庫存管理 Excel：優點、缺點和技巧
已發表: 2023-07-05
許多人對 Microsoft 強大的電子表格軟件 Excel 又愛又恨。
儘管如此，沒有人可以否認它作為幾乎每個行業的主要功能的能力，特別是尋求一種快速跟踪庫存方法的中型電子商務公司。
中型公司經常發現自己處於一個充滿挑戰的境地。 它們對於手動庫存跟踪來說太大了，但還沒有準備好使用成熟的庫存管理軟件。
Microsoft Excel 是這些選項之間的理想橋樑。
實施本文中的策略，並觀察您的庫存管理卓越（看看我們在那裡做了什麼）到新的高度。
讓我們深入了解一下。
如何在Excel中進行庫存管理
Excel 的優點在於它的靈活性。 您可以根據需要使庫存跟踪變得簡單或複雜。
您可以從商品數量等基本數據開始，也可以構建一個包含自動計算、詳細產品規格、供應鏈跟踪、銷售分析和預測再訂購點的大型多電子表格系統。
您還可以使用 Excel 的計算能力來跟踪關鍵指標，例如庫存數量、採購成本、庫存價值和再訂購數量。
也就是說，從頭開始構建需要大量工作。 這就是為什麼我們建議首先使用庫存管理模板（特別是如果您不熟悉 Excel）。
創建（或借用）庫存管理電子表格
如果您準備好使用 Excel 作為庫存管理工具，下一步就是找到適合您的電子表格。
好消息是您有選擇。 無論您是想從頭開始構建自己的模板還是找到完美的模板，您需要的解決方案都在那裡。
以下是一些選項：
構建您自己的電子表格
如果您已經是電子表格嚮導，那麼從頭開始構建工作表是一個可行的選擇。 自己構建它的前景對您來說甚至可能聽起來很有趣（我們保證，沒有評判）。
通過採用這種方法，您將得到您想要和需要的東西，因為您可以對其進行自定義以滿足您的特定庫存挑戰。
擁有符合公司庫存管理要求的電子表格的好處可以抵消時間成本。
但從頭開始構建 Excel 電子表格可能非常耗時，尤其是在您不熟悉 Excel 邏輯和公式的情況下。 對於勉強維持生計的企業主來說，這可能是不可能的。
此外，您的 Excel 知識可能是您在電子表格中實現目標的限制因素。
畢竟，你不知道你不知道什麼。
如果您不了解 Excel 的功能，您可能不會意識到有更有效的解決方案可以應對您的庫存跟踪挑戰。
要獲得出色的演練，請查看本教程：
使用 Microsoft 的免費模板
如果從頭開始構建 Excel 庫存管理電子表格似乎超出了您的能力（或者不是最有效地利用您的時間），您始終可以選擇 Excel 庫存模板 - 並且有很多很棒的模板。
Microsoft 提供了大量 Excel 模板來滿足各種需求。 如果您打開 Excel 並蒐索“庫存”，您將找到滿足您要求的預先設計的示例。
您還可以查看微軟官方模板庫，看看有什麼可能。
這個免費模板是我們最喜歡的模板之一，它不僅可以管理庫存數量，還可以用作庫存控制模板，使用公式提醒您即將到來的再訂購點。
查找第 3 方庫存管理模板
如果您在 Excel 模板集合中找不到所需的內容，請不要驚慌。 網上有大量用戶生成的模板。
例如，該站點提供了多個用於採購訂單、產品列表、跟踪庫存數據等的庫存模板。
這些電子表格通常比免費電子表格更複雜。 許多軟件提供的功能與庫存管理類別中的庫存管理軟件相當，只是減去了這些程序的一些關鍵功能。
注意：如果您更喜歡使用 Google 表格，則可以在這兩個平台上使用其中的許多模板。 還有許多專門為表格構建的庫存跟踪模板。
Excel 庫存電子表格的優點和缺點
在結束本節之前，讓我們花點時間討論一下使用 Excel 進行庫存管理的優缺點。
優點
成本
借助 Excel 和在線提供的免費選項，在不增加預算的情況下創建庫存管理模板並不困難。
大多數小型企業的利潤微薄且利潤微薄（尤其是在初期）。 Excel 可以幫助您管理庫存，而無需花很多錢。
定制化
Excel 擁護者喜歡該軟件的原因之一是，你可以（只要有足夠的腦力和汗水）讓該軟件做幾乎任何事情。
這種定制級別意味著企業可以創建完全適合其需求的庫存跟踪工具，大概無需做出重大妥協。
公共
Excel 電子表格可以輕鬆地與組織中的其他團隊成員共享。 您可以通過 Dropbox 和其他平台共享它們、將它們保存到雲端、使用 Google Sheets 等。
這意味著團隊成員可以隨時隨地訪問您的電子表格。
當然，沒有任何解決方案是 100% 完美的，Excel 也不例外。 在選擇此解決方案來滿足您的庫存管理需求之前，您應該了解以下一些缺點。
缺點
並發症
大多數 Excel 電子表格都是作為可管理的文檔開始的。
然而，隨著您的業務和庫存的增長，您的電子表格也會隨之增長。
我們都見過笨重的電子表格，頂部有 100 多個列，深處有數千個單元格。
這些文件使噩夢變成了現實，每次您嘗試加載這些文件時，它們都會堵塞您的計算機。
膨脹是任何使用 Excel 進行庫存管理的人在某些時候都必鬚麵對的問題。 電子表格遲早會變得太大而無法使用。
時間
創建電子表格、輸入公式和添加數據都需要時間。 維護電子表格又是一項耗時的工作。 所有這些時間加起來。
庫存管理軟件在初始軟件啟動後會為其用戶自動執行許多庫存管理流程。 Excel 需要更多的實踐方法。
有時，這些時間可以更好地花在其他地方。
數據
如果您曾經處理過一個巨大的電子表格，其中多個人都有權更改文檔，那麼您可能經歷過數據丟失。
事故時有發生，人們會犯錯誤，電子表格也可能是複雜的野獸。 Excel 的問題在於，有時當發生這些錯誤時，沒有簡單的方法可以撤消它們。
這可能會弄亂您的數據。 有時你甚至要等到很久以後才會意識到這一點。
錯誤
庫存軟件會實時更新條形碼和 RFID 掃描，使您的庫存數量精確到秒，而 Excel 則不同，它需要大量的數據輸入形式的體力勞動。
任何從事數據輸入工作的人都知道，人為錯誤是非常真實的事情。
使用 Excel 涉及的持續人為因素意味著，與庫存管理軟件相比，這種方法更容易出現庫存錯誤。
沒有實時追踪
我們在上一點中談到了這一點，但這裡值得重複一下。 Excel 需要在庫存跟踪電子表格上人工輸入數據。
這意味著只有當有人花時間修改文檔時，工作表才會更新。 這可能會導致問題。
庫存管理軟件實時更新您的庫存，無需輸入數據。 每當條形碼或 RFID 被掃描時，軟件就會跟踪操作。 這意味著您將始終了解最新的庫存水平。 它還降低了庫存錯誤的風險。
這被稱為永續盤存系統，它是基於庫存的企業節省時間和提高效率的最佳方式之一。
成功使用 Excel 庫存管理的技巧
如果您使用 Excel 來滿足庫存管理需求，則有多種方法可以克服我們在上一節中列出的許多缺點。
Excel 比庫存管理軟件需要更多的實際維護，但您可以通過實施一些基本的最佳實踐來使其發揮作用。
以下是一些最常見的要跟踪的內容。
審計日報
我們已經討論了人為錯誤如何成為 Excel 電子表格的一個真正問題。 解決這個問題的一種方法是進行日常審計。
通過定期進行審核，您可以在問題隨著時間的推移變得複雜之前發現它們。
根據您企業的規模，每日審核可能是一項不切實際的任務。 如果是這種情況，請考慮循環盤點，即輪流將實際數字與電子表格數字進行比較。
另一個解決方案是在紙質和電子表格上跟踪您的庫存。
這看起來像是雙重工作（因為確實如此），但它會為您提供每日計數，以便與電子表格進行比較並發現差異。
這裡的關鍵是儘早發現問題很重要。 隨著計數時間的延長，問題變得越來越複雜。
立即更新
Excel 電子表格中人為錯誤的最大原因之一是更新工作表出現延遲。
這是發生這種情況的一種場景。
無論出於何種原因，您的庫存經理都會遇到一個問題，導致他們無法在庫存變化時更改工作表。
他們注意到了這些變化，但是工作發生了，這些變化就被忘記了。 現在你的庫存已經耗盡了。 如果您不進行日常審核，此庫存錯誤可能會持續很長時間。
可能還有更多錯誤。 接下來你就會知道，你的整個庫存都是錯誤的。
防止這些錯誤的關鍵是每當庫存發生變化時立即更新 Excel 工作表。
我們知道工作可能很忙碌，這可能具有挑戰性，但庫存錯誤使工作變得更加忙碌和具有挑戰性。 最好現在就做工作，避免以後出現問題。
將備份存儲在雲端
Excel 庫存表是您企業中最重要的文檔之一。 因此，您需要確保它已備份。 如前所述，Excel 會發生錯誤，有時甚至會丟失重要數據。
通過定期執行雲備份，您可以保證在發生意外災難時可以恢復到最近的副本，從而減輕這些錯誤的影響。
做好準備。 錯誤將會發生。
合併月度報告的數據
Excel 的一大缺陷是它使分析歷史數據變得困難。 我們可以通過確保您定期整合數據以便更輕鬆地報告來解決此問題。
通過從 Excel 工作表中獲取信息並將其轉換為其他格式（圖表、表格、圖形等），您可以發現一段時間內的趨勢和問題。 這會對您的利潤產生積極影響。
審查數據和結果
數據固然很棒，但如果你收集了數據而不利用它來做出決策，那麼數據就毫無用處。
使用 Excel 電子表格，您將擁有大量可用的數據（如果您遵循最後一點，您將把這些數據編譯成易於理解的格式）。 使用此信息來指導您的決策和預測結果。
庫存管理的目標之一是能夠預測趨勢和結果。 使用此信息可以幫助您完成此過程。
根據需要升級到 SaaS 解決方案
Excel 可以成為手工庫存和庫存管理軟件之間的絕佳橋樑。 然而，隨著您的業務不斷增長，總有一天 Excel 將不再適用於庫存管理工具。
雖然通過一系列電子表格管理庫存是完全可能的，但這並不是最具可擴展性（或最簡單）的庫存管理流程。
Microsoft Excel 功能強大（尤其是與預構建的 Excel 模板配合使用時），但歸根結底，它仍然只是一個為許多應用程序構建的通用程序。
另外，Excel 文檔通常不是動態的；而是動態的。 它需要不斷的維護。
作為一個全新的小企業，這可能是可以接受的。 但隨著您的成長並希望簡化庫存流程，升級到專用庫存管理軟件勢在必行。
當那一天到來時，請了解軟件解決方案可以幫助您將庫存管理提升到一個新的水平。 更好的是，其中許多解決方案提供了您只能在電子表格中夢想的功能級別。
當您使用 Excel 的時間即將結束時，請不要再堅持下去。 擁抱下一步。 變化可能會令人恐懼，但正確的庫存管理軟件可以幫助您達到新的高度。
實施 IMS 以獲得更好的庫存控制，並降低錯誤發貨的成本。
最後的想法
Excel 可能不是每個人都喜歡的軟件，但很難否認它的多功能性。
如果您是一家中型企業，已經超越了手動跟踪庫存的範圍，但還沒有準備好進入庫存管理軟件的世界，那麼 Excel 是一個合理的解決方案。
無論您是想創建自己的定制庫存電子表格還是下載模板，這裡都有滿足各種需求的解決方案。 只需確定您需要什麼並找到最佳的 Excel 工作表即可。
與任何系統一樣，Excel 並不完美。 遵循本文中的最佳實踐可以幫助您在控制庫存的同時避免潛在的陷阱。
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