如何有效地利用經驗教訓避免項目失敗

已發表: 2021-02-01

每個項目都是一次學習經歷。失敗提醒我們不要再犯同樣的錯誤。成功指導我們有效地駕馭我們當前和未來的項目。一個適當的過程來捕捉這些失敗、勝利和需要改進的地方對於成功的項目管理是必要的。這就是項目經驗教訓方法的作用。

在這篇文章中，我們將探討如何利用經驗教訓有效避免項目失敗。整篇文章提供的模板可在線編輯。使用它們來繼續您的任務。

項目經驗教訓是什麼？

經驗教訓是在項目整個生命週期以及結束時收集的關鍵經驗——無論是積極的還是消極的。反思這些知識和理解，您可以將學到的知識轉化為改進當前系統和流程並確保未來項目成功所需的行動。

對於一些組織來說，項目管理中的經驗教訓是一個非正式的過程，他們在收尾階段討論和記錄項目經驗。其他組織在項目的每個階段結束時都會舉辦一次經驗教訓會議。項目經理、項目團隊成員以及團隊領導可以參加經驗教訓會議，以審查報告並就如何將獲得的見解轉化為行動做出決定。

根據項目的複雜性，可以在項目的不同階段進行經驗教訓；在每個階段結束時，在項目結束時，或實時發生。

將經驗教訓記錄在案並在整個組織內共享有助於避免和減少失敗的機會。它還有助於創建可納入未來工作的最佳實踐。

舉辦經驗教訓會議也有助於在團隊成員之間建立信任；讓他們就項目過程中的正確和錯誤分享他們自己的觀點，這將讓他們感到更多的參與，並鼓勵他們更加支持項目管理過程。

最終，吸取的經驗教訓會對公司流程和團隊運作方式產生真正的影響。

經驗教訓過程包括五個步驟。它們旨在從會議參與者那裡收集項目期間的重要經驗教訓，並確定如何成功地將這些知識應用到未來項目中取得更好的結果。步驟是，

首先修改你剛剛完成的項目中進展順利和進展不順利的地方，以及需要改進的地方。這應該在項目主要利益相關者參與的經驗教訓會議期間完成。

在為會議做準備時，主持人應向參與者發送一份調查問卷。它應該包括與項目不同方面（即項目管理、資源、溝通、需求等）相關的具體問題。同樣重要的是獲得他們關於哪些有效、哪些無效以及應該改進哪些方面的反饋。回答調查不僅有助於參與者更好地為會議做好準備，而且答案本身將有助於指導他們之間的討論。
在會議期間總結調查結果並與其他關鍵報告一起分析，以確定項目的失敗和勝利。對未來項目改進的建議應在項目結束時加以識別。

您可以使用類似下圖的圖表來記錄會議期間討論的反饋和關鍵點。

該過程的下一步是用詳細報告記錄結果。它應該包括參與者對項目優勢和劣勢的反饋以及改進建議。

報告完成後，與相關的內部和外部項目利益相關者分享。雖然您可以為領導創建詳細報告的概覽，但可以將詳細報告作為附件發送以供進一步參考。

在此過程的這個階段，分析和組織所學到的經驗教訓，以確定如何應用它們。然後確定員工所需的培訓和項目管理流程的改進。

作為進一步的步驟，您可以創建一個行動計劃，概述必要的步驟、責任方/部門、資源和時間表。

將所有經驗教訓文檔存儲在易於訪問的位置，例如共享驅動器（即 Google 驅動器）中，以便項目團隊以及組織中的其他團隊和利益相關者可以隨時使用。

參考經驗教訓文件以改進當前的項目流程。通過為每種類型的項目創建文件夾並按日期或項目名稱正確組織它們，優化這些文檔的可檢索性。如果您用來存儲報告的工具提供關鍵字搜索功能，那麼任何人都可以更輕鬆地檢索它們。

您可以將以下幾個步驟納入您的項目經驗教訓過程中，以確保項目成功。

項目中的許多事情都可能出錯或正確，特別是如果它是一項大型複雜計劃。因此，最好盡快記錄關鍵信息，而不是等到項目結束。隨著時間的流逝，您可能無法保留關鍵見解，或者在不成功的情況下，可能會故意查看信息。

許多組織通常無法從項目中吸取經驗教訓，因為他們缺乏明確的流程。

一套適當的步驟使其看起來更加必要，並且可以幫助團隊進入記錄項目期間所學到的經驗教訓的例行程序。同樣，擁有一組預定義的工具用於收集信息、存儲報告和文檔以及在整個組織內共享它們，將進一步幫助簡化流程。

在新項目的風險評估過程中，參考相關項目以往的經驗教訓報告，輕鬆識別潛在風險。隨後，您可以繼續制定緩解策略。

您可以在整個項目中應用經驗教訓方法 - 或實時主動記錄經驗、洞察力和印象。闡明您將如何應用該方法並選擇一個團隊參與並發揮積極作用。

最佳實踐是包括來自項目不同領域的成員，以收集不同的觀點。將團隊成員的數量保持在 3 到 10 人之間。

因此，維護這樣的項目經驗日誌將有助於開展更有效的經驗教訓會議。

我們已經在這篇文章中定義了項目管理中的經驗教訓、經驗教訓過程以及如何有效地應用該方法來避免項目失敗以及有用的模板。

確保捕捉、分析和吸取經驗教訓是您所做的每個項目的一部分。同樣重要的是計劃下一組步驟以有效地應用所學到的經驗教訓。這種持續的努力將有助於在您的組織內培養一種持續改進的文化。