如何啟動 ERG：我們從中學到了什麼以及人力資源人員需要了解什麼

建立員工資源小組 (ERG) 既複雜又有益，尤其是從頭開始時。 您並不是唯一一個對這段旅程感到害怕的人，但說實話，開始 ERG 並不像看起來那麼難。 雖然 ERG 確實需要人力資源的參與進行規劃和組織，但 ERG 本質上是由員工領導和營運的。 作為人力資源專業人士，您所要做的就是奠定基礎，建立流程以保持事情順利進行，並提供組織支援。

我們一直站在您的立場上，努力解決 ERG 的複雜性。 這是關於如何啟動 ERG 的第一手資料，這是根據我們從創建 Submittable 的 ERG 的底層實際經驗中得出的實用路線圖。

ERG 是公司內部的社區，由具有共同背景、興趣或經驗的員工創建並為之服務。 這些團體使個人能夠在專用的安全空間中與他人聯繫並自由分享觀點。 ERG 也放大了代表性不足群體員工的聲音，讓他們有機會在組織層面倡導意識和改變。

如果您想向您的團隊引入 ERG，那麼您並不孤單。 大約 90% 的財富 500 強公司將 ERG 作為其組織文化的一部分，但各種規模的組織都可以從擁有此類空間中受益。

我們認為我們應該退後一步，反思 Submittable 在實施和運行 ERG 方面的歷程。 我們的 ERG 是由員工管理、以員工為中心的團體，在我們更大的工作空間內作為微型社區運作。 根據我們的經驗，我們確定了您可以遵循的幾個步驟來啟動有效的 ERG 計劃：

1. 衡量員工興趣
2. 確保領導階層的支持
3. 定義 ERG 的目的
4. 讓員工加入您的 ERG
5. 建立 ERG 領導者
6. 創造安全的討論空間
7. 提供持續的支持

先決條件：ERG 需要由員工主導

創建有效的 ERG 的關鍵就在名稱中：您的員工。 當員工能夠在基於信任和歸屬感的環境中真正參與時，ERG 最為成功。 為此，您應該授權您的員工在公司監督最少的情況下獨立領導和營運這些小組。

任何 ERG 最重要的品質是其培育社區的能力，使人們能夠展示自己，並在志趣相投的人的空間中表達他們的成功或挑戰。 為了建立這個社區，讓您的員工掌控一切。

Submittable 的 ERG 的領導者和參與者可以決定他們的空間是什麼樣子。 當員工在團隊中擁有更多所有權和代理權時，他們更有可能表達自己的意見、參與討論並積極參與變革舉措。 更重要的是，透過採取基層方法，員工營運的 ERG 能夠滿足其成員的需求，並與其社區面臨的實際問題保持一致。

1.衡量員工興趣

員工不會加入一個不真正為他們服務的團體。 創建 ERG 不應該是自上而下的舉措，由公司決定支持哪些群體。 而且您不應該只是創建 ERG 來完成 DEI 清單上的一項，否則您將面臨持續象徵主義的風險。

首先衡量員工對建立 ERG 計劃的興趣。 詢問哪些主題與他們最相關。 您也可以依靠員工人口統計資料作為基準來確定哪些目標人口統計資料可能有足夠的員工有興趣參與。

我們建議在全公司範圍內進行員工脈搏調查，或在全體會議期間將 ERG 作為議程項目。 基於員工的興趣，Submittable 目前支援四個基層主導的 ERG：

1. 在職家長和照顧者 ERG
2. 心理健康倡導 ERG
3. 德伊爾格
4. 遠距員工 ERG。

Submittable 的人力資源經理 Haley Catton 解釋說，員工的需求導致了 Submittable 第一個 ERG 的創建。

「ERG 應該真正幫助建立社區，慶祝不同的興趣和人口統計數據，並減少孤立，」卡頓說。 “這就是我們啟動 ERG 的原因，因為在新冠疫情結束後，很多人都處於偏遠地區，由於隔離和孤立，人們呼籲建立社區。”

您不需要特定數量的員工願意加入 ERG，但您確實需要確保員工有明顯的興趣。 這種興趣可能以員工有機地提出 ERG 的形式出現，或以脈搏調查的正面回應的形式出現。 否則，如果沒有真正的興趣，ERG 可能會遭受低參與度的困擾，從而無法有效地滿足目標群體的需求。

2. 確保領導階層的支持與預算

一旦您確定員工願意參與，您就可以讓領導層支持人力資源部門建立 ERG 並提供預算。 來自組織的財務支持體現了領導層的承諾和支持，使 ERG 能夠進行有意義的活動，例如活動或培訓課程。 如果沒有財政支持，ERG 的範圍和影響可能會受到限制。

您可以透過員工體驗調查和人口統計資訊中的數據來證明 ERG 的必要性。 例如，如果員工認為您的公司可以為 DEI 做更多事情，那麼創建 ERG 是表明您致力於建立更具包容性的工作場所的明確方式。

與高階主管交談時，概述員工將如何運作您的 ERG，以及公司需要提供哪些類型的支援。

您的目標是確保 ERG 獲得預算，以便開展活動或為符合其利益的事業進行企業捐贈。 您也可以要求領導層擔任 ERG 的執行發起人，以提供直接的溝通和支援。

ERG 可能會選擇使用預算來提高公司層面對他們認為重要的議題或事業的認識。 全公司範圍內的活動或計劃可以為代表性不足的群體提供一個平台並增進文化理解。

例如，我們的心理健康倡議 ERG 邀請 Ivy Watts 向所有 Submittable 員工講述心理健康的重要性以及如何應對焦慮。 我們的在職父母和照顧者 ERG 開展了一項學校用品捐贈活動，以幫助任何有需要幫助的孩子的員工，其中大部分捐贈給了當地的米蘇拉學校。

3. 確保員工定義並記錄每個 ERG 的目的

每個 ERG 都應該有一個明確的目的，用幾句話概括，解釋為什麼它存在以及它為誰服務。 例如，以下是我們心理健康 ERG 的目的聲明：

可提交的心理健康 ERG 是一個由員工主導的社區，旨在創造一個教育空間，以無恥辱和心理安全的方式討論精神障礙和健康實踐。

此目的聲明代表了每個 ERG 對其成員的承諾，並使參與者能夠專注於大局。

一些團體可能歡迎盟友，而另一些團體可能更願意將 ERG 僅限於該團體的成員以獲得更大的安全性。 一如既往，不要做出自上而下的決定，而是讓屬於每個 ERG 的員工自己決定。

4. 透過頻繁的公告讓您的 ERG 可見

如果員工不知道 ERG 的存在，則無法加入組織。 作為人力資源部門，在 ERG 取得成功時，您的主要角色之一就是盡自己的一份力量來提高人們對它們的認識。

透過所有可用的內部管道宣傳即將舉行的 ERG，包括全體會議、內部新聞通訊、Slack 頻道和員工休息室的廣告看板。 聯絡那些明確表示對某些議題感興趣或有興趣加入 ERG 的員工。 請 ERG 參與者傳播訊息。

意識不僅僅意味著讓你的 ERG 落地。 一旦建立了 ERG，您需要繼續使其可見。 我們在入職期間對新提交的員工進行關於我們的 ERG 的教育，並在可訪問的顯著位置（例如我們公司的 wiki（我們目前使用 Confluence））提供有關加入我們的 ERG 的資源。

僅在紙上推廣 ERG 是不夠的，您還需要讓您的員工真正參與其中。 根據 Great Place to Work 的調查，雖然 100% 的 ERG 執行發起人認為領導力鼓勵參與 ERG，但 52% 的 ERG 領導者認為事實確實如此。 在內部，最近的一項全員調查發現，56% 的 Submittable 員工表示「沒有時間」是參與 ERG 的最大障礙。

因此，我們已採取措施確保員工有空間和時間參加 ERG 會議和活動。 從人力資源和管理的角度來看，我們認可 ERG 作為員工時間的大量利用，並鼓勵我們的團隊成員將 ERG 作為健康福利。 我們也與 ERG 合作贊助全公司性的活動，以提高知名度。

5. 建立 ERG 領導者並考慮使用共同領導者模式

每個 ERG 都需要一位領導者來代表和倡導其社區。 領導者充當 ERG 和 HR 之間的聯絡人，提供團隊活動的可見性，同時保護團隊的隱私。

您不應任命 ERG 領導者。 如果某人不願意，你不能強迫他們承擔額外的責任。 一個強大的 ERG 領導者應該熱衷於建立一個包容性的社區，並且他們應該希望幫助其他人也這樣做。

為了減輕領導 ERG 的負擔，我們實施了共同領導者模式。 每個 ERG 有兩名領導者，作為激勵，我們向每位聯合領導者提供 500 美元，供他們向他們選擇的慈善機構捐款。 我們要求領導者承諾擔任該職位至少一年，之後他們可以交接棒或繼續領導。

ERG 共同領導者保持會議井井有條，並確保團隊中的每個人都有機會表達自己的意見。 我們要求 Submittable 的 ERG 聯合領導者為每次會議制定議程，為成員提供可見性並鼓勵參與。

然而，儘管有共同領導者來指導討論，但 ERG 必須成為一個民主化的空間，以保持以員工為中心和社區驅動。

Sam Ellsworth 是 Submittable 的產品行銷經理，也是我們心理健康倡導 ERG 的共同領導者。

「僅僅因為有一位領導者並不意味著他們比其他人更了解這個主題，」埃爾斯沃思說。 「我們每個人定義和處理心理健康等主題的方式可能完全不同。 例如，我們有預算，但我不是唯一決定預算去向的人——我們召開會議來決定“我們想要什麼？” 成為領導者就是將所有人聚集在一起，確保人們知道事情發生的時間和地點，而不是說你的觀點比別人的更好。”

6. 讓 ERG 創造安全的討論空間

ERG 必須為員工提供一個安全的場所，讓他們自由談論自己的經驗（包括與工作相關的挑戰），並與他人建立聯繫。 這個安全的空間需要大量的隱私和自主權。

在 Submittable，ERG 領導者和成員決定如何使用他們的空間。 雖然每個 ERG 每月都會圍繞特定主題（即團體希望如何使用預算）舉行會議，但成員不會被迫參加。 我們還提供 Slack 頻道，會員可以在其中更隨意地互相聊天。

埃爾斯沃斯表示，為 ERG 成員提供安全空間的關鍵是確保他們無論以何種身分出現都感到被接受和接納。

「無論主題是什麼，ERG 都為人們提供了一個社區，讓他們對某件事充滿熱情，擁有一個共鳴板，並有機會與經歷過類似事情的人們建立聯繫，」埃爾斯沃思說。 “無論您想成為一名積極的參與者，還是只是牆上的一隻蒼蠅——無論您是否在說話——ERG 都為您提供了一個不再孤單的平台。”

作為一般規則，成員應同意不得在其 ERG 之外分享在私人管道或會議中所說的任何內容。 身為人力資源人員，您可以透過將 ERG Slack 頻道設為僅限受邀者，並解釋 ERG 對話不會也永遠不會受到人力資源或領導層的監控，從而促進心理安全。

7. 提供持續的支持

有效的 ERG 由員工領導，但得到公司資源的支持。 為了創造持久、積極的改變，為您的 ERG 提供支持並依靠您的 ERG 作為寶貴的教育來源非常重要。 這可能看起來像：

定期與您的 ERG 領導進行檢查

在 Submittable，我們的 ERG 領導、人力資源經理和執行長之間每季進行一次同步。 在這些檢查期間，領導者會更新其 ERG 的工作情況，審查他們的目標，並提出他們的團隊認為公司應該考慮的主題或擔憂。 這些會議為我們的 ERG 和 HR 以及執行長之間提供了直接的溝通管道，同時仍允許我們的 ERG 保護他們的隱私並保持他們的自主權。

為 ERG 活動或活動創造空間

ERG 可以選擇將分配的預算或公司時間用於有助於培養社區或創造積極變革的活動。

ERG 活動（例如工作坊、研討會或慶祝活動）可以提高組織層面對相關問題的可見性並建立意識。 它們還可以突顯多樣性、促進理解並加強工作環境的包容性。

例如，每次全體會議結束後，我們的兩個辦公地點都會舉辦歡樂時光報告和社交活動。 我們的遠距員工 ERG 成功地倡導了虛擬的全員歡樂時光，這有助於加強我們的虛擬社區，並使我們的遠距員工參與有意義的團隊建立活動。

向您的 ERG 學習

ERG 為了解組織內邊緣化社群的員工的真實感受提供了寶貴的見解。 例如，進行全員調查，詢問員工公司在 DEI 計劃方面的表現如何。 普遍的看法可能是你做得很好，但如果你的 ERG 成員有不同的感覺，這些意見可能說明了真實的情況。 與風險較小的員工相比，這些人會更強烈地感受到被排除在外的負面影響。

您甚至可以依靠 ERG 來獲取有關公司決策的回饋和指導。 如果您想確保新產品發布或行銷活動尊重所有身份，請先考慮您的 ERG。 正如 Splunk 社會影響經理 Patricia Toothman 所說，將 ERG 視為主題專家可以讓您的公司做出更明智、更具包容性的決策。

「我們讓殘疾人和真正的 ERG 幫助重新設計我們的 Splunk 產品，以便視力障礙的人可以更好地使用該產品，」Toothman 說。

您也可以要求 ERG 就您的企業社會責任策略提供指導，以及他們希望公司推行哪些計畫。

「透過我們的員工資源團體，我們絕對支持他們以及對他們最重要的事業，」圖斯曼說。 「我認為我真正感到自豪的一個領域是，我們如何利用我們的資源——我們的志工休假、我們的配套禮物計劃——來真正提升他們所慶祝和支持的事業？”

大多數 ERG 面臨的最大難題是提高員工參與度

啟動 ERG 只是第一步。 ERG 的設計完全是自願的。 員工必須願意加入 ERG，然後必須積極參與會議和對話。 這才是真正的挑戰。

目前，我們員工總數中只有約 8.6% 參加了 ERG，每次 ERG 會議平均有四名參與者。 儘管如此，參與我們 ERG 的成員仍然喜歡成為社群的一部分，並加強與他人的聯繫，對於我們的團隊來說，這證明了我們的 ERG 是有效的。

「與任何項目一樣，尤其是相當新的項目，開發它需要時間和精力，但我很高興我們這裡有 ERG，」卡頓說。 我們剛起步，但一路走來我們學到了很多。

我們學到的最後一課是，正確的流程和工具可以幫助您衡量和提高員工對 ERG 的參與度。 借助 Submittable 的 Volunteer and Give，ERG 領導者可以創建和管理自己的計劃，這對於想要走出去並對其社區產生影響的 ERG 來說是完美的選擇。