如何在遠程工作時使用視頻與團隊溝通

沒有什麼比醒來，喝著咖啡，卻收到“我們可以聊天嗎？”更糟糕的了。 您的收件箱或 Slack 中的老闆或團隊成員的消息。

“呃哦…… 有事嗎？”

我們都去過那裡。 就在前幾天，我收到了來自新客戶的類似 ping。 儘管我知道事情進展順利，但我還是忍不住想到了最壞的情況。

原來我的客戶只是想說他們發表了我的最新作品。

*鬆了一口氣*

雖然實時聊天應用程序和電子郵件在很多方面都非常有用，但它們通常無法捕捉到面對面聊天和視頻所允許的完整上下文。 我很想打開我的電子郵件並看到一個短視頻的鏈接，它讓我了解了我的作品的最新情況，而不是一時的恐慌，然後鬆了一口氣。

隨著員工不斷適應遠程工作，必須學習與您的組織進行有效溝通。

與傳統的辦公環境不同，您無法選擇參加經典的“飲水機”談話，甚至無法將團隊成員拉到一邊分享您的想法。

幸運的是，使用視頻與您的團隊交流是確保每個人都在同一頁面上並防止通過電子郵件或聊天可能發生的誤解的好方法。

作為營銷經理或總監，利用您必須確保團隊同步的溝通工具尤為重要。

遠程工作：我們的新現實

甚至在 COVID-19 加速公司遠程工作的轉變之前，遠程工作就已經越來越受歡迎。 根據Owl Labs的說法， “42% 的擁有遠程工作選項的員工計劃在未來五年內更頻繁地遠程工作。 ”

來源

現在，隨著 Adob​​e、Google 和 Facebook 等大公司正在永久轉向遠程工作，許多其他大大小小的公司也開始效仿。

雖然遠程工作確實具有許多優勢，例如無需通勤和更靈活的日程安排，但它確實帶來了一些獨特的內部溝通挑戰。 （順便說一句，COVID-19 期間的遠程工作環境不是正常的遠程工作條件。）

在今天的博文中，我們將看看如何有效地使用視頻和網絡研討會與您的團隊進行溝通，並幫助您的組織保持高效和循環。

動畫視頻如何幫助您與遠程團隊溝通

如果您曾經在辦公室做過演示，您就會知道要吸引員工的注意力是多麼困難。

在最初的幾分鐘內看到你的一些團隊區域並不少見——那就是你共享房間的時候。 在家工作時，只需單擊或點擊即可分散注意力，讓您的團隊保持參與可能更具挑戰性。

使用動畫視頻來展示最新的收入數字或重要的團隊更新，讓原本枯燥的狀態報告煥然一新。 動畫視頻對於入職新員工並幫助他們學習技巧也非常有用。

在傳統的工作環境中，您可能會讓新員工跟隨一位更資深的同事來了解公司的運作方式。 但在遠程工作時，這並不總是可行的。 此外，共享包含團隊程序的密集 Google 文檔可能是一個好的開始，但這並不是共享重要信息的最吸引人的方式。

製作有關公司價值觀和期望的動畫視頻是向新員工介紹公司的好方法。 它通過一些額外的閃光來教授必要的信息。 與其讓您的新員工默認通過 Google 學習，您可以製作一個引人注目的演練來讓他們跟上進度。

在分解其他技術主題（例如如何使用內部工具或軟件）時，動畫視頻特別有用。

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動畫視頻工具的另一個好處是它可以節省從頭開始重新創建模板的時間。 例如，一旦您為新員工製作了入職視頻，您就可以根據具體情況輕鬆複製或進行細微更改，而無需每次都重新開始。

最後，當您的公司獲得獎項或在主要新聞出版物中出現時，短動畫視頻也可以成為分享公司新聞的好方法。

雖然動畫視頻可以傳達很多有價值的信息，但有時它們可能不是最適合內部交流的平台。

例如，如果您需要與您的團隊成員之一進行與性能相關的嚴肅討論，那麼使用動畫來傳達它並不是最好的主意。 在這種情況下，最好使用傳統的視頻或電話。

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網絡研討會不僅僅是為了演示

網絡研討會是與您的團隊溝通的另一種有效方式。 雖然自動加入 Zoom 或 Google Hangouts 通話很常見，但網絡研討會提供了一些獨特的好處。

許多視頻通話平台的參與者限制相對較小，這對於大公司來說可能是個問題（除非您有資源升級到高級計劃）。

網絡研討會允許您同時與團隊中的每個人交談，而不會增加員工不小心取消靜音並產生背景噪音的額外分心。

網絡研討會也很有幫助，因為當今大多數網絡研討會工具都包含跟踪出席功能。 例如，使用 Zoom 等其他平台，您可能不知道團隊成員是否參加了會議。

諸如Demio之類的工具非常棒，因為它們讓您的團隊無需安裝任何其他軟件即可輕鬆加入，這可以為每個人節省大量時間和技術難題。

使用網絡研討會進行團隊溝通的另一個好處是，它可以減輕您的成員可能感受到的一些壓力。

在傳統的視頻通話中，團隊成員經常覺得他們需要“體面”並準備好同時使用視頻和音頻。 鑑於在 COVID-19 大流行期間您的許多員工的家庭生活絕非正常，這可能會造成不必要的壓力和焦慮。 通過網絡研討會，您的員工可以專注於手頭的信息，而不必擔心他們的外觀或他們的家庭辦公室是否一團糟。

此外，雖然團隊成員可以現場觀看網絡研討會，但您也可以與可能錯過原始演示文稿的人分享。 一些視頻通話選項允許記錄通話，但並不總是設置為默認值，因此如果您忘記點擊記錄，可能會非常令人沮喪。

儘管網絡研討會平台傳統上專注於產生銷售、新客戶和潛在客戶，但它們是與您的內部團隊溝通的一種被嚴重低估的方式。

像 Demio 這樣的網絡研討會工具還提供標準的視頻通話功能，這些功能已成為日常交流的重要組成部分。 借助 Demio，您可以共享您的屏幕、邀請客人在有或沒有視頻的情況下發言，等等。

異步視頻通信將幫助您的遠程團隊進行通信

遠程工作時最重要的轉變之一可能是轉向異步通信。 “簡單地說，異步通信是指您發送消息而不期望立即響應， ”遠程優先公司 Doist 的創始人 Amir Salihefendic 說。

當您使用視頻與您的團隊進行交流時，不需要立即響應。 為了讓事情更清楚，請讓對方知道您不需要在視頻中快速回复。

例如，如果您與您的團隊分享更新視頻，您可以通過設置期望的簡單消息開始視頻：“嘿，團隊，想要分享我們本季度 KPI 的快速更新。 請在星期四之前回复您的想法。”

默認情況下，視頻通信有助於減輕壓力和立即響應的必要性，如果您的團隊跨越多個時區，這尤其有用。 也就是說，當需要盡快回复時，您當然可以使用視頻。

歸根結底，“異步通信的目的是幫助您的團隊清晰地進行溝通，而不會給溝通帶來不必要的負擔，” CloudApp營銷副總裁 Joe Martin 說。

雖然異步在遠程工作時很常見，但這並不意味著您必須完全忽略同步通信。 有時，需要快速響應或立即通話或聊天。 通過動畫視頻和網絡研討會，您可以增加團隊可用的選項以最有效地進行溝通。

如果您正在尋找一些出色的異步工具來進行試驗，請務必查看CloudApp 、 Loom 、 Snagit和Recordit 。

視頻的好處

總而言之，與遠程團隊進行視頻通信有多種好處。 在這篇文章中，我們介紹了視頻如何：

• 提高生產率
• 提高團隊士氣
• 保持團隊成員的參與
• 讓信息易於理解
• 減輕在會議上表現出色的壓力
• 提供溝通的靈活性

隨著世界各地的公司不斷適應這種新的工作方式，利用視頻與您的團隊進行交流可以大大有助於確保每個人都保持高效、最新，並感覺自己是組織中有價值的一部分。

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法昆多·羅梅

Wideo 營銷與增長