混合工作——如何成功領導團隊？ | #31 項目管理入門

已發表: 2023-02-02

無論我們如何看待混合工作，我們都經常面臨一個挑戰——當一些人在辦公室，一些人遠程工作，而且他們的比例不斷變化時，如何管理一個團隊。

混合工作——目錄：

  1. 介紹
  2. 混合團隊中的溝通
  3. 有效的信息交換
  4. 團隊工作的技術支持
  5. 保持聯繫
  6. 概括

介紹

與完全遠程或現場工作相比，管理以混合模式工作的項目團隊更加困難。 畢竟，當一些團隊成員在辦公室工作而其他人遠程工作時，如何進行監督？

項目經理面臨幾個關鍵挑戰。 這些包括：

  • 定義團隊中的溝通規則
  • 確保信息的順利交換
  • 為辦公室以外的人提供技術支持
  • 保持聯繫。

混合團隊中的溝通

要在混合模型中有效工作，您需要定義通信規則。 如果僅僅詢問隔壁辦公桌的工作人員對您的工作的意見是不夠的，那麼為特定目的使用不同的工具是值得的。 例如，您可以通過聊天發送一個簡短的問題，使用電子郵件處理更複雜的問題，並召開視頻會議來討論需要多人參與的複雜主題。

對於新團隊，確保每個人都知道也是一個好主意：

  • 每個人的職責是什麼，
  • 如何联係其他團隊成員，以及
  • 對溝通頻率的期望是什麼？

為此，您可以在公司聊天室中使用狀態或在項目管理工具中創建聯繫板。 還值得在其中一次項目會議期間簡要討論通信主題。

有效的信息交換

一旦定義了通信規則，就該考慮其內容了。 確保信息共享並且團隊中的每個人都可以訪問資源以完成工作是一個好主意。

使用Firmbee等專用軟件，您可以輕鬆解決以下問題：

  • 任務分配，
  • 交流關於項目現狀的信息，
  • 為項目會議設定日期，或
  • 共享項目監測結果。

項目經理應確保每個人都可以獲得信息，無論他們在哪里工作。 對於那些處理共享文件的人來說尤其如此，在現場工作時，共享文件可能已存儲在防止遠程使用的服務器上。 您可能需要考慮雲解決方案，或以其他方式安排您執行的任務。

hybrid work

團隊工作的技術支持

混合模型成功運行的一個關鍵方面是建立不間斷運行的技術條件。 基礎知識是：

  • 高速互聯網
  • 電腦或筆記本電腦和
  • 完成工作所需的軟件。

項目經理應確保所有遠程工作的員工都擁有正確的工具、設備和對公司網絡的訪問權限。

保持聯繫

維護團隊內部的關係常常被忽視，但與與項目執行直接相關的技術支持和溝通同樣重要。 然而，在混合模型中，辦公室裡的員工沒有時間建立人際關係。

當訪問公司總部時大部分工作都是遠程的，每個項目參與者都會單獨安排會議。 有時結果是，他們一整天都會與參與任務的所有同事和外部專家會面。 結果，沒有足夠的時間與在公司總部一起工作的團隊見面，只是理論上。

這就是為什麼與混合工作相關的風險是：

  • 團隊解散，
  • 降低團隊對項目的主人翁意識，
  • 缺乏對公司的情感承諾。

不僅僅是那些遠程工作的人會感到與團隊其他人隔絕。 這就是為什麼在一起工作時保持良好的氛圍如此重要。 對“混合型”弊病的補救措施可能包括定期舉行小組項目會議，輔之以與員工的個人對話。

概括

領導以混合模式工作的項目團隊需要項目經理定義通信規則並確保信息的順利交換。 保持團隊聯繫也很重要，為數字環境和辦公室的會議提供時間和空間。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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最重要的問題

  1. 哪些特定的工具和技術可以幫助您在混合操作期間管理您的團隊？

    項目管理軟件，例如 Firmbee，在混合工作期間管理團隊時派上用場。 它允許您跟踪工作進度並在一個地方與團隊成員溝通。 另一個有用的工具是視頻會議軟件，例如 Zoom、Skype、MS Teams 或 Google Meet，即使他們在遠程工作，也可以直接與團隊成員聯繫。 此外，基於雲的文件和驅動器共享門戶（例如 Google Drive 或 Dropbox）可證明對共享和訪問團隊資源很有用。 此外，還有增強共享內容安全性的解決方案。

項目管理入門：

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  2. 什麼是項目管理？
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  6. 4 項目示例
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