使用 HR 軟體無縫數位化和管理員工數據

人力資源專業人員處理大量與招聘、入職、績效、職業發展、保險詳細資訊等相關的員工資料。 正確處理所有這些資料類型並不是一件容易的事。

此外，這些資料類型本質上是敏感的，未經授權的存取可能會損害您員工的誠信。 因此，有效管理員工的資料以確保其安全並確保在需要時可以輕鬆存取非常重要。

在本文中，您將了解有關員工資料庫管理的更多資訊以及可以幫助您處理員工資料的必要方法。

什麼是員工資料管理？

員工資料庫管理涉及組織內與員工相關的資訊的系統組織、儲存和維護。 這包括個人詳細資料、工作經驗、績效記錄、薪資資料、福利登記和培訓認證等各個方面。

員工資料庫管理的好處

維護最新的員工資料庫可以為您帶來許多好處，例如自動輸入資料、識別員工資料的潛在問題、遵守法規等。

讓我們看看管理員工資料庫的更多好處。

• 高效的記錄保存：它允許有組織地儲存員工信息，例如聯繫、工作歷史和績效評估。
• 簡化的人力資源流程：存取集中資料簡化了薪資處理、休假管理和績效審核等任務，從而提高了人力資源效率。
• 合規性和法律要求：透過維護員工合約、認證和培訓的準確記錄，幫助確保遵守勞動法律和法規。
• 改善溝通：透過提供最新的聯絡資訊並針對公告或政策更新進行有針對性的溝通，促進組織內的有效溝通。
• 增強的安全性：存取控制和加密措施可保護敏感的員工數據，降低未經授權的存取或資料外洩的風險。
• 績效管理：追蹤員工績效指標，促進績效評估、目標設定和職涯發展規劃。

智慧數位化和管理員工資料庫的 10 種方法

為了有效管理員工的資料庫，您可以對員工的資料進行分類並對其進行加密以確保安全。 此外，您可能還需要重新制定資料處理策略來管理組織中員工的資料流。

以下是您可以考慮數位化和管理員工資料庫的主要方法：

1.定期存取和審核您的數據

仔細存取儲存在人力資源部門的資料。 您必須確定您擁有什麼類型的資料以及它與您的組織的相關程度。 透過了解資料類型，您將能夠組織和儲存它們。 此外，您還可以刪除與您的員工和組織不太相關的資料庫。

2. 將員工資料分類

將資料分類以便輕鬆組織和排序非常重要。 您可以使用多個指標對個人資訊、出勤資料、薪資明細等資料進行分類。對不同的資料類型進行分類使您能夠快速存取資料並節省寶貴的時間，否則這些時間將浪費在尋找分散的文件上。

3.限制員工資料存取

某些類型的員工資料（例如醫療記錄）是保密的，只能由授權人員存取。 因此，您需要建立一個適當的結構來定義誰可以存取此資料。

在這種情況下，您可以使用HRMS軟體設定密碼並實施多重身份驗證方法來保護資料。

4.重塑資料處理法

要重塑您的資料處理方法或技術，您需要先明確與員工資料處理相關的現有法律法規。 之後，您可以評估您的資料處理方法並確定它們是否需要修改。

評估後，您可以變更資料處理方法，例如變更基於角色的權限、定期對資料進行風險評估、實施事件回應計畫等。

5.整合員工資料庫管理軟體

手動維護員工的資料記錄可能會導致資料錯誤並增加資料被盜的機會。 借助數據管理軟體，您可以在一處自動記錄和追蹤所有員工的數據。 這使得隨時隨地存取資料變得更加容易。

6. 加密員工數據

由於網路犯罪的增加，資料外洩隨時可能發生，因此採取有效措施保護您的資料非常重要。 為此，您可以加密員工的資料文件，並確保只有授權使用者才能存取它們。

7. 培訓員工謹慎處理數據

人力資源團隊和所有存取員工資料的成員應接受有關適用法律、資料外洩結果和不良資料管理的培訓。 這將有助於他們安全地處理員工資料。

此外，讓團隊隨時了解現行就業法，以維持資料儲存的合法性。

8. 制定資料外洩響應計劃

制定全面的事件回應計畫以有效管理資料外洩和安全事件非常重要。 此外，它還將確保您的員工知道發生資料外洩時需要遵循的步驟。

9. 實施網路安全措施

為了保護員工的資料免於洩露，您可以使用員工資料庫管理軟體。 使用此軟體，您可以實施加密和防火牆等各種網路安全措施，以保護您的資料。

10. 保持資料隱私合規性

隨時了解GDPR（一般資料保護規範）和CCPA（加州消費者隱私法案）等資料隱私法規對於確保您按照規定的法規處理員工資料非常重要。

員工資料庫管理軟體有助於確保您的資料符合法規。

員工資料庫管理系統中儲存的資料類型

員工資料庫管理系統可作為儲存和管理所有重要員工資訊的中央儲存庫。 儲存的具體資料可能會根據組織的規模、行業和法律要求而有所不同。

然而，EDMS 中常見的一些常見資料類型包括：

• 人事資訊：涉及員工的基本信息，如簡歷詳細信息、背景調查、終止文件、晉升記錄等。
• 薪資資訊：薪資資料非常敏感，且分享方式有限。 它可能包括 W-4 表格、W-2 表格、銀行詳細資料、貸方要求員工驗證的請求等。
• 醫療資訊：此類資訊包括員工有關藥物測試的詳細資訊、家庭和醫療休假法案 (FMLA) 相關數據、Covid-19 數據等。
• 人口統計資料：在人口統計詳細資料下，記錄了性別、種族、年齡、殘疾狀況、民族等數據。 這些數據只能根據需要收集，並且可以告訴您您的員工隊伍中有哪些類型的人員。
• 就業資料：在此資料類型中，公司保留員工過去的經驗、僱用激勵、就業協議、法律文件等記錄。就業資料還包括員工的休假政策和銀行詳細資料。
• 績效數據：大多數組織定期評估員工的績效。 因此，他們根據各種人力資源指標儲存員工數據，以評估績效並設定績效基準。

處理員工資料集時的技巧

在處理員工資料集時，請確保遵守規定並對員工資料進行有效分類。 您還應該制定事件回應計劃來處理資料外洩案例。

以下是正確管理資料時應遵循的提示：

• 在資料收集、儲存和使用過程中遵守相關資料隱私法規。
• 避免收集過多對於人力資源職能而言非必要的個人資訊。
• 定期進行審核，以識別資料集中的不一致或未經授權的存取嘗試。
• 實施存取控制、加密和定期備份等安全措施，以保護敏感的員工資訊。
• 按照正確的數據刪除程序處理數據，以防止任何資料外洩。

結論

管理員工資料可能是一項複雜且耗時的任務。 然而，透過實施強大的人力資源軟體，您可以將此流程轉變為無縫且高效的體驗。 借助增強的資料安全性、準確的記錄保存和有價值的數據洞察，您可以做出明智的決策，培養一支蓬勃發展、敬業的員工隊伍。

員工資料庫管理：常見問題