如何使用 Zoho Books 進行會計

企業必須處理無休止的文書工作和複雜的會計流程來管理財務。 因此，組織正在轉向強大的會計工具，而 Zoho Books 就是其中一款脫穎而出的軟體。

Zoho Books 為希望提高會計實務效率和準確性的企業提供全面的解決方案。 從設定自訂發票範本到產生富有洞察力的財務報告，它可以真正改變您處理發票的方式。

在本文中，我們將討論該工具的詳細資訊、其功能以及如何使用 Zoho Books 簡化財務營運的逐步指南。

讓我們開始吧！

什麼是 Zoho Books？

Zoho Books 是 Zoho Corporation 設計的會計軟體。 它是一種基於雲端的工具，旨在幫助公司有效管理財務。

它是處理所有會計任務的一站式解決方案，從建立發票和管理費用到銀行對帳和報告產生。 我們將在本部落格後面介紹如何使用 Zoho 會計軟體。

Zoho Books 有哪些功能？

Zoho Books 提供多種功能來產生報價、管理庫存、銷售和採購訂單、產生財務報告等。以下是此會計軟體提供的功能：

1. 發票和報價產生：借助 Zoho Books，您可以輕鬆建立具有專業外觀的發票和報價。 使用此會計軟體，您還可以將其發送給您的客戶並更快地獲得付款。
2. 費用和帳單：您可以上傳所有帳單以記錄和追蹤費用並保持井井有條。 你可以看到你所有的錢都花了到哪裡去。
3. 銀行業務：只需點擊幾下即可連接並核對您的銀行對帳單。 立即取得您的交易、對其進行分類並進行核對。 它還支援 PayPal，因此透過 PayPal 帳戶完成的每筆交易都可以輕鬆獲得。
4. 專案追蹤：它將幫助您追蹤專案的時間和費用。 根據專案工作產生計費工時和發票並支付準確的金額。
5. 銷售和採購訂單：發送銷售訂單，並使用個人化的銷售和採購發票與供應商溝通。
6. GST：使用 Zoho Books，您無需擔心商品及服務稅。 了解您的責任和總回報，並立即在平台內繳稅。
7. 電子發票：輕鬆將 Zoho Books 與您的 IRP（發票註冊入口網站）連接，並在幾秒鐘內產生無錯誤的發票。
8. 審計追蹤：您經常需要檢查和追蹤您的會計帳簿是否有任何更改。 透過 Zoho Books，您可以輕鬆追蹤和維護會計帳簿中所做的任何更改。
9. 自動化：自動執行重複性任務，例如發送定期發票、費用分類、自動卡收費等，以簡化您的工作流程。
10. 文件：在線上儲存所有必要的文件，如發票、帳單、銷售或採購訂單、ITR 等，並將它們附加到必要的交易中。
11. 供應商入口網站：為您的供應商提供一個自助入口網站來管理從交易、訂單到報表的所有內容。 它將提供更好的透明度和雙方之間的信任感。
12. 整合： Zoho Books 可與多個平台集成，例如線上支付網關、Zoho 應用程式、Google Suite、Slack、Zapier 以及許多其他頂級 CRM 工具。 此外，您還將獲得 Zoho Books API 來整合到您的工作流程中。
13. 行動應用程式： Zoho Books 提供適用於 Android 和 iOS 裝置的行動應用程式。 您可以使用 Zoho Books 行動應用程式隨時隨地管理、追蹤和分析所有財務營運。

Zoho Books 定價計劃詳細信息

在了解如何使用 Zoho books 進行會計之前，我們先檢查一下定價計劃。 Zoho Books 是一款合規性驅動工具，提供簡單的 UI 和可靠的支援系統。 Zoho Books 提供兩種類型的計劃 - 一種計劃是“幫助您入門”，另一種是“針對您的獨特需求進行計劃”。

1. Zoho Books 計畫幫助您入門

• 標準：這是開始在線管理財務的基本計劃。 該計劃包括最多 3 個用戶、1 個 GSTIN 和每月產生 5000 個帳單。 該計劃的起價為每個組織每月 749 印度盧比。
• 專業：透過專業計劃，您可以獲得業務和會計管理能力。 您最多可以新增 5 個使用者、2 個 GSTIN，每月產生 1 萬張帳單。 該計劃的起價為每個組織每月 1499 印度盧比。
• 高級：此計劃對於尋求可自訂、協作和自動化功能的企業來說是理想的選擇。 您最多可以新增 10 個使用者、3 個 GSTIN，每月產生 25000 個帳單。 該計劃的起價為每個組織每月 2999 印度盧比。

2. Zoho Books 計劃滿足您的獨特需求

• 精英：對於需要高階庫存管理功能的組織來說，此計劃是一個不錯的選擇。 該計劃包括 15 個用戶、3 個 GSTIN 和每月 100,000 張帳單。 該計劃的起價為每個組織每月 4999 印度盧比。
• 最終：最終計劃適用於希望做出數據驅動的會計決策的大型組織。 您可以新增 25 個使用者、3 個 GSTIN，每月產生 100,000 個帳單。 該計劃的費用為每個組織每月 7999 印度盧比。

Zoho Books 介面

Zoho Books 擁有簡潔直覺的介面，可簡化您的會計體驗。 以下是其介面的詳細說明：

• 儀表板：儀表板選項可讓您快速概覽財務資料。 它包括總結收入、支出和利潤等關鍵指標的圖表和圖表。
• 聯絡人：在聯絡人部分，您可以管理與業務聯絡人相關的資訊。 您可以在此處新增、編輯和組織聯絡資訊。 客戶、供應商和與您合作的其他公司等聯絡人。
• 項目：在這裡您可以管理您的庫存或產品和服務清單。
• 銀行業務：連結您的銀行帳戶、銀行卡並管理您的金融交易。 您還可以追蹤您的收入和支出。
• 銷售：銷售是處理銷售流程各個方面的部分。 本部分包括用於建立、發送和管理發票的功能。
• 採購：採購模組專注於管理費用和採購。 您可以追蹤帳單和費用。 這可以幫助您監控和控制您的業務支出。
• 會計師：透過此選項，您可以新增會計師或與會計師合作負責組織的稅務申報、審計和合規工作。
• 時間表：時間表模組用於追蹤員工的工作時間。 這對於企業計算計費時間至關重要。
• 報告：報告部分提供各種財務報告，幫助您分析並了解您的業務績效。 這可能包括損益表、資產負債表、現金流量報告等。

如何使用 Zoho Books？

您可以使用 Zoho Books 建立和發送發票、記錄費用、管理供應商、產生業務報告等等。 但在使用此軟體之前，您需要建立一個帳戶以將 Zoho Books 實施到您的業務運作中。

造訪官方網站（https://www.zoho.com/in/books/）並註冊建立帳戶。 您可以選擇任何方案或從 14 天免費試用開始。 讓我們看看如何將 Zoho Books 用於不同目的。

1. 如何使用 Zoho Books 建立和發送發票？

若要建立和傳送發票，請前往儀表板並造訪左側功能表列。 點擊“銷售”選單並按照以下步驟操作：

• 點擊“銷售”按鈕，將開啟一個新選項卡
• 現在點擊發票模組下的快速建立按鈕
• 在新發票頁面填寫所有詳細信息，例如客戶名稱、發票編號和日期
• 選擇您想要包含的項目
• 上傳您想要隨發票附上的任何必要文件（可選）
• 點擊“儲存並發送”選項，完成

2.如何管理供應商？

您可以使用 Zoho Books 輕鬆新增供應商或刪除供應商。 為此，請按照以下步驟操作：

• 點擊聯絡人模組中的快速建立按鈕
• 從下拉式選單中選擇“所有聯絡人”以過濾供應商和聯絡人
• 您可以透過點擊頁面頂部的+ 新建按鈕在此處新增客戶
• 按一下特定聯絡人以查看詳細資訊。 它將顯示所有交易以及該特定聯絡人或供應商的概述。
• 若要刪除或刪除任何供應商，請選擇右上角的更多選項，然後按一下刪除

如何使用 Zoho Books 記錄費用和帳單？

使用 Zoho Books 記錄費用的步驟

• 要記錄費用，請訪問左側欄上的“費用”選項
• 點擊右上角的+ 新費用或只需點擊費用模組旁邊的 + 圖標
• 現在填寫所有必要的詳細信息，如類別、日期、金額等。
• 您也可以上傳收據
• 點擊“儲存”

使用 Zoho Books 記錄帳單的方法

• 若要記錄您的帳單，請造訪左側邊欄中的「購買」標籤
• 然後點擊“帳單”模組中的“快速建立”按鈕
• 現在輸入姓名、帳單日期等詳細資訊。
• 選擇您已代收帳單的產品
• 附上可以支持您的帳單的文件或文檔
• 點選儲存按鈕。

如何使用 Zoho Books 記錄付款？

透過 Zoho 管理發票付款

• 若要記錄發票付款，請前往“銷售” ，然後前往“發票”
• 現在選擇發票來記錄付款，發票詳細資料視窗將打開
• 您將在頂部看到“記錄付款”選項，單擊該按鈕
• 現在輸入所有詳細信息，例如金額、付款方式、付款日期等。
• 您也可以在參考號碼或註釋部分添加其他信息
• 附上任何文件或文件以供參考（如有）
• 點選記錄付款，就完成了

客戶透過 Zoho 付款

• 現在要記錄客戶付款，請造訪「聯絡人」標籤並從清單中選擇聯絡人
• 將開啟聯絡方式詳細資訊窗口，然後按一下「新交易」按鈕
• 當您點擊它時，會出現一個下拉式選單，然後選擇發票付款
• 輸入所有詳細信息，例如金額、付款日期、方式等。
• 如需要請附上文件
• 點選“儲存”按鈕

如何在 Zoho Books 中新增銀行和卡片？

要連結您的銀行帳戶或卡，請前往儀表板左側邊欄的銀行部分，然後按照說明操作：

• 點擊銀行模組並打開選項卡
• 您會在右上角找到一個新增銀行或信用卡的按鈕，點擊該按鈕
• 從搜尋欄中找到您的銀行。 如果找不到您的銀行，您可以手動新增
• 現在添加您帳戶的所有詳細資訊並點擊「儲存」按鈕

如何使用 Zoho Books 產生業務報告？

業務報告可以幫助您了解您的業務正在做什麼以及狀況如何。

• 從導航面板中選擇報告部分
• 在這裡，您可以選擇報告的日期範圍
• 現在點擊運行報告按鈕
• 您的報告將立即產生。 您可以列印或匯出為 PDF 文件

如何在 Zoho Books 中協作？

您可以透過儀表板與團隊成員、員工、會計師和同事聯繫和協作。

• 導航至右上角並選擇“設定” （圓形扳手圖示）
• 點擊它並從下拉式選單中選擇用戶
• 您將看到一個邀請用戶按鈕，點擊它
• 輸入姓名、郵件和使用者角色
• 點擊發送按鈕

如何在 Zoho Books 中管理專案和時間表？

若要有效管理專案和時間表，請按照以下步驟操作：

• 點擊選單按鈕並轉到時間表部分
• 從清單中，您可以選擇項目或時間表
• 從右上角選擇“記錄時間”或“每週日誌”
• 您可以以清單或日曆的形式查看記錄的時間表。

結論

Zoho Books 是管理企業財務的便利工具。 它可以幫助您建立發票、追蹤費用，甚至處理專案。 該工具易於使用，其簡潔的佈局使各種規模的企業都可以輕鬆使用。

憑藉不同的定價計劃以及自動化和協作等有用功能，Zoho Books 作為實用的解決方案脫穎而出，使企業的財務處理更加順暢和高效。