主要薪資錯誤以及如何避免這些薪資錯誤

已發表: 2024-01-09

薪資管理對於任何企業的順利運作都是不可或缺的。然而，管理薪資單需要仔細注意，以防止可能的薪資錯誤。這些誤判不僅會導致員工不滿或士氣低落，還會導致不遵守稅收和勞工法規，進而招致巨額處罰。即使工資計算中微小的數字差異也可能導致嚴重的問題。

此外，這些錯誤可能會嚴重影響公司的利潤，尤其是在大衰退等經濟衰退期間。在這樣的時刻，吸引、留住和激勵頂尖人才變得尤其具有挑戰性。

高效薪資管理的關鍵面向不僅與員工滿意度相關，而且還深刻影響組織的整體獲利能力和永續發展。

什麼是 8 個主要薪資錯誤以及如何避免這些錯誤？

錯過工資發放截止日期可能會對公司帶來嚴重的財務影響。延遲付款會導致常見的工資錯誤，例如滯納金、罰款和員工不滿。不遵守一致的薪資計畫也可能導致員工之間失去信任，並可能違反國家規定的薪資頻率要求。

解決方案：薪資系統提供納稅截止日期提醒、自動付款設定並協助遵守一致的付款時間表。利用像 SkizzleHR 這樣具有日曆功能和自動付款功能的薪資軟體，可以確保及時付款並遵守納稅期限。這減少了行政負擔並防止處罰。

常見的工資錯誤，例如工資、獎金或津貼的計算不正確，可能會導致多付或少付，從而引起員工的不滿。基於績效評估數據的可變支出或增量中的工資錯誤可能會影響生產力。

解決方案：為了減少計算錯誤，請使用工資管理系統來驗證稅率、準確計算加班工資並確保工資組成部分計算的準確性。然而，薪資軟體簡化了計算，減少了人為錯誤，並自動更新薪資結構，確保準確的支付，同時修復薪資錯誤。

不準確或維護不善的工資記錄會增加訴訟、政府處罰和組織混亂的風險。不遵守公司政策和工資錯誤法會放大這些風險。

解決方案：薪資軟體有助於糾正基本 PAYE 工具中的薪資錯誤並維護準確的記錄。這包括整合計時軟體、基於雲端的儲存和直接存款功能。此類工具可確保準確的記錄保存、維持對法規的遵守，並透過簡化整個流程來最大程度地減少工資錯誤。

稅務計算錯誤，特別是未能更新稅率或考慮豁免，可能違反工資錯誤法。這種不準確會導致不正確的支付，並可能導致潛在的處罰。

解決方案：隨時了解稅率變化並利用SkizzleHR 等強大的薪資系統可以極大地幫助精確的稅務準備。這個先進的平台透過自動化複雜的運算來降低不準確的風險。它還考慮了不同地點的不同稅收法規，以確保準確的扣除額符合政府法規。

雇主們不斷犯下薪資錯誤，將員工錯誤分類，要嘛是免加班的，要嘛是獨立承包商。這種錯誤分類會帶來法律風險，需要追溯調整。

解決方案：為承包商聘請信譽良好的薪資管理服務或租賃公司有助於準確地對工人進行分類。這降低了錯誤分類的風險，確保遵守勞動法，減少因雇主錯誤分類工資而造成的法律複雜性和相關處罰。

錯誤地區分豁免和非豁免員工會導致薪資相關問題以及潛在的 FLSA 相關罰款。

解決方案：根據 FLSA 指南了解豁免員工和非豁免員工之間的差異至關重要。準確的員工分類可確保合規性並防止法律糾紛，避免罰款和處罰。

未能在截止日期內提供納稅申報表可能會違反工資錯誤法，導致處罰並阻礙員工報稅。

解決方案：為了糾正薪資錯誤，企業採用自助服務入口網站和自動郵件程序，從而促進及時分發稅表。這可確保員工在個人申報表提交截止日期之前收到必要的表格，從而最大限度地減少處罰並保持合規性。

另一個薪資錯誤涉及低效率的薪資流程。它可能會導致負面的工作環境，通常會影響員工留任率和商業聲譽。

解決方案：評估現有薪資流程並採用現代薪資系統可以增強人才保留、吸引新人才並降低營運成本。這種方法可確保薪資營運更加順暢，並具有積極的工作場所文化和整個公司的聲譽。

結論

在處理工資單時，錯誤並不總是能夠完全避免，但其影響是可以減少的。無論公司規模如何，精心的規劃和適當的工具都可以降低與管理員工薪酬相關的風險。了解普遍存在的薪資錯誤是防範潛在事故的基石，確保薪資運作更加順利。

提前防止工資錯誤比稍後在工資處理過程中糾正錯誤更明智。透過識別這些常見的薪資錯誤，公司可以明智地投資改善其薪資流程。

像 SkizzleHR 這樣的軟體可以減少薪資錯誤，並涉及糾正基本 PAYE 工具中的薪資錯誤。透過識別薪資錯誤並採取積極措施，SkizzleHR 不僅可以確保薪資營運更加順暢，而且還可以對更廣泛的組織範圍產生正面影響。