如何編寫清晰有效的標準操作程序； 模板實用指南

每個組織都需要一套規則來指導其成員。 為此目的建立了標準操作程序（SOP）。 SOP 是任何業務的重要組成部分，是在日常工作繁忙的情況下確保組織運營的質量和一致性所必需的。

當您有效地編寫組織自己的標準操作程序並使它們成為您日常管理方法的一部分時，這篇文章將幫助您。 它解釋並包括，

• 什麼是 SOP
• 不同的SOP格式
• 如何編寫 SOP 和最佳實踐
• 可編輯的 SOP 模板

什麼是標準操作程序

標準操作程序是一套關於如何在組織中準確執行重要的、例行的或重複的活動或流程的書面指南。

它們解釋了應執行的活動方式，以促進符合技術和質量系統要求並支持數據質量。

SOP 通常特定於為其編寫的組織，並幫助他們維護其質量保證和質量控制流程。 他們還幫助組織確保他們遵守政府法規並保持他們提供的產品和服務的質量和完整性的一致性。

標準操作程序，

• 是跨職能文件
• 表示跨職能的工作流程
• 通過流程圖啟動
• 回答“誰做什麼？”這個問題。
• 以主動語態書寫

還使用協議、工作表、工作說明和實驗室操作程序等術語來代替標準操作程序。

標準操作程序的重要性

幾乎每一項活動，從清潔生產機器到執行關鍵流程，都可以通過標準操作程序進行記錄。 他們幫助，

• 通過提供成功執行單個業務流程所需的保護、健康、環境和運營信息來提高業務績效
• 確保產品和服務的安全和質量
• 確保符合相關標準、法規和指南
• 消除不同員工在不同地點或工廠執行的程序和流程的差異，從而有助於保持一致性
• 作為培訓和入職新員工的良好基礎
• 實現對流程的控制，進而為持續改進提供機會
• 促進改善溝通
• 作為清單，以幫助檢查員進行審計程序
• 在新環境中重建操作系統

SOP的種類| 標準操作程序格式

雖然組織可以使用首選或自定義格式來編寫其標準操作程序，但有幾種類型的 SOP 格式被組織廣泛使用。

清單格式

這採用待辦事項列表的形式，其中列出了要執行的不同任務。 這適用於不需要詳細說明的小型團隊或個人。

逐步格式

這種格式使用項目符號或編號列表來呈現 SOP 指南。 這種格式最適合常規、直接且易於遵循的程序或流程。

分層格式

與逐步格式類似，分層格式也逐步解釋了程序。 但是，在這種格式中，子步驟以項目符號或編號列表的形式添加到每個主要步驟下，以突出顯示所需的附加信息。 這種格式最適合包含大量信息的複雜程序。

流程圖格式

流程圖有助於簡化複雜的標準操作程序，其中有許多通過可視化無法預測的可能結果。 這種格式還強調了流程的每個步驟是如何相互連接的，因此清楚地概述了流程以便於理解。

如何編寫標準操作程序和最佳實踐

第 1 步：確定要記錄的程序

第一步是確定您需要為其編寫指南的活動、流程或工作流。

與流程專家或個別員工交談，以幾乎相同的方式了解他們每天、每週或每月執行的活動。 如果與他們交談很困難，您也可以選擇通過調查在此處收集必要的信息。

有了這個列表，您就可以繼續挑選出需要標準化的流程。

如果需要更新現有的 SOP，請在具有適當培訓和執行相關流程經驗的人員的幫助下對其進行審查和改進。

第 2 步：定義目標

接下來，確定創建 SOP 文檔的目標。 是否使流程與業務優先級保持一致？ 還是確保流程運行良好？ 確定編寫 SOP 的原因將使您能夠更有效地構建它。

在現有 SOP 的情況下，確定您的流程中導致延遲和失敗的痛點或障礙，並確定應該進行哪些更改來改進它們。

第 3 步：選擇格式

有多種 SOP 格式可以滿足不同的業務需求和所涉及的流程。 如上所述，這些 SOP 格式包括清單、分步格式、分層格式和流程圖格式。 可以根據您要共享的信息類型選擇其中一種格式。

第 4 步：確定創建者和利益相關者

SOP 應由實際參與執行或使用該過程的主題專家編寫。

在為多任務流程編寫標準操作程序時，請考慮採用團隊方法，其中可以利用多個相關人員的經驗。

此外，C 級高管和管理領導也可以參與，以確保 SOP

• 與更高級別的業務優先級保持一致
• 有必要的資源和設備來實施
• 在資源消耗和物流方面是合理的

提示：無論您是依靠任務負責人還是內部作家來記錄標準操作程序，請確保他們具備必要的技術寫作技能和對相關組織流程的深入了解。

第五步：確定受眾

知道誰將參考 SOP 對於有效地編寫它們至關重要。

SOP 應該寫得足夠詳細，讓員工，即使是對流程知識和經驗有限的人，也可以在沒有監督的情況下重現流程。

為了確定應包含在 SOP 中的詳細程度，您需要首先了解您是為誰編寫的。 這可能是沒有任何先驗知識的新員工，也可能是多次執行該活動的人。 了解他們的需求將幫助您定制 SOP 以讓他們理解

• 完全專注於自己的職責
• 使用他們熟悉的正確語言和術語，以及對他們不熟悉的術語的解釋

提示：與最終負責執行流程的員工交談，了解他們面臨的挑戰並聽取他們的建議。 使用 Creately 之類的可視化工作區，您可以將每個人帶到同一個畫布上，以便在您可視化、編輯和查看標準操作程序時促進協作。

第 6 步：創建 SOP 大綱

一旦一切都完成了——過程、創作者、觀眾和格式——開始規劃文件。 以下是 SOP 文檔中包含的典型組件。

SOP 文件的要素

• 標題頁– 保留該頁以包含有關文件的相關信息，包括 SOP 名稱、創建日期、唯一標識號、文件作者的姓名，以及將實施該文件的部門或個人的指定標準操作程序。
• 目錄——如有必要，包括一個目錄，以便任何人都可以更輕鬆地瀏覽文檔。 此元素在包含多個頁面的 SOP 文檔的情況下很有用。
• 準備信息——這包括初步信息，例如 SOP 的目的、角色和職責、所需的資源、材料和設備以及安全預防措施。
• 方法和程序——本節解釋使用所選 SOP 格式的程序。
• 質量控制和保證——這裡列出了衡量員工在 SOP 方面表現的標准或其他方法。
• 參考資料和詞彙表——本部分保留列出您在文檔中引用的外部資源，並更詳細地解釋您引用的術語。

提示：用簡化的圖表（如流程圖、流程圖或工作流程圖和插圖）附上複雜的細節，以幫助讀者更好地理解。

使用一致的寫作風格

SOP應通俗易懂、簡明扼要，確保每個人都能正確理解和遵守，從而避免質量安全風險和偏差。 為此，請確保標準操作程序，

• 使用易於遵循的分步格式編寫
• 明確且不是很複雜
• 使用主動語態和現在動詞時態書寫。 避免使用但暗示“你”這個詞
• 不冗長冗長
• 遵守組織使用的樣式指南（即字體類型、字體大小和使用的顏色）
• 使用流程圖可視化正在解釋的流程

第 7 步：審查和批准 SOP

書面 SOP 應由一名或多名對流程具有適當知識、培訓和經驗的人員進行審查。 審閱者應記錄並分享他們在審閱文檔時遇到的任何問題或疑慮。 然後可以在批准之前更正這些內容。

提示：讓最終負責執行流程的個人在最終確定之前測試起草的 SOP。

為了有效，SOP 需要保持最新。 這需要在程序發生變化時定期審查、更新和重新批准它們。

這些 SOP 還應每 1-2 年進行一次系統審查，以確保它們是相關的。 作為最佳實踐，請始終提及已審核的 SOP 的審核日期。 如果不再遵循某個過程，請將其從文件中刪除並存檔。

提示：確保 SOP 文件以硬拷貝或數字形式隨時可用，特別是對於直接參與執行活動的人員。 用 Creately 創建一個 SOP 庫； 將與您的 SOP 文檔相關的所有必要文檔、資源、鏈接和視覺效果集中在一個單一連接的工作區中，您可以在其中通過視頻會議和同步編輯進行實時協作。

準備好編寫自己的標準操作程序了嗎？

SOP 允許您採用在企業中工作的最佳方法，並創建一個簡單的最佳實踐文檔，使每個人都能在他們所做的事情中發揮最大的作用。 在這篇文章中，我們涵蓋了從如何編寫有效的標準操作程序到您可以立即使用的模板的所有內容。 按照步驟成功創建一個。

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