如何維護乾淨的CRM數據庫？

在運行CRM 數據庫系統時，通常具有挑戰性的任務是確保存儲在其中的數據的準確性和有效性。 當組織的數據維護不達標時，活動會減慢，報告變得不准確，並且由於還有其他重要活動需要處理，因此難以手動驗證每條記錄的詳細信息。

一個例子

讓我們考慮一個例子。 如果某個組織的銷售代表 A 給客戶打了一個後續銷售電話，並發現另一個銷售代表 B 已經打了那個電話，那麼整個情況對於代表 A 來說可能有點尷尬。但是，問題是哪裡出現了混亂，為什麼代表這樣做了。 還是打那個電話？

現在假設代表 A 繼續交叉檢查數據，發現之前沒有呼叫聯繫人的記錄。 經進一步調查，A 代表發現銷售代表 B 有相同聯繫人的重複副本。因此，在這種情況下，得出的結論是，銷售團隊中的兩名代表有相似的聯繫人，他們都做了自己的工作。通過對客戶進行跟進電話來完成工作。

這是 CRM 數據不准確的一個典型例子，這就是為什麼它阻礙了上述組織的銷售流程。 由於此數據不受管理，有時這也可能導致聯繫人不受管理，並且他們的電話號碼或電子郵件地址被更改。

維護乾淨有序的數據集

在上面提到的例子中，我們注意到一個數據重複的案例導致了一個尷尬的銷售跟進電話。 除了重複之外，如果沒有進行CRM 重複數據刪除，管理數據的有效性也可能會很困難。

因此，需要在銷售數據庫中維護一個乾淨、有組織和有效的數據集，以便數據可以定期更新。 否則，銷售報告可能充滿錯誤，最終可能導致更大的問題。

例如，假設一個組織根據政策只為其產品提供 10% 的折扣，而一些代表可能不知道這個政策，或者他們可能會粗心並為他們的一些人輸入更高的折扣。交易。

如果發生這種情況，將需要手動處理異常並正確設置。 這肯定會很耗時，而且也是不必要的。 此外，代表必須迅速發現錯誤，以免影響銷售。

因此，所有這一切都歸結為一個簡單的事實，那就是數據庫的重複數據刪除。 在CRM 顧問的幫助下使用 Zoho CRM有助於維護和清理數據庫。 下面提到了可以使用 Zoho CRM 完成此操作的一些有效方法。 我們將一一查看。

管理重複記錄

Zoho CRM 的使用有助於為重複記錄問題提供及時有效的解決方案。 我們將通過兩種方式和一個示例來了解如何做到這一點。

• 在創建重複之前逮捕它們

  當您將某個字段設為唯一字段時，會立即停止創建重複記錄。 這是維護數據庫的有效方法。

如果您已將“電子郵件地址”標記為模塊中的唯一字段，則 CRM 會提醒您使用與現有潛在客戶相同的電子郵件地址創建新潛在客戶。 要使字段唯一，您只需在字段設置下選擇“不允許重複值”選項。

• 合併重複記錄

  無論創建唯一字段並仔細檢查數據，CRM 中仍可能存在一些重複記錄。 在這種情況下，可以使用 Zoho CRM 的重複數據刪除工具來合併重複數據。

當用戶運行重複數據檢查時，CRM 可以自動合併作為彼此精確副本的記錄。 如果發生衝突，可以選擇主記錄，以便可以將重複項合併到所選記錄中。

除了重複數據刪除工具之外，Zoho CRM 還帶有一個特殊的“查找和合併”選項，可以復制功能。 如果您知道模塊中的哪條記錄被重複並且應該被合併，您可以使用 Find and Merge Duplicates 選項。

例如，如果您知道名為 Sanjay 的聯繫人有重複的副本並且您希望合併這些副本，那麼您可以轉到 Jame 的頁面並單擊 Find and Merge Duplicates。 您可以選擇記錄，設置正確的記錄並合併重複的副本。

驗證 CRM 數據

除了清除重複數據之外，還必須積極主動地確保CRM 數據庫從一開始就不會積累垃圾數據。 這也意味著人們應該找到驗證 CRM 帳戶中數據的方法。

Zoho CRM 附帶一些功能，您可以通過這些功能輕鬆確保數據有效性。 這還包括各種努力，例如建立流程、設置一些訪問限制以及自動提交記錄以供手動批准。

• 自動記錄提交

作為銷售經理，您通常沒有時間查看和驗證進入CRM 數據庫的每條信息。 無論如何，您都需要關註一些重要的細節，例如產品折扣百分比。

如果有人輸入了不可接受的折扣，那麼您希望得到通知。 Zoho CRM 提供了一個可靠的解決方案來滿足這一要求，銷售團隊創建的記錄可以根據自定義標準自動提交上級審批。

因此，您可以通過這種方式隨時了解 CRM 中的敏感數據，以防引起關注。 工作流審批流程的簡單配置和適當的標準足以自動提交記錄以供審批。

• 數據驗證

將記錄添加到 CRM 時，有時可能會出現無法一次性填寫記錄的所有字段的情況。 例如，在添加潛在客戶時，您可以看到一個名為“感興趣”的字段。

現在，您可能不太確定，但是一旦您致電領導並詢問他們對什麼感興趣，您就可以填寫此字段。 這樣，您也可以在與銷售經理討論後填寫交易的折扣百分比。

在這種情況下，您將遵循一個詳細的過程。 只能在流程的不同階段輸入詳細信息。 您可能會遇到潛在客戶資格、談判、折扣批准、合同階段等階段。

如果這種情況聽起來很相似，那麼您可以在 CRM 中放置一個流程，並且在流程的不同階段，您可以在根據需要驗證信息的同時獲得系統授權。 隨著記錄的進行，CRM 將提示用戶在正確的上下文中輸入詳細信息。 當記錄退出進程時，您可以獲得記錄的完整信息。

Zoho CRM 可用於在 Blueprint 的幫助下創建業務流程。 它有助於以系統的方式設計和執行流程。 在 Zoho Blueprint 的幫助下，可以定義流程中的每個階段以及與每個階段相關的人員。 您還可以指導您的團隊完成流程執行。 您可以在自動執行日常操作的同時驗證和授權信息。

自定義字段

Zoho CRM 可用於根據以下策略自定義字段。 我們將一一查看。

• 授權銷售信息：

第一種方法是通過將字段標記為必填來強制執行重要的銷售信息。 無組織數據帶來的一個主要問題是許多字段不完整。

當您通過電子郵件發送法律文件時，您經常會看到地址部分缺少街道信息，這是一種低效的處理方式。 這種情況可以通過在 Zoho CRM 中將字段標記為必填來避免。 完成此操作後，如果不填寫所有必填信息，則無法保存記錄。

• 設置字段的最大字符限制：

很多時候，您會覺得需要填寫您的組織獨有的字段。 例如，帶有 10 位數字的唯一 ID 號。 如果有人輸入 9 位數字怎麼辦？ 如果系統接受該號碼，則數據將不准確。

當您在 Zoho CRM 中自定義此字段時，您可以設置文本字段允許的最大字符數限制和數字字段允許的最大位數以避免此問題。

維護樣式表

毫無疑問，自動化做了很多工作。 然而，同樣不可否認的是，人類的努力對於確保數據質量很重要。 確保數據輸入簡單且一致的有效方法是引入命名約定。

例如，有時一個國家可能會以不同的名稱和不同的格式被提及。 英國被稱為UK、British、United Kingdom。 這就是為什麼數據的標準格式有助於生成精確的報告，同時根據標準過濾記錄。

您可以在樣式表後面添加地址、公司名稱、電子郵件地址、名稱等的縮寫和標準數據輸入格式列表。預定義的下拉值還有助於消除這種情況下的部分問題，同時使可以對數據庫進行重複數據刪除。

使用角色確保安全

數據來自多個來源，多個用戶一次訪問它。 這意味著維護一個乾淨的CRM數據庫並不是那麼容易。 但是，完成此任務的最佳且經過驗證的做法之一是限制對 CRM 帳戶中數據的訪問。

您可以定義角色，以幫助您在處理 CRM 數據時控制用戶的訪問權限。 這樣，用戶將修改與他們相關的記錄。 訪問僅限於對其負責的人員。

結論

確保 CRM 數據乾淨是每個人的責任，這樣做的好處包括更好地了解客戶以及有效溝通的能力。

如果您在開始使用 CRM 數據清理和維護策略時需要任何幫助，那麼 Encaptechno 是可以為您服務的 CRM 諮詢合作夥伴。 作為擁有豐富經驗的 CRM 顧問，我們幫助許多企業通過技術解決方案取得成功。

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