如何解決項目管理中的重大問題

已發表: 2022-03-16

2022年，疫情引發的工作組織和企業管理的巨大變化絲毫沒有放緩。但是，經濟的發酵和動態實際上可能證明有利於項目的順利實施。 今天，讓我們仔細看看項目管理中的主要問題。

項目管理中的問題——目錄：

根據 Pulse of the Profession 報告，高效完成的項目比例更高：實現目標、保持在預算和計劃完成時間之內。另一方面，與往年相比，2021 年取消的項目更多。

因此，我們將研究成功的人，向最好的人學習。這些項目管理的主要問題是什麼？我們今天將如何嘗試解決它們？

今天，我們將重點關注項目管理中的三個主要關注領域。 這些是：

定義項目範圍的問題通常從一開始就開始。甚至在它的假設被完全澄清之前。這就是為什麼仔細勾畫項目藍圖如此重要的原因。在安排任務之前，不要急於並花大量時間仔細闡明目標和行動計劃。

在規劃項目範圍並將其劃分為所有相關人員都可以理解的史詩或線程時，為此使用正確的工具是一個好主意。

為了確保一個項目的成功，它的誕生是至關重要的。良好的氛圍、令人信服的最重要假設的陳述以及項目經理的談判和人際交往能力都可能決定項目是否被拒絕或實施。

隨後與客戶和其他決策者的討論是定義項目初始範圍的約束性時刻。

但是為什麼我們要談論項目的“初始”範圍呢？因為它的計劃範圍永遠不會與最終範圍相同。

項目範圍的自然靈活性假設是處理範圍可變性的一種方式，也是一種現實的方法。它允許項目框架適應實際可交付性和不斷變化的業務條件。但是，這種自然可變性不得應用於項目的關鍵假設。

當關鍵假設發生變化並且要執行的任務範圍擴大時，項目的成功就會受到質疑。這個問題被稱為範圍蔓延。範圍蔓延一詞意味著不受控制的項目增長。它是多達三分之一的已實施商業項目的禍根。

項目管理的另一個障礙是定義項目的內容。項目經理必須誠實地回答這個問題：我是否對我想要執行的任務有足夠的了解？

如果這個問題的答案是否定的，那麼無論項目多麼先進，都需要諮詢專家。最初與組成項目團隊的人一起。但有時需要外部專家的建議。

在項目執行時間方面，即使是非常有經驗的項目經理也是不可救藥的樂觀主義者。已完成的大型項目的統計數據證明了這一點。 2021 年，全球 55% 的項目按時完成。這比上一年增加了4%。但是，結果仍然不是很令人滿意。

為特定任務分配不切實際的時間通常會阻礙項目的按時完成。這就是為什麼值得使用工具來統計測量任務執行的實際速度並將其與計劃時間進行比較。

當然，項目執行的時間與其範圍和預算密切相關。然而，決定性因素往往是團隊的效率和靈活性。

團隊績效必須通過明確的任務和責任委派來滿足清晰易懂的要求。同樣重要的是工作執行各個階段的相互依賴性以及任務排隊的透明度。照顧溝通的這些方面，以防止項目執行時間受挫。

項目管理中的困境和失敗的根源是由於堅持眾所周知的老路而缺乏靈活性。它經常導致使用不適合特定項目的久經考驗的管理方法和工具。但是如何增加您作為項目經理以及整個團隊的靈活性呢？

小型敏捷軟件設計團隊固有的操作靈活性和解決問題的能力已獲得全球認可，這絕非巧合。當情況需要增加操作的靈活性時，越來越多的是來自 IT 行業的項目管理工具擴展到其他行業。

管理敏捷的團隊可以發揮很大的靈活性。在他們中，經理們直接參與到項目中，經常對他們的行動給予和接受反饋。團隊成員——至少在某種程度上——獨立選擇要執行的任務。所有這些使敏捷團隊看起來類似於自組織模型。

我們將項目管理中的主要問題分為三組。第一個包括在項目執行期間定義、理解和維護項目的範圍。二是項目任務的時間安排。三是保持團隊管理的靈活性，不斷適應變化的環境。

處理這些問題的最佳方法是保持最新狀態——了解您的日程安排和知識、您的管理方法、您的團隊以及使管理非常複雜的項目變得更容易的軟件。

數據來源：2021 年職業脈搏

另請閱讀：項目里程碑

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作者：卡羅琳·貝克爾
作為項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。
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