任務管理工具，則可以快速計劃其上的所有內容。 您還可以使用行動計劃模板（查看下面的模板）來確定優先事項。

提示：發送一封電子郵件，概述所有內容，包括會後分配給他們的行動項目。

在遠程會議期間保持高效的 7 個模板

以下是一些您可以在虛擬會議期間立即使用的模板。 只需單擊模板即可在編輯器中打開它。 與其他人共享編輯/審閱鏈接以進行協作。

行動計劃

使用此行動計劃模板，隨時隨地制定角色和職責、資源、截止日期等。

會議記錄

使用這個簡單的模板來記錄會議記錄，讓您的會議記錄井井有條。 您可以稍後將其與摘要電子郵件一起附加或在您的 Slack 頻道上共享以授予其他人訪問權限。

開始 停止 繼續

反思團隊應該開始執行、停止執行並繼續使用此模板執行的操作。

思維導圖

使用此模板圍繞一個主題進行頭腦風暴。 您可以使用顏色編碼來識別不同與會者添加的想法。

魚骨圖

使用此魚骨圖簡化問題解決並找到問題的根本原因。

創意板

收集、組織和優先考慮通過創意板收集的創意。 您還可以使用親和力圖對想法進行分類並找到趨勢/模式。

團隊章程

使用此團隊章程模板協作明確團隊方向並建立邊界。

進行富有成效的虛擬會議還有更多提示嗎？

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