管理遠程員工：提高生產力的挑戰、工具和最佳實踐

您是否面臨管理遠程員工的挑戰？

無論您多年來一直擁有遠程員工，還是不得不適應 COVID-19 的封鎖——管理遠程員工都面臨著挑戰​​。

如果您被迫快速改變公司結構並讓人們在家工作，那麼您將面臨無法預料的挑戰。 但是，遠程團隊也具有巨大的可能性和潛力。

專家認為，遠程工作是不可避免的未來。 隨著越來越多的企業上線，遠程工作變得更容易實現。

從 2003 年到 2018 年，遠程工作增長了140% ——幾乎是其他勞動力的 10 倍。 這是在考慮當前趨勢之前。 封鎖之後，更多的人將繼續遠程工作。

既然對遠程員工的需求已經在上升，為什麼不馬上研究一下可能性呢？ 及早登上潮流會給你帶來優勢。

更重要的是，遠程團隊可以抵禦流行病。 Dan Lok 幾乎完全在網上經營他的生意。 因此，當各州開始封鎖時，他的業務能夠順利運行。

當其他企業陷入困境時，Dan Lok 的團隊能夠繼續前進。 從他的例子中學習並從今天開始管理遠程員工，以確保安全，以防此類事情再次發生。

在下面找到我們關於管理遠程員工的重要提示。

管理遠程員工的常見挑戰

管理遠程工作人員最常見的兩個挑戰是溝通和錯誤的期望。

與遠程工作者的溝通是一種平衡行為。 您希望他們能夠與您和團隊進行交流，儘管沒有物理上的接近。

在辦公室裡，很容易碰到彼此或有一個飲水機聊天的時刻。 然而，遠程工作者是靠自己的。 因此，感覺與整個團隊的聯繫可能是一個挑戰。

同時，您也不希望通過電子郵件和日常聚會使他們負擔過重。 過分強調溝通實際上會降低遠程員工的工作效率。 電子郵件很容易優先於任務，而視頻聊天打破了工作流程。

這就是在管理遠程團隊時平衡溝通的困難：您不希望他們感到封閉，但您也不希望危及他們的生產力。

對遠程員工的錯誤期望

您可能面臨的第二個挑戰是錯誤的期望。 期望太多或錯誤的事情會降低員工的生產力。

一方面，您不希望您的遠程團隊以與實體團隊相同的方式工作。 不要指望他們嚴格地從 9 點工作到 5 點。

遠程工作非常棒，因為它可以讓您的員工在他們想要的時間工作。 如果他們知道自己在晚上工作效率最高，就讓他們在晚上工作。 只要它們符合您同意的截止日期和標準，就沒有問題。

許多遠程工作者面臨的第二個挑戰期望是保持可用性。 靈活的工作時間很容易被誤認為是持續的可用性。 但遠程員工需要休息，就像普通員工一樣。

遠離對遠程團隊的微觀管理。 微觀管理讓員工感到被監視，並且會降低他們的生產力。

對於需要登錄跟踪其工作時間的系統的員工來說尤其如此。 工作時間並不是生產力的最佳指標。

如果可以，請遠離跟踪時間。 相信你的團隊，他們投入了必要的工作。 相反，創建允許您跟踪其績效的 KPI。 KPI 可以獨立於它們投入的時間。

事實上，與普通員工相比，大多數遠程員工都是值得信賴的，並且每周平均多工作四個小時。

關鍵績效指標

關鍵績效指標 (KPI) 允許您和您的員工跟踪成功。 KPI 由您或團隊共同設定。 無論哪種方式，他們確保每個人都知道他們必須做什麼。

KPI 應該是可衡量的，並使您的員工能夠了解他們是否在工作中走上正軌。 它使您的員工的工作績效更易於跟踪。

如果一個人反复無法實現他們的 KPI，那麼可能值得與他們交談。 如果一個人經常在 KPI 方面取得成功，請考慮提升他們。

招聘流程和付款程序

如果您有一個有效的招聘流程，您可以避免潛在的挑戰。 當您僱用員工時，最好檢查他們是否有資格進行遠程工作。

這種能力取決於他們的天賦和優勢。 優秀的遠程工作者通常更內向。 他們還注重細節，能夠獨立採取行動。

當然，外向的人也可以遠程工作，但您需要確保他們的社交健康。 如果他們需要周圍的人快樂，遠程工作可能會讓他們不滿意。

因此，在招聘時，請務必考慮這些因素。 有時，最好先招聘一個兼職職位，然後讓員工進入測試階段。 這樣，你們倆都可以測試你們的工作關係是否富有成效。

另一個可以及早消除許多挑戰的因素是薪酬。 許多企業主會認為遠程員工更便宜，而且他們通常是對的。

但是，您想要做的就是向他們支付高於行業標準的報酬。 如果你這樣做，他們會更有效率，因為他們的動力和滿意度會增加。 快樂的員工更努力地工作。

在家分心

管理遠程員工的最後一個障礙可能是分散注意力的環境。 如果這個人是第一次在家工作，這一點尤其重要。

您的員工應該有一個指定的辦公空間。 這樣，他們在家工作時就可以提高工作效率。 這個空間應該沒有乾擾（例如房間裡沒有電視）。

如果他們家裡還有其他人，也應該考慮到這一點。 他們的室友是否明白在家工作仍然是工作？ 他們是否傾向於打斷你的員工？

儘早詢問他們的環境，看看你是否避免了類似的障礙。

一些員工可能喜歡在咖啡店或外面工作。 沒關係，但他們應該有一個不受干擾的工作場所。

通訊工具

現在您已經了解了管理遠程員工的一些最常見的障礙，讓我們考慮一下通信工具。 其中包括允許您更有效地管理遠程團隊的應用程序和管理系統。

溝通工具有助於簡化溝通或優化工作流程。 這裡有一些你應該知道的。

對於視頻通信，最流行的工具是 Zoom 或 Skype。 Skype 是完全免費的。 如果您有一些投資預算，您可能更喜歡 Zoom，因為它是一個更完整的企業解決方案。

Zoom 允許您錄製會議、共享您的屏幕等等。 這是為您的團隊帶來一些面對面交流的完美工具。

對於短信，Slack 非常受企業歡迎。 Slack 允許您為您的公司創建一個頻道以及多個子頻道。

如果您的團隊很大，您可以為每個子團隊創建這些子頻道。 避免整個團隊收到不必要的信息垃圾郵件。

短信通常比電子郵件快； 單獨的電子郵件通信可能會減慢整個工作流程。

項目管理工具

雖然大多數企業主都知道通信工具，但項目管理軟件和附加功能經常被忽視。

如果沒有支持工作流程的工具，生產力就會下降。 人們不知道他們應該做什麼，也不知道項目的位置。

例如，假設您經營視頻和電影製作業務。 您需要專門從事電影、平面設計、文案等方面的人才。

如果沒有工作流程或流程，剪輯師不知道何時剪輯下一個視頻； 拍攝視頻的人可能不知道在哪裡上傳視頻以及接下來會發生什麼。

Asana、Basecamp、ClickUp 或 Float 等工具可幫助您保持清晰和簡化的流程。 一切都在一個地方發生，您的員工知道在哪裡檢查他們的下一個任務。

像這樣的一個簡單工具可以對您的員工的生產力產生巨大影響。

協作工具

最後，您要確保您使用的工具允許您的員工進行協作。 在管理遠程員工時，創建團隊協作可能具有挑戰性。 他們可能最終都彼此獨立工作。

但是，當員工合作時，它可以帶來新的創意。 對於遠程團隊來說，像谷歌文檔這樣允許多人處理一個文檔或工作表的工具會很有幫助。

無論您選擇什麼，請確保它是一個允許實時編輯的工具，以便進行實際的團隊合作。

最佳實踐

現在，您已經深入了解了管理遠程員工的常見挑戰和有用的工具。 但是，您和您的遠程團隊可以學習哪些最佳實踐？

遵循這些做法可以自然地避免挑戰和挫折，同時還能確保員工的生產性福祉。

不滿意的遠程團隊很快就會精疲力竭，工作效率低下，而且要花錢。 這就是為什麼看看被證明有效的系統和想法是個好主意。

企業文化與願景

成功的遠程團隊的根源是您的商業文化。 每個公司或企業都有一定的文化。 但文化不是偶然發生的：它是由你、作為領導者和每個團隊成員塑造的。

要成功管理遠程員工，您需要一種所有權和責任感的文化。 如果每個團隊成員都意識到自己的責任並承擔責任，那麼您就沒有必要進行微觀管理。

這就是建立信任的原因。 當管理層過於控制時，員工會感到沮喪和缺乏創造力。

成功的企業以信任和關懷對待員工，而不是像商品一樣。

正如我們之前提到的，讓您的遠程工作人員有機會按照他們的條件工作。 當他們在這些時間無法生產時，不要強制執行特定的時間框架。

與遠程工作人員一起創造一種積極而有營養的文化通常很容易。 這是因為遠程團隊通常更快樂、更滿意，並且往往喜歡他們所做的事情。

更重要的是，您還希望清楚地傳達您的業務願景。 你的員工應該知道他們為什麼要做他們被要求做的事情。 最佳情況——他們的個人目標與您對公司的總體目標一致。

定期會議和結構化會議

我們已經談到了遠程通信的挑戰。 簡化溝通的一個好方法是定期舉行視頻會議。

一些企業選擇每週或每兩週開會一次； 有些人甚至選擇每天開會。 但是，如果您決定召開每日會議，請盡量縮短會議時間以保護員工的時間。

每週或每兩週一次的會議通常效果最好。 一些公司也會進行月度電話會議，但這段時間可能太長了，會對生產力產生負面影響。

您還希望您的視頻會議遵循一個結構。 混亂的會議會降低生產力。 如果您自己無法提出結構，請使用經過驗證的公式：例如 10 級會議。

除了團隊會議，最好每季度舉行一次一對一會議。 這些會議很棒，因為它們加深了與每位員工的溝通，並允許您檢查他們是否表現良好。

他們是否滿足您的期望以及他們自己的目標？ 如果出現任何問題，也可以在季度會議上討論。

溝通時間表

我們說讓您的員工設計自己的工作時間表是有意義的。 但是，您想要的是每個人都必須滿足的某些接觸點。

例如，每個人都必須參加每週一次的會議。 或者，每個人都必須在 24 小時內回复短信。

向遠程員工傳達對您和您的業務有意義的內容，並明確您的期望。

指導他們使用哪個通信渠道來做什麼也是一個好主意。 您希望他們在什麼情況下使用短信？ 他們應該在哪些情況下使用電子郵件？ 他們可以給你發私信嗎？

沒有正式的規則； 只需確保提前告訴您的員工您希望事情如何運行。

目標和職業機會

將遠程工作者視為自由職業者是一個常見的陷阱。 如果他們是您團隊的一員，請像對待員工一樣對待他們。 讓他們有機會進一步發展自己的事業並追求個人目標。

不要讓他們覺得他們永遠被困在自己的立場上。 每年或半年進行一次一對一的電話會議，討論他們的表現。 他們明年的目標是什麼，團隊如何提供幫助。

尊重你的員工，讓他們開心。 這樣你就有了一個忠誠的團隊。 忠誠的員工是無價的，因為團隊的波動會花費你很多錢。

當您必須僱用新員工並培訓他們時，您會浪費時間和金錢。 您仍然想在需要時僱用新人； 新員工也會帶來新的想法。 但是，要避免促使人們經常離開的文化。

團隊建設

對於遠程運行的企業來說，創建一個強大的團隊尤其困難。 正如我們之前提到的，在實體辦公空間中，人們自然而然地相互碰撞和交流。

這就是為什麼一些工作場所喜歡為其遠程員工提供公開聊天的原因。 在那次聊天中，除了工作之外，他們可以談論任何他們想要的東西。 這是替代在辦公室進行的通常閒聊的好方法。

如果您計劃長期組建遠程團隊，請考慮每年召開一次團隊會議。 一年只在一起兩三天對整個團隊都是有益的。

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現在，在管理遠程員工方面，有很多事情需要牢記。 但是，如果我們告訴您有一種方法可以讓您的團隊管理更清晰、更透明怎麼辦？

通過他的顧問委員會 Dragon 100，Dan Lok 正在指導其他企業主如何擴大規模。 即使您不是 Dragon 100 的成員，您也可以訪問 Dragon 100 習慣清單。

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