如何寫出引人注目的商業案例？ | #35 項目管理入門

已發表: 2023-02-17

業務理由或業務案例是項目經理準備的關鍵文件之一。 畢竟，它將說服利益相關者並最終決定項目是否獲得支持、資金和實施。 那麼如何寫出如此有說服力的商業案例呢？

如何寫出引人注目的商業案例？ - 目錄：

  1. 介紹
  2. 為什麼要搞這個項目？ 明確定義業務需求
  3. 我們會怎樣做？ 描述項目範圍
  4. 我們將如何工作？ 概述時間表
  5. 它要花多少錢？ 準備成本效益分析
  6. 目標值得付出努力嗎？ 爭取期望的結果
  7. 概括

介紹

最新的 PMBOK 中對業務案例的定義非常廣泛。 內容如下：

“商業案例是擬議項目的價值主張，可能包括財務和非財務利益。”

從如此簡短的解釋中很難推斷出如何準備一份對利益相關者有說服力的文件。 那麼要為計劃中的項目編寫什麼樣的商業案例呢？

業務案例需要最大程度的清晰度。 因此，一個好主意是嘗試像您在跟一個孩子（無論是真實的還是想像的）談論我們的冒險將是什麼一樣來解釋它。 我們為什麼要做這個項目，我們想做什麼？ 我們將如何實現它以及我們的目標是誰？

為什麼這個項目值得追求？ 明確定義業務需求

獲得良好業務案例的第一步是明確定義項目目的所針對的需求以及對組織的業務利益。 換句話說，它是對為什麼要實施該項目的回答。

要回答這些問題，我們需要準備：

  • 初步業務需求，
  • 有關目標和目的的詳細信息，
  • 通過實現目標而受益的組織的未來狀態概述。

在利益相關者初步批准並決定將項目移至規劃階段後，項目經理會將業務需求的詳細信息輸入項目章程。

我們會怎樣做？ 描述項目範圍

下一步是介紹項目的範圍。 它的理由必須可以理解地將計劃執行的任務與業務需求聯繫起來。 通過這種方式，它解釋了為什麼該項目值得追求。 您需要讓利益相關者相信，業務需求值得投資且緊迫，因此在此時解決。

還值得一提的是，我們打算採用的技術解決方案和創新。 如果我們採用先進的解決方案和專門的設備或軟件，當我們解釋基本概念並避免行話時，我們的基本原理就會變得清晰。

我們將如何工作？ 概述時間表

現在，是時候概述項目的工作時間表了。 你必須在這裡提到里程碑，用一兩句話描述預期的結果。 這將使利益相關者不僅了解範圍，而且了解項目將如何實施。 它還將立即了解團隊的規模以及實現我們項目的第一個結果所需的時間。

它要花多少錢？ 準備成本效益分析

提供成本分析可以讓利益相關者就項目融資做出決定。 它應該盡可能準確地呈現：

  • 總額——基於對與項目相關的成本和所需資源的合理分析，
  • 如果實施長期項目，則按里程碑或年份分項金額。

雖然業務案例只需要一般金額，但在項目生命週期的後期階段，您將需要詳細的財務數據和分析。 因此，值得在一開始就進行估算，讓利益相關者知道項目經理熟悉實施項目的成本。

business case

目標值得付出努力嗎？ 爭取期望的結果

最後一步是寫下項目的預期結果。 這是對未來狀態的簡明願景，清楚地描述了每個利益相關者群體的利益。 你應該保留它：

  • 簡潔的，
  • 行話免費，
  • 包含數據和預期結果的視覺效果，
  • 實際的。

請記住關於最後一點的含義，因為項目團隊的活動將在實施過程中受到審查，並將與項目既定的預期結果進行比較。 如果他們雄心勃勃但又足夠謹慎，您將安全地與他們會面，並且該項目將始終符合需求並產生預期結果。

概括

一個引人注目的業務案例應該包括：明確定義的業務需求、項目範圍、時間表、成本效益分析和預期結果。

展示業務案例可以有效地將項目的價值傳達給利益相關者。 正如 PMBOK 所述，“應在整個項目中清楚地描述、迭代評估和更新預期結果。” 因此，項目經理應在整個項目過程中定期從業務案例的角度對項目進行評估。 通過這種方式，他們可以最輕鬆地確保它與需求保持一致，並朝著與利益相關者商定的目標前進。

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How to write a compelling business case? | #35 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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