如何撰寫項目提案：8 個專家提示和指南

他們說你沒有第二次機會給人留下第一印象，在撰寫項目提案時這一點再正確不過了。

項目利益相關者一開始並不知道你是誰； 他們只會看到您在提案中提出的內容。因此，您的目標是讓他們看到您希望他們看到的內容——一個經過深思熟慮的項目，考慮到所有細節，值得投入時間和金錢。

讓我們猜猜您現在的想法是：如何撰寫令利益相關者著迷的項目提案？

簡單的！

您只需要使用由該領域專家設計的項目提案演示模板。

通過精心設計的一頁項目提案模板，您和您的團隊可以使整個過程變得更加輕鬆。

令人驚嘆的設計已準備就緒，所有項目提案規則均已保留，您只需填寫必要的信息即可立即準備好您的夢想提案。

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什麼是項目建議書？ 關鍵概念定義

項目提案是一份正式的書面文件，旨在向受眾提供有關項目的詳細信息。它應該概述項目的目的、目標、可交付成果、預算和交付時間表。換句話說，項目提案大綱應包括利益相關者可能感興趣的每一個細節。

項目提案演示文稿的目標可能因項目的範圍和規模而異。 它可能是推出新產品線的營銷提案或簡化流程的內部業務計劃。 無論是什麼，項目提案都應該清晰、簡潔，並提供必要的信息，以幫助做出明智的決策。

撰寫項目提案的最常見意圖包括以下內容。

• 獲得外部資金來贊助該項目
• 獲得更高管理層的批准以獲得所需的資源和支持
• 對項目的潛在投資者和利益相關者感興趣
• 一般來說，圍繞項目創造熱情

無論目的如何，一些通用的方法和規則適用於每個項目提案，以確保其精心設計和有效。 讓我們看看提案的主要類型。

徵求項目建議書

最正式的項目提案示例是為了響應客戶的正式提案請求 (RFP)而發送的。 通常，項目所有者對某些方的特定服務或產品感興趣，並希望了解潛在供應商提供什麼。

如果您構建招標項目建議書，請準備好與其他投標人競爭。 在這種情況下，您的項目提案大綱應該非常有吸引力，能夠脫穎而出並產生影響。 您應該考慮如何使您的提案獨一無二，以獲得競爭所需的優勢，因為將會對提案進行詳細比較。

主動提出的項目提案

對於主動提出的項目建議書，項目業主沒有提出正式請求。例如，即使沒有具體請求，您也可以決定參與某個項目的公開投標並提交您的項目建議書。

與之前的項目提案示例相比，該項目提案的競爭力較差，因為沒有對投標人進行直接比較。

然而，您仍然需要確保您的提案具有吸引力且視覺上令人愉悅，因為您再次希望給人留下深刻的印象並獲得客戶的認可。 主動提供的項目提案在大綱和格式方面也有“較軟的規則”，因為您不必考慮客戶的嚴格要求。

非正式項目提案

通常，您的客戶可以向您提出非正式請求，要求您向他發送項目提案。這可以指當您與潛在客戶談判時，他們對您可以提供的報價的更多詳細信息感興趣的情況。

在這種情況下，您可以製定一個不太正式的項目提案，甚至可以以簡短的演示文稿或以自由形式組織的一頁文檔的形式呈現。 在這裡，您的主要目標是提供足夠的信息和詳細信息，以便您對所有項目細節和職責達成一致。

更新項目提案

假設一個項目已經完成，客戶回來要求更多並要求更新您的項目，或者您想推荐一位老而友善的合作夥伴提供特別優惠來返回並進行合作。

在這種情況下，您應該創建一份更新項目提案，最好顯示自上次以來改進的內容、您必須提供的新想法以及為什麼您的項目仍然與該特定客戶相關。

更新項目建議書通常基於之前與客戶簽訂的項目建議書大綱，以保持一定的一致性並使各方彼此感到滿意。

延續項目提案

也許，這可以稱為“最簡單”的項目提案之一，因為這裡幾乎沒有競爭，而且客戶已經很了解你了。 此外，無需說服某人開始新的合作，因為您已經建立了合作夥伴關係，並且可以延長它。

當項目的一個階段接近結束時，將使用延續項目提案，並要求您在額外的一段時間內提出新的提案。在這種情況下，您必須調整舊的項目提案大綱並添加新的可交付成果。

補充項目提案

即使您之前的項目提案大綱已獲得批准並且所需的利益相關者已加入協作，您仍然會發現自己處於需要添加新內容的情況。

例如，您可能覺得有必要根據新要求編寫項目提案，要求額外投資或更多利益相關者參與。 在這種情況下，您應該編寫一份補充項目提案，解釋為什麼需要額外資源以及它們可以帶來哪些改進。

這裡的主要想法是向客戶表明您的提案仍然具有相關性，並且您需要額外的幫助和支持才能取得更好的項目結果。

如何撰寫項目提案的 8 個必須了解的步驟

由於網絡上有大量現成的模板、格式和示例，現在編寫項目提案是一項簡單的任務。您不再需要重新發明輪子並浪費時間製作專業設計、考慮文本佈局等。

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但在選擇正確的模板之前，您應該了解編寫項目提案的一些重要原則。 以下是您編寫可帶來成果的項目提案時應遵循的完整步驟列表。

1. 寫作準備

適當的研究是任何成功提案的無名英雄。 它可能是該過程中看不見的部分之一，但卻是最重要的部分之一。 正如您需要在開始建造建築物之前為建築物奠定適當的基礎一樣，您需要在開始撰寫提案之前對項目進行紮實的研究。 否則的話，以後無論你給弱基添加多少屬性，都不會帶來任何成功。

所以，給自己足夠的時間來研究項目的各個方面。在您 100% 確定您清楚了解需要什麼之前，請不要停止。

此外，確定項目捐助者是誰，以及向他們展示項目價值的最佳方式是什麼。

如果成功完成這些步驟，就會設定項目目標和目的，並且您將更好地了解項目最終應該是什麼樣子。

因此，請給你的大腦足夠的時間進行研究，並在框架準備好後轉向實際的寫作過程。

2. 撰寫令人信服的執行摘要

現在面臨一項艱鉅的任務——在簡短的執行摘要中傳達項目的意義、深度和細微差別。 當您進行廣泛的研究時，您的大腦中充滿了數百個項目細節，需要花一些功夫才能用幾句話總結所有這些信息。

儘管如此，執行摘要是項目提案大綱的標準和重要組成部分，因此您必須掌握編寫摘要的藝術。

執行摘要是該項目的簡潔但內容豐富的概要。它通常包含以下部分。

• 您嘗試解決的問題
• 解決問題所需的資源
• 您用來解決問題的方法
• 項目的預期結果以及如何衡量其成功等。

在本節中，您肩負著許多責任，因為這是讀者在打開項目提案時將​​看到的第一部分。 因此，它的任務是吸引項目所有者並向他們承諾一些非凡的東西，讓他們對進一步的文檔探索產生興趣。

您甚至可以考慮在所有項目提案完成後在最後編寫執行摘要。這樣，你就可以看到全貌，並更準確地在一個段落中總結整個想法。

3. 描述項目範圍

回到本質，你應該開始透露有關該項目的更多細節。 從項目背景開始，詳細解釋項目背後的原因、項目要解決的問題的現狀等。

例如，如果您打算開展一場關於清潔水重要性的社會意識活動，您應該提及它是什麼類型的問題以及為什麼意識對於解決該問題很重要。 您還可以包含有關項目目標區域當前水資源短缺或質量狀況的統計數據。

除了涵蓋問題的當前狀態之外，項目範圍還應包括以下內容。

• 之前是誰造成了這個問題？之前的項目取得了哪些成果？
• 為什麼之前的嘗試沒有成功？
• 您的項目要填補哪些空白？
• 您將使用哪些方法比以前的方法更有效？

您還應該詳細描述將用於完成該項目的工具和方法。 在這裡，已建立的工作分解結構 (WBS)可以提供很大幫助。

4. 概述項目目標

好吧，到目前為止，在撰寫項目提案時，您已經充分討論了該項目及其重要性。

但是，應該有一個關於項目目標的詳細部分——不是對您想要實現的目標的抽象概述，而是您需要達到的確切點。

在這方面，廣為流行的SMART方法論就相當方便了。它是“具體”、“可衡量”、“可實現”、“相關”和“有時限”目標的縮寫。 讓我們逐一闡述這些要點。

• 具體的目標意味著你不會寫“提高生活質量”之類的東西。相反，您的目標應該具體，例如“在 6 個月內將上述區域的水污染減少 15%”。 看到不同？ 第二個選項非常清楚。
• 可衡量的目標表明您需要能夠通過明確的指標來跟踪進度。如果您像上面的示例一樣寫下明確的目標，它就會自動變得可跟踪和可衡量。 此外，你應該有明確的指標來幫助利益相關者跟踪項目是否走在正確的軌道上——你是否按照你所說的去做？
• 可實現的目標是什麼意思？簡單的。 目標應該現實、可實現，並反映項目可用的資源數量。 現實的目標意味著沒有天上掉餡餅的目標。 因此，與其在 6 個月內將水污染減少 50%，不如選擇一種更現實的方法來喚起人們對您的項目的信任和信心。
• 相關目標是與項目目標直接相關的目標。有時可能很容易偏離軌道並開始追求與項目不直接相關的目標。
• 最後，有時限的目標有嚴格的最後期限，因此項目利益相關者，尤其是投資者，對您正在努力開展項目並有明確的啟動時間表充滿信心。

5. 提出解決方案

很多人都在談論為什麼該項目很重要以及哪些問題不能懸而未決。 那麼，在撰寫項目提案時，您的下一步應該是什麼？ 是的，解決方案； 實際上，您的主要項目承諾是什麼？

解決方案部分可能比前面的部分短，但應該令人印象深刻且誠實。回到項目研究階段，你應該清楚地知道需要採取哪些步驟才能得到想要的結果。 如果您認為沒有明確的計劃可以帶來成功，請重新考慮是否應該啟動該項目。

但當您來到這裡時，很可能是因為您具備了完成這項工作的正確方法和知識。 那麼，這一部分應該包含哪些內容呢？

• 願景聲明是指導您完成項目的地圖。它總結了您的團隊的前進方向、原因和方式。 清晰的願景聲明對於外部和內部利益相關者同樣重要，因此請確保以正確的方式編寫它（看看它是如何運作的）。
• 項目進度表顯示了應完成的任務的順序以及完成任務的時間範圍。在這裡列出您的所有里程碑非常重要。 否則，就有可能失去正確的線索，從而落後於項目時間表（看看它是如何工作的）。
• 團隊成員的角色和職責為每個相關人員提供了明確的任務。此外，誰負責什麼是明確的，因此每個人都知道會發生什麼、何時以及如何發生。
• 其他細節更加清晰，使項目的實施更加容易。這可以是您將要使用的報告工具的列表，也可以是完成項目所需的材料和設備的列表。

6. 進行徹底的需求評估

逐漸接近提案的主要目標——您需要從利益相關者那裡獲取必要的資源，當然，您需要解釋他們為什麼應該這樣做。

進行徹底的需求評估對於確定項目所需的資源以及為什麼需要這些資源至關重要。 首先，確保能夠完成承諾的活動對您來說至關重要。 此外，將其包含在項目提案大綱中至關重要，因此獲得資金的機會會更高。

在撰寫需求評估時，您應該包括以下內容：

• 項目預算是與項目相關的所有費用的綜合清單。它應該包括小額和大額採購、員工工資、稅收、您將使用的材料的價格、旅行費用（如果您需要參加任何會議或大會）等。請參閱此處的項目預算示例。
• 成本明細可能看起來與項目預算相同，但它是預算的更詳細版本。在這裡，您應該包括原因和詳細解釋，說明為什麼需要每種資源、從哪裡獲取資源以及需要花費多少資源。 這很重要，因為投資者需要知道他們的錢花在正確的地方。
• 最後，資源分配計劃顯示瞭如何組織不同的資源來有效地完成項目。 簡而言之，它是一個計劃，顯示您將如何使用利益相關者為您的項目提供的資源。 下面詳細解釋了資源分配的工作原理。

7. 解決風險管理問題

預見不可預見的事情是每個項目經理的特殊使命。 在編寫項目提案時，您應該確保有一個可靠的應急計劃，以備發生任何中斷時使用。

該計劃應包含在您的項目提案大綱中。 否則，你的計劃對投資者來說看起來不夠可靠，他們也不會相信你能夠及時處理任何干擾。

您應該仔細集思廣益，討論項目期間可能發生的所有關鍵風險，因為沒有風險核算的標準模板。 為了識別風險，您應該考慮所有可能影響或破壞項目完成的可能因素。

此外，您應該優先考慮那些更有可能發生的事情以及那些確實需要預防和緩解的事情。 您還應該在項目提案中表明您有應對每種可能風險的計劃。

8. 寫出有效的結論

好吧，是時候祝賀您出色的工作了！ 剩下最後一部分——項目結論，它應該足夠引人注目，以激勵讀者採取行動。

結論應該重申你的要點並抓住你的項目的獨特之處。 它還可用於包含一些圖表、報告、圖表或任何其他類型的數據來支持您的主張，但在項目提案的主體中被遺漏了。

這些是創建獲勝項目提案大綱所需採取的所有步驟。 現在您已經了解了編寫項目提案大綱的內幕，是時候探索一些現成的大綱了，您可以輕鬆地自定義這些大綱並將其用於您的項目。

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項目提案大綱常見問題解答

項目提案與項目章程

項目章程是標誌著項目開始的正式文件，只有在項目提案創建並獲得批准後才能創建。 因此，如果項目提案是一份有說服力的文件，旨在讓您的項目獲得批准，那麼項目章程就是一份正式文件，其中包含完成項目所需的資源和時間表的詳細信息。

它們的目的和創建時間不同。 儘管如此，兩者都是成功項目管理的必備文件，並且都包含有關項目目標和其他細節的重要細節。

項目提案有哪六種類型？

1. 徵求提案是為了響應潛在客戶或客戶的正式請求而創建的。這是最具競爭力的提案類型。
2. 未經請求的提案會在未經潛在客戶或客戶請求的情況下發送給他們，可用於介紹您自己和您的項目。例如，您可以使用主動提供的項目提案來申請公共撥款。
3. 非正式提案是兩方之間沒有正式結構的提案交換。它僅供內部使用，不遵循任何特定格式或準則。
4. 創建續簽提案是為了與您之前已經達成協議的一方續簽合作，現在您想通過一些調整重新開始合作。
5. 延續提案是繼續正在進行的項目的提案。它通常是在項目最初商定的時間範圍即將結束時創建的，但還必須完成更多工作。
6. 當客戶或委託人為正在進行的項目請求額外的服務或商品並需要證明新費用的合理性時，就會創建補充提案。

項目提案應該多長？

重要的不是字數的長度，而是你的項目提案的詳細程度和說服力。 如果你保持結構性和簡潔性，你就不會局限於有一個很長的項目提案。

渲染森林的項目提案模板是根據項目提案的關鍵原則構建的，並在幾頁內最佳地涵蓋了所有重要信息。您可以使用它們作為起點，快速輕鬆地制定自己的項目提案。

要點

項目提案是向項目所有者表明您是該工作的完美團隊的正式方式。 這是一份詳細且結構良好的文檔，其中包含項目目標、時間表以及成功完成所需的資源。

儘管使用現成的模板設計具有專業外觀的項目提案是一項簡單的任務，但其中的內容才是真正重要的。 在撰寫項目提案大綱時，您需要準確且有說服力，考慮每個細節並考慮所有可能的問題。

請記住，它的目標不僅僅是贏得項目，而且還制定框架來指導您完成項目。

祝您在項目提案的海洋中好運！

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