15個庫存組織理念：不要忘記你的庫存

已發表: 2022-08-31

庫存組織理念

很難保持井井有條。如果沒有有意的組織策略，倉庫過道會變得雜亂無章，辦公桌會變得凌亂，庫存空間也會變得混亂。

在電子商務業務中，知道您的庫存在哪里以及如何快速訪問它是盈利和虧損之間的區別。

如果你戴著很多帽子，你可能會花費大部分時間去滅火。但是，如果您希望您的業務像運轉良好的機器一樣運行，那麼積極主動地管理您的庫存組織是關鍵。

為了幫助您跟踪您的庫存，我們整理了一份庫存組織想法列表。

15個庫存組織理念

有效收貨
訪問您的存儲容量
使用架子和擱板
使用 ABC 分析對庫存進行排序
標記一切
使用安全庫存
實施數字庫存管理解決方案
定期檢查您的庫存水平
創建記錄在案的標準操作程序 (SOP)
讓您的員工接受 SOP 培訓
使用“即時”庫存管理
定期清潔和維護您的倉庫
更改佈局以提高效率
使用周期盤點保持庫存水平準確
實施掃描系統

1.有效收貨

接收庫存可能是一個混亂的過程，特別是如果您沒有為此做好準備。建立一個系統將幫助您保持井井有條並掌握一切。

這是許多混亂開始的地方：

“哦，我把這個托盤放在這裡，待會再處理。”

“我不需要拆箱；反正他們可能暫時不會賣掉。”

在您的收貨工作流程中使用這些快捷方式數週後，您會醒來並意識到您的庫存空間完全雜亂無章且效率低下。

一旦您的庫存到達，請花時間正確接收並正確存放。從長遠來看，這將為您省去頭疼的問題。

這通常包括但不限於：

完全拆箱所有庫存
檢查庫存是否有損壞
將其掃描到您的庫存管理軟件中
在您的倉庫/庫存存儲空間中正確分類和分類

如果您沒有指定的庫存空間，現在是創建它的時候了。這不必是一個倉庫，甚至不是一個巨大的房間，只要在某個地方您可以輕鬆地跟踪您的庫存。

2. 評估您的存儲容量

因此，假設您的業務正在大放異彩——您正在建立一個忠誠的客戶群，但您幾乎無法跟上訂單。

一切似乎都很好，直到您意識到您的庫存空間中無法儲存足夠的材料來完成您的所有訂單。

根據庫存的大小，您需要租用或購買額外的存儲空間。對於庫存有限的小型企業，這可能是您辦公室或車庫中的單個擱架單元。對於較大的企業，這可能意味著收購整個倉庫。

在做出任何購買決定之前，您還應該考慮您的庫存周轉速度。

例如，如果您銷售易腐爛或季節性商品，則需要考慮更高的庫存周轉率並相應地規劃您的存儲空間。

如果您不確定需要多少庫存空間，您可以採取一些措施來估算：

檢查你過去一年的銷售數據，看看你經歷了多少庫存。這將使您對存儲庫存所需的空間有一個很好的了解。
查看您的庫存管理軟件，了解您目前手頭有多少庫存。這將幫助您確定是否需要更多或更少的存儲空間。
問問自己，您希望以多快的速度完成訂單。如果您需要快速庫存，您可能需要更多的存儲空間，以便您可以保留更大的庫存。

一旦您對需要多少庫存空間有了很好的了解，就該開始四處尋找存儲選項了。

3.使用架子和擱板

一旦有了庫存空間，就該開始考慮如何存儲所有東西了。

最重要的是確保您的庫存易於訪問。

這意味著使用貨架和擱板，讓您可以一目了然地看到您的庫存，並在您需要履行訂單時快速拿到物品。

在為您的庫存選擇貨架和擱板時，需要牢記以下幾點：

尺寸- 確保貨架和架子足夠大以容納您的庫存。您不希望物品掉落或過於擁擠。
承重能力——如果您有大量庫存，請確保機架和擱板能夠承受重量。
易於組裝- 除非您有人可以為您組裝機架和擱板，否則請選擇易於組裝的東西。

一旦你的架子和架子就位，是時候開始在你的存儲空間內組織你的庫存了。

4.使用ABC分析對庫存進行排序

最流行的庫存組織方法之一是ABC 庫存分析。

此方法根據庫存對您的業務的重要性對庫存進行分類。

例如，對您的業務至關重要的庫存將被視為“A”庫存，而不那麼重要的庫存將被視為“C”庫存。

以下是它的工作原理：

庫存——這是對您的業務至關重要的庫存。這可能包括高價或高需求的物品。
B 庫存– 這是對您的業務很重要的庫存，但不如 A 庫存重要。這可能包括價格較低或需求較低的物品。
C 庫存– 這是對您的業務不那麼重要的庫存。這可能包括低價或低需求的物品。

對庫存進行分類後，您就可以開始在存儲空間內對其進行整理。

例如，您可能希望將 A 庫存放在更靠近您的空間前面的位置，以便於查找和到達。同樣，您可能希望將 C 庫存保留在較高的貨架上，因此不會妨礙您。

關鍵是找到適合您和您的業務的系統。

您可以使用其他一些庫存組織方法，但 ABC 分析是一個很好的起點。

整理好庫存後，就該開始考慮如何跟踪所有庫存了。

5.標記一切

跟踪庫存的最佳方法之一是標記所有內容。

這似乎需要做很多工作，但從長遠來看，這是值得的。

標記庫存可幫助您保持井井有條，並在需要時更容易找到物品。

有幾種不同的方式可以標記庫存：

使用標籤系統——您可以使用許多不同類型的庫存標籤系統。這可能包括顏色編碼、條形碼或編號。
使用標籤——您可以購買專門用於庫存的標籤。這些標籤通常帶有粘合劑，因此您可以將它們粘貼到存儲容器、架子或庫存物品上。
使用庫存軟件——一些庫存軟件程序具有內置標籤功能。這可以更容易地標記和跟踪庫存。

無論您使用哪種方法，請務必標記庫存中的每件商品。這包括存儲容器、貨架和單個庫存物品。

如果您有很多庫存，您可能需要考慮僱用某人來幫助您進行標籤流程。

如需更多倉庫標籤最佳實踐，請閱讀我們的相關博客文章。

6.使用安全庫存

安全庫存是在緊急情況下保留在手頭上的庫存的術語。這可能是完成訂單所需的庫存或保持生產平穩運行所需的庫存。

你應該有多少安全庫存？這個問題沒有萬能的答案，因為您需要的安全庫存量會因您的業務而異。然而，一個好的安全庫存公式會告訴你有足夠的庫存來滿足至少兩週的需求。這將幫助您避免在緊急情況下出現任何供應中斷。

通過手頭有安全庫存，您可以避免可能出現的任何庫存問題。這將幫助您保持業務平穩運行並避免任何中斷。

計算你的安全庫存可能會有點複雜，但只要有一些指導和耐心，任何人都可以做到。

7. 實施數字庫存管理解決方案

如果您想將庫存管理提升到一個新的水平，請考慮實施數字庫存管理解決方案。

IMS 可以幫助您實時跟踪您的庫存，因此您始終知道自己有什麼庫存。此外，它可以自動執行與庫存管理相關的許多繁瑣任務，例如重新訂購產品和生成報告。

例如，SkuVault 庫存管理軟件提供了許多可以幫助您更有效地管理庫存的功能，例如：

實時庫存跟踪
自動重新排序
生成報告
多渠道支持
與所有其他關鍵任務業務應用程序集成

您也許可以暫時不用手動電子表格管理庫存，但如果您想保持井井有條並發展業務，庫存管理解決方案是必須的。

有關 SkuVault 如何幫助實現盈利和自動化業務的更多信息，請查看我們的功能頁面。

8. 定期檢查您的庫存水平

對庫存進行分類和標記後，定期檢查庫存水平很重要。這將幫助您掌握庫存並避免可能出現的任何問題。

有幾種不同的方法可以檢查庫存水平：

面對面- 如果您的庫存量很小，您可以自己實際計算庫存水平。這是最準確的方法，但如果您有大量庫存，則可能會很耗時。
電子表格——跟踪庫存水平的另一個選擇是使用電子表格。這可以手動完成，也可以通過庫存軟件完成。
庫存軟件——到目前為止，跟踪庫存水平最有效的方法是使用庫存軟件。這將允許您實時跟踪庫存並在庫存水平低時收到警報。軟件對於運送大量 SKU 或管理多個倉庫的企業來說也是必不可少的。 9.創建文件化的標準操作程序 (SOP)

如果您希望庫存管理像運轉良好的機器一樣運行，那麼記錄標準操作程序 (SOP) 非常重要。 SOP 是執行可重複任務的分步說明。

您應該有以下方面的 SOP：

接收庫存——當庫存到達您的倉庫時，有一個適當的流程來接收和檢查它是很重要的。
存儲庫存——您應該有關於如何將庫存存儲在倉庫中的特定程序。這包括項目的存儲位置以及它們的標籤方式。
挑選庫存– 收到訂單後，您需要有一個流程來挑選庫存並準備好發貨。
運送庫存——最後，您應該有適當的程序將庫存運送給客戶。這包括包裝訂單和打印標籤。

SOP 對於保持您的庫存管理有條理並順利運行至關重要。可以說，通過制定 SOP，您可以確保您的所有員工都“演奏同一首音樂”。

10. 讓您的員工接受 SOP 培訓

制定 SOP 是一回事，但確保您的員工接受過相關培訓則完全是另一回事。

如果您希望您的庫存管理順利進行，重要的是讓您的員工及時了解您的程序。

您可以通過幾種不同的方式對員工進行庫存管理 SOP 培訓：

面對面培訓——培訓員工了解庫存管理 SOP 的最有效方法是親自進行。這使您可以逐步完成程序並回答員工可能遇到的任何問題。
視頻培訓——如果您不能親自培訓員工，另一種選擇是製作培訓視頻。如果您在不同地點有員工，或者您希望能夠隨時參考培訓視頻，這是一個不錯的選擇。
書面說明– 對員工進行庫存管理 SOP 培訓的另一種選擇是提供書面說明。如果您的程序相對簡單，或者您的員工更擅長遵循書面指示，這是一個不錯的選擇。

無論您選擇如何培訓您的員工，重要的是讓他們了解您的庫存管理程序的最新情況。

通過讓您的員工接受培訓，您可以確保您的庫存管理將順利進行。

11. 使用即時庫存管理

即時庫存管理是一種庫存策略，只涉及根據需要訂購庫存。

對於沒有大量存儲空間或想要節省庫存成本的企業來說，這可能是一個不錯的選擇。

即時庫存管理的主要缺點是，如果您的供應商無法滿足您的需求，它可能會導致庫存短缺。

總體而言，即時庫存管理對於希望節省庫存成本的企業來說是一個不錯的選擇。

12.定期清潔和維護您的倉庫

為了使您的庫存井井有條，定期清潔和維護您的倉庫非常重要。

清潔和維護您的倉庫將幫助您：

更輕鬆地查找庫存
防止庫存損壞
確保您的員工安全

清潔和維護倉庫應該做的一些事情包括：

掃地和拖地
擦拭表面
整理貨架上的庫存
把垃圾帶出去

通過定期清潔和維護您的倉庫，您可以幫助您保持庫存井井有條並保持良好狀態。

13. 改變你的佈局以提高效率

如果您發現您的庫存管理沒有達到應有的效率，那麼一種選擇是更改您的佈局。

更高效的佈局可以幫助您：

更快地找到庫存
防止庫存丟失
更好地利用您的空間

您可以做一些改變佈局的事情包括：

將庫存放在靠近門或加工區域的位置，以便於訪問
按類型組織庫存（記住 ABC 排序方法！）
為高需求物品創造更多空間

14.使用周期盤點保持庫存水平準確

如果您討厭審計，那麼您並不孤單。但是，庫存審計並不一定意味著關閉所有操作 12 小時，同時您痛苦地掃描每件物品。

週期盤點可能是您業務發展的更好方式。週期盤點是一種庫存審計方法，其中庫存是輪流盤點的，而不是一次全部盤點。

週期盤點有幾個好處：

它對業務運營的破壞性較小，因為您一次只計算一小部分庫存
它有助於更快地識別庫存差異
它可以更頻繁地完成，這意味著庫存水平更準確
計數職責可以在員工之間輪換，減輕負擔並增加責任感

如果您正在尋找改善庫存管理的方法，週期盤點可能是您的一個不錯的選擇。

15. 實施掃描系統

改善庫存管理的另一種方法是實施掃描系統。掃描庫存可以幫助您：

實時跟踪庫存水平
防止庫存丟失
更容易找到庫存

實施掃描系統時應考慮的一些事項包括：

您需要的掃描儀類型
您選擇的掃描技術（更多內容見下文）
您將使用的庫存管理軟件
您將如何培訓您的員工使用該系統

掃描的好處很多，包括減少人為錯誤、能夠實時跟踪庫存以及提高準確性。

兩種最流行的掃描系統是條形碼和 RFID 標籤。

條形碼是使用由條形碼掃描儀掃描的由線和點組成的光學代碼，它將圖像轉換為數字數據。然後，此數據可用於跟踪庫存以及有關產品的其他信息。

使用條形碼的好處很多，包括跟踪庫存水平、產品信息等的能力。條形碼還可用於自動化庫存管理流程。

RFID 標籤類似於條形碼，但使用無線電波與掃描儀通信。這允許在標籤上存儲更廣泛的數據，以及掃描箱子和托盤等材料的能力。

有關庫存組織的常見問題解答

你如何組織你的庫存清單？

有幾個用於組織庫存清單的選項，包括：

按類型組織庫存
按位置組織庫存
按ABC分類組織庫存

您選擇哪種方法將取決於您的業務需求。例如，如果您有很多庫存，按類型組織可能是最佳選擇。或者，如果您在多個位置有庫存，按位置組織可能是跟踪所有內容的最佳方式。

您應該多久審核一次庫存？

庫存審計的頻率將取決於您的業務需求。然而，大多數企業選擇每年審計他們的庫存。

如上所述，週期盤點是一種庫存審計方法，其中庫存是輪流盤點的，而不是一次全部盤點。這意味著可以更頻繁地審核庫存，這有助於確保准確性。

如何讓我的倉庫井井有條？

如果您遵循上述所有提示，您可能會擁有有史以來最有條理的倉庫。但是，如果您只能選擇幾個，這裡是最重要的：

使用庫存管理軟件來跟踪庫存水平和產品信息。
實施掃描系統以掃描庫存並防止其丟失。
培訓您的員工如何使用庫存管理系統和掃描系統。
定期審核您的庫存，例如每年或每月。

最後的想法

組織庫存似乎是一項艱鉅的任務，但並非必須如此。通過遵循上述提示，您可以創建適合您業務的庫存管理系統。

並且不要覺得您今天需要全部實施它們。從上面提到的最重要的開始，一次拿一個。

當您準備好簡化庫存管理時，我們很樂意討論 SkuVault 如何幫助您停止滅火併開始增長（沒有所有令人頭疼的問題）。

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