編寫成功的危機管理計劃：要遵循的 9 個基本步驟

在企業界，“危機”這個詞可能會在您的腦海中喚起許多圖像。 大規模爆發的流行病、惡劣的天氣、倉庫火災，甚至是令人髮指的公共醜聞。

許多組織都制定了處理此類情況的流程，要么首先嘗試阻止事件發生，要么在危機發生時減輕或最小化危機的影響。 這被稱為危機管理。

危機管理應該是任何組織的重要組成部分，因為它們都不能倖免於可能危及其運營並最終使它們倒閉的此類事件。

在這篇文章中，我們將逐步探索如何正確地制定危機管理計劃。 我們還提供了一個危機管理行動計劃模板，您可以立即使用該模板開始行動。

如何編寫危機管理計劃

危機管理計劃的實質包括組建危機管理團隊和編寫危機管理計劃。

什麼是危機管理計劃？

這是一份詳細說明危機管理團隊在危機襲擊組織時應採取的行動的文件。 它應該旨在消除或減少造成的傷害，並幫助組織在危機後儘快恢復運營。

危機管理計劃應該，

• 不局限於一種或兩種類型的危機。 由於一個組織可能面臨不止一種類型的危機，它應該包括涵蓋組織各個方面的經過充分分析和預期的危機情景。 該計劃應包括許多可以針對已確定的危機情景實施的行動。
• 在危機管理團隊 (CMT) 成員的參與下進行開發。 他們的參與有助於確保他們對計劃的承諾。

危機管理計劃的重要性：

CMP 創造了組織需要更好地有效應對危機所需的文化和適當的系統。

• 在危機事件中，適當記錄的計劃可以幫助指導相關團隊做出連貫的決策，並迅速採取必要的行動來減輕任何負面影響。
• 它還有助於安撫員工並消除他們的恐懼和疑慮，同時幫助他們將注意力集中在組織的首要任務上。
• 創建危機管理計劃的過程有助於識別對您的組織的潛在威脅，提出措施以最大限度地減少其發生的可能性，並提出積極的措施來應對它們。
• 危機管理計劃還將有助於避免損害公司聲譽並避免法律糾紛，並最大限度地減少運營停機時間並保持員工生產力。

下面列出了您在編寫危機管理計劃時需要採取的步驟。

建立您的危機管理團隊

危機管理團隊負責制定危機管理計劃並在發生實際危機時執行應對措施。

他們負責與公司的其他利益相關者（即法律和風險管理部門、運營人員和高級管理人員）進行協商，以製定合理的計劃並有權在危機期間做出決策。

該團隊由負責規劃和管理危機的每個領域（即後勤、規劃等）的領導和下級成員組成。 成員應該是具有財務、通信、運營和管理經驗的個人，通常包括部門負責人、高級經理、人力資源經理、現場經理以及營銷或銷售主管。

回顧公司使命和價值觀

危機管理團隊的首要職責是審查公司使命和價值觀，並確保他們在計劃中包含的響應反映了它們。

確定哪種危機會打擊您的組織

創建危機管理計劃的下一步是確定您的組織可能面臨的危機類型。 通過執行風險分析，您可以有效地識別可能威脅您的組織的最可能的危機類型。

組織面臨的一些最常見的危機類型包括法律問題、自然災害、聲譽損害、網絡攻擊、產品安全問題、工業事故、工作場所暴力、勒索企圖和公司抵制。 雖然您不必包括對您的組織的所有威脅，但涵蓋最潛在的威脅。

雖然可能對您的組織造成影響的風險類型會根據您的業務性質及其環境而有所不同，但您可以使用以下一些方法來識別可能影響您的風險。

• 分析行業中其他組織面臨的危機類型以了解情況。
• 請參閱全面的危機列表並確定對您的組織的相關威脅。
• 逐一檢查組織中的流程、系統和結構，以發現其中可能演變成危機的漏洞。
• 諮詢專家（即財務顧問或會計師）或從可能對他們每天遇到的風險有洞察力的員工那裡獲得反饋。
• 調查客戶的投訴，找出他們最不滿意或最不滿意的地方。

分析您已識別的威脅

一旦您建立了可能影響您的危機列表，請一一分析它們並根據它們的嚴重性和概率對它們進行排名。

您可以使用風險管理矩陣根據發生的可能性和影響來評估已識別的風險，以便為緩解風險確定優先級

您的計劃應包括對由此確定的最可能危機的響應。

識別警告標誌

檢查每個已識別的危機，並嘗試確定與它們相關的警告標誌。 了解這些將使您能夠及早發現危機的發生並採取措施防止或減輕其影響。

一些警告信號，如天氣預報，更加清晰，而銷售或金融危機的症狀可能更加不確定，並且會隨著時間的推移而出現。 識別和解釋它們可能需要危機管理團隊的經驗和專業知識。

進行業務影響分析

此評估有助於分析危機可能對您的業務運營產生的潛在影響。 它將幫助您詳細了解危機對您的業務的影響； 它將如何擾亂生產、阻礙流程、造成經濟損失、損害聲譽等。

通常，業務影響分析是在考慮最壞情況的情況下進行的，因此它為組織製定更系統和合乎邏輯的響應計劃奠定了基礎。

準備響應和應急計劃

既然您已經識別並排列了潛在的危機及其對您的組織可能產生的影響，下一步就是決定如何在它們可能發生的情況下應對它們。

雖然危機不太可能以您計劃的確切方式發生，但重要的是要提出可以在多種情況下應用的靈活應對措施。 例如，您可以在洪水期間應用的某些響應也可以在火災爆炸期間應用（即疏散、設施封鎖、隔離）。

當您確定在每個危機期間要實施的行動時，分配個人或團隊負責執行這些行動也很重要。 除此之外，您還應填寫有關實施響應所需的工具和資源的詳細信息以及要執行的步驟的時間表。

應急計劃的另一個重要部分是為每個危機指定一名發言人或一名溝通官員。 通常，受影響地區最專業的人是這個職位的理想選擇。

教育和培訓團隊

與團隊的其他成員和組織的主要利益相關者分享已完成的危機管理計劃。 確保他們了解自己的責任並熟悉如何在危機期間履行職責； 如有必要，您可以為他們提供必要的培訓，以更好地履行職責。

定期審查計劃

檢查您的危機管理計劃的內容並根據需要進行更新，以確保它是最新的和有效的。 在危機發生後，回顧哪些有效和無效，並根據新的經驗教訓更新計劃。

準備好編寫您的危機管理計劃了嗎？

危機的本質是不可預測的，並且發生的可能性很小。 但是，它可能會產生高傷害的影響。 為可能發生的任何危機做好準備的最好方法就是為此做好計劃。 按照上述步驟創建您自己的危機管理計劃，並在下面的評論部分與我們分享您的經驗。