如何專業地開始發送電子郵件 [+模板]

電子郵件是我們當今的主要交流方式，開始使用電子郵件是專業和個人交流的重要方面。 無論是為了工作、學校還是個人目的，我們都需要知道如何正確地開始一封電子郵件。

無論您是與業務合作夥伴、潛在客戶還是同事交流，電子郵件的開頭方式都會為您的其餘信息定下基調。 事實上，一封寫得很好的電子郵件介紹可能是成功或不成功對話的區別。

在本文中，我們將探討為什麼電子郵件介紹很重要，並為您提供 19 種不同的電子郵件開頭方式，您可以在各種情況下使用這些方式。 此外，我們將提供有關如何編寫最佳電子郵件開頭行的提示。

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為什麼電子郵件介紹很重要？

如上所述，電子郵件介紹為您的整條消息定下了基調。 這是您對收件人的第一印象，會影響他們對您和您的信息的看法。 寫得好的開場白可以吸引讀者的注意力，讓他們感到被重視，並為成功的對話奠定基礎。

另一方面，一封寫得不好或不恰當的郵件開頭可能會讓收件人失去興趣或讓他們忽略您的信息。 它還會影響您的電子郵件意圖的成功，無論是進行銷售、建立專業聯繫，還是僅僅維持健康的關係。

電子郵件的開場白應該引人入勝、友好且與收件人相關。 出色的電子郵件介紹有助於建立融洽的關係，為對話定下基調，並鼓勵收件人繼續閱讀。

根據情況啟動電子郵件的不同方式

眾所周知，電子郵件是一種快捷方便的通信方式。 它使您可以與世界各地的人交談。 但是，在開始一封電子郵件時，很多人都很難找到合適的詞。

讓我們探討如何根據情況開始發送電子郵件。

正式/官方電子郵件

正式或官方電子郵件通常用於專業場合，例如工作申請或業務查詢。 如果您正在寫一封正式的電子郵件，則必須使用專業的語氣。

從正式的問候語開始，例如“親愛的先生/女士/博士”。 [姓氏]”或“可能涉及的人”。 避免使用過於隨意的語言或縮寫，並確保語法和標點符號正確。

非正式電子郵件

非正式電子郵件通常用於個人場合，例如給朋友或家人發送電子郵件。 因此，它允許更輕鬆的語氣。 您可以從友好的問候開始，例如“嗨 [名字]”或“嘿 [名字]”。 但注意不要太隨意，還是要保持一定的專業度。

冷電子郵件

一封冷電子郵件發送給您以前從未見過或與之通信的人。 開始一封冷電子郵件可能具有挑戰性，因為您需要給人留下良好的第一印象。

您可以通過介紹自己並解釋您聯繫的原因來開始一封冷電子郵件。 考慮使用吸引收件人注意力的主題行，例如“快速提問”或“簡介”。

確保盡可能個性化電子郵件並避免使用通用語言。 此外，請務必研究用於營銷和銷售的冷電子郵件開場白的示例，並選擇最好的來提高您的回复率。

跟進郵件

在上一封電子郵件或對話之後發送一封後續電子郵件。 您可以在各種情況下使用跟進電子郵件，例如求職面試或推銷。 但是，您問是否有啟動電子郵件跟進的好方法？

通過引用您之前的通信並提醒收件人上下文來開始後續電子郵件是個好主意。 使用友好和專業的語氣，並清楚您要跟進的內容。

謝謝你的電子郵件

在會議或談話後發送感謝電子郵件以表達感謝。 它用於各種情況，例如在工作面試或與客戶會面之後。

通過表達您的感激之情並感謝收件人的時間來開始一封感謝郵件。 具體說明您感謝他們的原因，並使用友好和讚賞的語氣。

另請閱讀：LinkedIn 感謝消息

道歉郵件

發送道歉電子郵件以對錯誤或誤解表示歉​​意。 它通常用於專業環境，例如工作場所或商業環境。 從承認錯誤並為此承擔責任開始。 使用真誠和善解人意的語氣，並清楚說明你為什麼道歉。

因此，正如您所見，有許多不同的方式來開始發送電子郵件，具體取決於具體情況。 無論您是寫一封正式的電子郵件還是一封隨意的電子郵件，根據具體情況以及您與收件人的關係，仔細選擇您的開頭很重要。

如何開始發送電子郵件 [19 個示例]

現在您已經知道電子郵件介紹的重要性以及如何根據情況更改電子郵件開頭，讓我們看一些動手操作的電子郵件開頭示例以獲取靈感。 您可能希望使用這些電子郵件閒聊示例作為電子郵件模板來編寫以結果為導向的電子郵件。

1. 正式郵件

主題：[姓名]，關於[主題]

你好[姓名]，

我希望你能收到這封電子郵件。 我寫信給你關於[主題]。

2. 非正式電子郵件

主題：[主題]

嗨[姓名]，

希望你做得很好！ 我只是想就 [主題] 伸出援手。

3.冷電子郵件

主題：簡介

親愛的[姓名]，

我的名字是[你的名字]，我是[你的職位或公司]。 我看到了你的 [網站、LinkedIn 個人資料等]，並認為我們可能 [有理由聯繫]。

4.跟進郵件

主題：跟進[主題]

嗨[姓名]，

我想跟進我們之前關於[主題]的談話。 我想知道是否有任何更新，或者您是否還有其他問題。

5. 網絡電子郵件

主題：相互聯繫

親愛的[姓名]，

我希望你能收到這封電子郵件。 我注意到我們通過 [關係名稱] 建立了相互聯繫，我想伸出手來介紹一下自己。

6.求職郵件

主題：【職位】應聘

尊敬的招聘經理，

我寫信是為了表達我對 [公司] 的 [職位] 職位的興趣。 附上我的簡歷供您參考。

7.感謝郵件

主題：謝謝

嗨[姓名]，

非常感謝[感謝他們的原因]。 我真的很感謝你的[支持、時間、努力等]。

8. 道歉郵件

主題：為[錯誤]道歉

親愛的[姓名]，

我想伸出手並為[錯誤]道歉。 我明白[錯誤的後果]，我對我的行為負全部責任。

9. 請求電子郵件

主題：請求[主題]

你好[姓名]，

我希望你能收到這封電子郵件。 我寫信是為了請求[話題或幫助]。

10. 銷售郵件

主題：[產品/服務]的[報價]

你好[姓名]，

我想聯繫並向您介紹 [產品/服務]。 [優惠或折扣]限時提供。

11. 提醒郵件

主題：關於[主題]的提醒

嗨[姓名]，

只是想發送有關 [主題] 的提醒。

12.介紹郵件

主題：簡介

親愛的[姓名]，

我想伸出手來介紹自己。 我的名字是[你的名字]，我是[你的職位或公司]。

13.反饋郵件

主題：反饋請求

你好[姓名]，

我寫信是為了請求對 [項目/任務] 的反饋。 我重視您的意見，並會感謝您提供的任何意見。

14.協作郵箱

主題：合作機會

嗨[姓名]，

我希望你能收到這封電子郵件。 我看到了你的[工作、個人資料等]，並認為我們可以就[項目/想法]進行合作。

15. 祝賀郵件

主題：恭喜獲得【成就】

親愛的[姓名]，

恭喜【成就】！ [額外的祝賀信息或提供協助]。

16.公告郵件

主題：公告

嗨[姓名]，

我想聯繫您，讓您了解 [公告]。 [其他詳細信息或號召性用語]。

17.調查郵件

主題：調查請求

親愛的[姓名]，

我請求您參與有關 [主題] 的調查。 您的反饋對我們很有價值。

18.邀請郵件

主題：請柬

嗨[姓名]，

我想向 [活動/會議] 發出邀請。 [其他詳細信息或 RSVP 請求]。

19. 新聞更新電子郵件

主題：新聞更新

親愛的[姓名]，

我想聯繫並提供有關 [主題] 的更新。 [其他詳細信息或號召性用語]。

所以，你有它，19 個電子郵件介紹的例子！ 您可以使用這些示例作為靈感或模板來編寫有效的電子郵件開場白。

如何寫出最好的電子郵件開場白

無論是出於商業原因還是個人原因，您的電子郵件開場白都會對您收到的回復產生重大影響。 寫出最好的電子郵件開場白是一項可以通過練習學習的技能。

讓我們仔細看看如何掌握編寫有效的電子郵件開場白的藝術：

保持簡短和甜蜜

當談到電子郵件開場白時，少即是多。 簡短而甜美的開場白比冗長而冗長的開場白更容易吸引讀者的注意力。 因此，最好將開場白保持在一兩句話以內。 另外，確保它易於閱讀和理解。

個性化您的電子郵件開頭

您知道嗎，個性化您的電子郵件開頭行可以使一切變得不同？ 用名字稱呼收件人，並嘗試使用符合您與他們關係的語氣。 如果你是寫給朋友，你可以比寫給潛在雇主更隨意。

開門見山

避免在電子郵件開場白時拐彎抹角。 開門見山，告訴讀者你為什麼要寫作。 如果您要求提供信息，請說出來。 如果您提供幫助，請告知他們。 你的信息越清晰，你就越有可能得到回應。

使用鉤子

鉤子是吸引讀者註意力並鼓勵他們繼續閱讀的朗朗上口的短語或句子。 它可以是一個問題、一個聲明或號召性用語。 在您的電子郵件開頭行中使用掛鉤是吸引讀者並鼓勵他們做出回應的有效方式。

專業一點

雖然保持個性化並參與電子郵件開場白很重要，但保持專業的語氣也很重要。 避免使用在商業環境中可能不合適的俚語或非正式語言。 使用正確的語法和拼寫，並尊重收件人的時間。

使用幽默（如果適用）

許多人想知道如何以一點樂趣開始專業的電子郵件。 幽默有你的支持！ 是的，幽默是打破僵局並以有趣的方式與讀者交流的好方法。 但是，必須適當地使用幽默並避免任何可能令人反感或不恰當的事情。 如果您不確定您的笑話或雙關語是否合適，最好謹慎行事並跳過它。

有創意

最後，不要猶豫，在您的電子郵件開場白中發揮創意。 跳出框框思考，想出一些獨特而令人難忘的東西。 富有創意的電子郵件開場白可以給人留下持久的印象，並增加獲得回复的機會。

通過遵循這些提示，您將能夠很好地編寫出引起注意並獲得結果的電子郵件開場白。

另請閱讀：最佳電子郵件營銷活動示例

你應該避免開始你的電子郵件

雖然您可以做很多事情來通過電子郵件開場白給人留下良好的第一印象，但也有一些事情您應該避免。 以下是您應該避免的某些事情，以便從右腳開始您的電子郵件。

避免過於隨意

雖然在電子郵件中保持友好和平易近人很重要，但您應該避免過於隨意。 以“嘿”或“怎麼了？ ” 可能會給人留下不專業甚至不尊重的印象，尤其是當你寫信給一個你不太了解的人時。

避免使用全部大寫

在您的電子郵件開頭使用全部大寫可能會被視為大喊大叫或咄咄逼人。 相反，使用適當的大寫字母和標點符號來清晰、專業地傳達您的信息。

避免俚語或縮寫

俚語和縮寫可能會造成混淆，並不是每個人都能理解。 如果您要寫信給您不熟悉的人，最好避免使用任何可能無法被普遍理解的語言。 這包括首字母縮略詞、簡寫，甚至是表情符號。

避免做出假設

當您以假設開始一封電子郵件時，它會使收件人感到不舒服甚至防禦。 例如，以“我假設你不感興趣”開頭的電子郵件可能會令人反感，並且可能會阻止收件人回复。

避免過於正式

雖然在電子郵件中保持專業的語氣很重要，但過於正式與過於隨意一樣令人反感。 避免使用過於正式的語言或可能難以理解的不必要的複雜句子。

避免過於羅嗦

以冗長、散漫的句子開頭您的電子郵件可能會使收件人難以理解您的信息。 保持你的開場白簡明扼要，確保它清楚地傳達了你電子郵件的目的。

避免消極

當您以消極的語氣開始您的電子郵件時，它會使收件人處於防御狀態並使他們不太可能回复。 因此，請確保避免以抱怨或批評開始您的電子郵件，而是專注於積極和建設性的語言。

以正確的方式開始您的電子郵件對於有效溝通至關重要。 通過遵循這些準則，您可以確保您的電子郵件開頭是專業的、平易近人的，並且能夠有效地傳達您的信息。

結論

開始發送電子郵件可能具有挑戰性，尤其是當您不確定最好的開始方式時。 值得慶幸的是，有了這些關於如何開始發送電子郵件的提示，您可以根據郵件的語氣和目的進行多種選擇。

從直接的陳述到友好的問候，甚至是幽默的開場白，有很多方法可以吸引讀者的注意力並給人留下積極的第一印象。 更重要的是，這些模板提供了實用示例，您可以自定義這些示例以適應您的獨特情況。

請記住，開場白是撰寫電子郵件的一個重要方面，因此請花點時間設計一個專業、引人入勝且適合您的聽眾的開場白。 此外，使用社交媒體撰寫電子郵件開場白也是一個好主意。 例如，您會發現許多有見地的 LinkedIn 文章，分享有關編寫電子郵件介紹的寶貴技巧。 使用這些技巧，您將能夠順利地撰寫出有效且有影響力的電子郵件。