使用工具和模板進行人力資源規劃的簡易指南

一個組織持續平穩運行的關鍵是它的員工，這已不是什麼秘密——好吧，正確的技能員工可以正確地完成他們的工作。 只有通過適當的人力資源規劃，才能讓這類員工在您的組織中工作。

在這篇文章中，我們通過指導您完成每個步驟，為您簡化了人力資源流程。 利用提供的模板進一步簡化您的規劃過程。

什麼是人力資源規劃

人力資源規劃是組織評估當前人力資源、預測未來需求或必需品、識別差距並提出填補這些差距的計劃的過程。

基本上，人力資源規劃，也稱為勞動力規劃和人力規劃，可幫助您確保在正確的時間在正確的工作崗位上擁有正確數量的具有相關技能的人員。

人力資源規劃的重要性

人力資源規劃在確保在需要時為組織提供必要的技能以實現其戰略目標方面發揮著重要作用。 此外，還有幾個更重要的原因說明人力資源規劃對組織至關重要。

• 它有助於確保現有人力得到最佳利用
• 它通過確保僱用合適的人來及時滿足勞動力需求，從而支持實現組織的戰略目標和目標
• 它提供了執行其他人力資源職能（如招聘、選拔、晉升、培訓和發展等）所需的信息，並定義了人力資源政策
• 它幫助組織適應由競爭、技術、政府政策等引起的環境變化，這些變化可能導致對新員工、新技能等的需求。
• 它有助於確定成功實施擴張和多元化計劃所需的勞動力需求
• 它還協助預測人力不足或過剩，並採取必要措施處理情況
• 它有助於為個別員工製定職業規劃，並確定他們需要的培訓和發展

人力資源規劃流程的 4 個步驟

人力資源規劃過程涉及 4 個廣泛的步驟。

第 1 步：確定當前的人力資源供應情況

計劃流程從分析當前勞動力資源開始。 確定您的組織在員工數量、技能、經驗、資格、職位、績效水平、年齡、福利、工資水平、語言、先前工作等方面的優勢和劣勢。

您可以通過多種方式執行此步驟。

• 參考過去的績效評估
• 從您的人力資源信息系統收集數據
• 與部門負責人交談，了解在他們手下工作的員工
• 用問卷詢問員工自己
• 讓員工通過 SWOT 分析對自己進行自我評估

一旦您收集了有關當前員工的大量信息，請將它們轉移到技能清單報告中。 下面給出了一個更容易參考和理解的技能清單的可視化模板。

第 2 步：預測未來對人力資源的需求

此步驟要求您首先了解組織的未來目標，因為它們將對未來的人力資源需求產生重大影響。

在確定未來需求之前，您還需要考慮員工流失率、市場或行業趨勢、有助於流程自動化的技術進步、退休、晉升、裁員等因素。

第三步：分析勞動力供需缺口

現在您已經明確了庫存中可用的技能以及未來需要哪些技能，您可以清楚地看到存在的差距。

組織中當前的員工供應能否幫助滿足未來的需求？

您是否必須提供培訓和發展計劃來提升現有員工以滿足公司目標？

如果這還不夠，那麼您將不得不招聘具有相關技能的新員工，以滿足未來對人力的需求。

在人力資源規劃中保持供需平衡很重要。

第 4 步：制定和實施計劃以彌補差距

然後是製定行動計劃。

如果員工短缺，您可以將精力花在僱用新員工、培訓現有員工、外包或部門間調動上。

另一方面，如果員工過剩，您可能需要考慮裁員、自願退休計劃、調動等。

一旦制定了計劃，就應該將其與組織的整體戰略相結合。 在整個過程中監控計劃並評估其有效性也很重要。

人力資源規劃工具

您可以在勞動力計劃流程的不同步驟中使用這些工具。 他們可以幫助您分析當前員工的能力，並確定未來的需求。 提供的模板可在線編輯； 只需單擊模板即可在線編輯。

SWOT分析

SWOT 代表優勢、劣勢、機會和威脅。 它可以用作個體員工進行自我評估的工具，也可以用作評估組織當前狀態的戰略工具。

優勢和劣勢是內在因素。 例如，您的組織的優勢可能是技術員工的存在，但劣勢可能是技術員工數量不足。

機會和威脅都是外部因素。 例如，如果您正在招聘，市場上熟練員工的可用性可能是您的絕佳機會。 另一方面，您的競爭對手以更高的薪水挖走您的員工可能會對您構成威脅。

SWOT 分析是情況分析中最常用的工具之一。 我們的情況分析指南中描述了您可以與人力規劃一起使用的其他一些情況分析工具。

組織結構圖

組織結構圖是組織層次結構/結構的直觀表示。 它還強調了員工之間的報告關係、他們的角色和責任。 在人力資源規劃中，它可以以多種方式使用，

• 記錄有關當前員工角色、職責、技能、經驗等的信息。您還可以添加其他信息，例如他們的教育資格和人口統計數據。 這將幫助您快速確定適合該工作的人員。
• 制定人員配備需求的路線圖。 您也可以在公司組織結構圖中標記勞動力不足和過剩。

種族矩陣

這是一個圖表，項目經理用來為項目中的任務分配角色和職責。 它強調了在項目期間誰應該負責、負責、諮詢和知情。

9 方格

9格網格，也稱為績效潛力矩陣，廣泛用於員工發展和繼任計劃。 它有助於根據現有員工當前的表現和未來的潛在表現來評估您的現有員工。

借助 9 格網格對您的員工進行評級，可幫助您識別出優秀的員工和落後的員工。

情景規劃

有許多情景，例如技術進步、自然災害、政治或經濟變化，可能會極大地改變您公司的未來方向。 通常，您可能看不到他們的到來或為他們計劃。

通過將情景規劃納入戰略規劃過程，您可以識別這些不同的未來情景，討論它們將如何影響您的組織並採取預防措施。

通過檢查涉及您不斷變化的未來勞動力需求的情景，您可以將情景規劃與人力資源規劃相結合。

請參閱我們關於場景規劃的資源，以更詳細地了解此工具。

更換圖表

這是一個類似於組織結構圖的圖表。 它用於識別可以替代即將退休、調動等員工的潛在候選人。可以為公司中的每個重要職位以及潛在替代人制定個人替代圖表。

改善人力規劃的任何技巧？

在這篇文章中，我們基本上涵蓋了您需要了解的有關人力資源規劃的所有信息，特別是如果您是新手。 我們相信所提供的模板將幫助您啟動您的項目。

已經是勞動力規劃方面的專家？ 請在下面的評論部分分享您發誓的工具和流程的提示。