如何發送發票？ 有用的工具
已發表: 2022-08-29每個自由職業者、小企業主或企業家每個月都會開具發票。 他們是接收已完成工作或交付貨物的付款所必需的。 但是僅僅簽發這樣的文件並不能保證收到付款。 為了取得圓滿成功，有必要將其交付給承包商。 從本文中，您將了解如何發送發票的 3 種方法以及在此過程中特別方便的工具。
如何發送發票 - 目錄：
- 如何寄送紙質發票？
- 如何準備電子形式的發票？
- 如何創建和發送帶有發票的 PDF 文件？
- 發票應用程序如何為您提供幫助？
如何寄送紙質發票？
儘管互聯網已經在我們的家庭和辦公室中佔據了一席之地，但絕大多數發票都是通過傳統郵件發送的。 根據報告 E-Invoicing / E-Billing。 數字化和自動化 多達90% 的發票以紙質形式發送給收件人。
不幸的是，這有其缺點。 其中之一是將信件送到指定地址所需的時間。 發貨時，您需要考慮到獲得付款的整個過程。 您需要記住，很多人可能會附在紙質文件上。 他們會希望您以這種形式向他們提供發票。 誠然，您可以說服一些人以電子方式開具發票，但在其他情況下，您必須適應客戶的意願。
發送紙質發票所需的大多數工具在任何辦公室都可用。 您將需要一台帶有打印機、辦公軟件和信封的電腦。 雖然您可以用專門準備的表格手寫發票，但處理電子文檔要容易得多。
使用文字處理器或電子表格，您可以準備包含所有必要元素的文檔。 然後你需要打印它，把它放在一個信封裡，給它寫地址然後寄出去。 大多數流行的文字處理器允許您在信封上打印，因此您不必為手寫地址而苦惱。 你剩下要做的就是買一張郵票，然後把信寄給承包商。
如何準備電子形式的發票？
紙質文件的替代方案是電子發票。 您不需要特殊的軟件來創建它，因為您每天使用的軟件——一個簡單的電子表格或文字處理器——就足夠了。 與通過傳統郵件發送的文檔一樣，您首先必須創建發票，但您應該保存以這種方式創建的文件，而不是打印。
避免使用 DOC 或 XLS 等格式，因為儘管它們很常見且易於打開，但它們有一個主要缺點 - 以這種方式準備的文檔很容易編輯。 誠然，您可以選擇使用密碼保護此類文件的編輯，但最好使用經過驗證的解決方案 - PDF 文件。 通過發送這樣的文件，您可以確定沒有人會干擾其內容。
如何創建和發送帶有發票的 PDF 文件？
例如，您可以使用 Web 上可用的轉換器之一（例如 Adobe Acrobat）來創建 PDF 文件。 只需選擇之前保存在 DOC 文件中的發票，程序將自動執行轉換為 PDF。 根據您的計算機設置和文字處理器/電子表格中可用的選項，您還可以在程序中選擇將文件保存為 PDF 格式的選項。
將以這種方式準備的文檔作為附件添加到電子郵件中。 通過此步驟開始向客戶端創建消息是一個好主意。 這將確保您不會發送沒有附件的電子郵件。 在消息的標題中，您可以包含發票適用的項目名稱。 電子郵件的內容應該簡短而中肯，但請記住保持禮貌的語氣。 您可以感謝他們過去的合作，鼓勵使用未來提供的服務，如果是部分發票，請註明它涉及的工作階段。
發票應用程序如何為您提供幫助？
這是一個顯著促進發票發送的工具，因為它為您提供了最廣泛的選擇。 如果您與需要紙質文件的公司合作，您只需根據客戶的意願簽發、打印並通過普通郵件發送發票。 對您的好處是此類應用程序帶有現成的發票模板，因此您可以確保它們符合您所在國家/地區的法規。
您也不必擔心增值稅稅率或計算和匯總的正確性。 只需選擇適當的稅率，輸入商品/服務的淨值，程序就會計算項目本身的價值以及稅金。
使用免費的發票應用程序，您可以輕鬆地將電子發票直接發送到接受這種通信形式的承包商的電子郵箱。 此類文檔會立即以 PDF 格式保存，因此將此類文件轉換為可確保數據完整性的格式不會有任何問題。 只需單擊幾下，您就可以發送以這種方式準備的發票。 您不必登錄到您的電子郵件——您可以在應用程序中進行所有操作。 您可以輸入消息的主題、完成其內容或使用準備好的模板，這可以節省時間並顯著縮短您的工作時間。
重要的是，您再也不會碰巧發送沒有附件的電子郵件，因為通過單擊“發送”按鈕，您發出的發票會自動附加到郵件中。 與標準電子郵件一樣，您可以選擇郵件的收件人、添加更多收件人，甚至發送隱藏副本。 這在與大公司打交道時很實用，因為您可以將發票發送給與您一起進行項目的人，也可以直接發送給會計部門。
如果您喜歡我們的內容，請加入我們在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest 上忙碌的蜜蜂社區。
作者：安迪尼科爾斯
具有5個不同程度和無窮動力儲備的問題解決者。 這使他成為一個完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，對世界的開放和好奇是他最看重的品質。