什麼是會議紀錄 (MoM)？ MoM 軟體和模板

已發表: 2024-01-10

摘要：透過建立會議紀要，您可以記錄討論的主題、總結重要的會議要點並突出顯示關鍵要點。 讓我們詳細了解 MOM 以及如何建立 MOM。

富有成效的會議對於協作至關重要，但回憶會議中討論的所有細節可能很困難。 這就是為什麼您需要建立會議記錄來記錄有關會議的每個細節。 在本文中，我們將了解 MOM 以及如何建立 MOM。 但首先，讓我們先來了解一下 MOM 到底是什麼。

目錄

什麼是會議紀錄 (MoM)？

MOM 通常代表「會議紀要」。 它是指會議期間發生的討論、決定和行動項目的正式書面記錄。

MOM 對於記錄會議期間討論的要點、分配職責以及為參與者提供參考至關重要。 它包括會議的討論要點、所有參與者以及會議的決議。

會議紀要的重要性

會議記錄 (MOM) 在組織效率和溝通方面發揮著至關重要的作用。 透過記錄討論、決策和行動項目，MOM 可以作為重要的參考點，確保參與者的清晰度和理解。

MOM 充當歷史檔案，記錄思想和策略隨時間的演變。

除了透過與缺席的團隊成員分享關鍵資訊來促進溝通之外，MOM 還有助於更有效的規劃和策略制定。

什麼時候該當媽媽？

MOM可用於以下情況：

  • 記錄會議的要點和目標
  • 為未參加會議的人員建立會議摘要
  • 在正式會議時將其作為法律文件保存
  • 維護一份參考文件以供未來的會議使用

建立 MOM 涉及的步驟

建立會議記錄時，您需要列出會議議程、與會者名單和現有 MOM。 您還需要記下誰缺席和出席會議。 讓我們詳細了解建立 MOM 所需執行的所有步驟：

  • 準備：收集必要的詳細信息，例如議程、與會者名單和之前的 MOM。 另外，設定一個錄製模板。
  • 出席：記錄出席和缺席出席者的詳細資料。 標記任何客人或著名參與者。
  • 議程審查：仔細檢查會議議程，確保每個項目都得到解決。
  • 討論細節：使用簡潔的語言記錄要點、決策和行動項目。
  • 分配職責：明確地將行動項目分配給個人並在最後期限內完成。
  • 澄清：包括會議期間就背景情況所做的任何澄清。
  • 結束：確認會議結論並記下任何後續要求。
  • 審核和批准：共享 MOM 以供審核並獲得必要的批准。
  • 分發：及時將最終的 MOM 分發給與會者和相關利害關係人。

成為媽媽的好處

會議紀要 (MOM) 具有重要的優勢。 它們提供討論、決策和行動項目的書面記錄，確保清晰度和問責制。 以下是創建 MOM 的一些其他好處：

  • 文件：它們提供會議期間討論、決策和行動項目的正式記錄。
  • 參考：會議記錄可作為參與者回憶討論內容和分配的任務的參考。
  • 問責制：他們透過記錄行動項目和截止日期來分配責任，促進參與者之間的問責制。
  • 溝通： MOM 透過與無法參加會議的人員分享關鍵訊息來促進溝通。
  • 規劃：他們透過總結過去的討論和結果來幫助制定未來的規劃，幫助制定未來的行動和策略。
  • 一致性：會議記錄確保所有參與者對討論和決定的內容有共同的理解，並減少誤解。

會議記錄應包含哪些內容？

在撰寫會議記錄時，您需要在文件中包含以下幾個要素： 以下是 MOM 的一些基本要素：

  • 會議日期和時間
  • 與會者名單及其角色
  • 會議的目的或目標
  • 會議議程和討論主題
  • 需要採取的行動和做出的決定
  • 後續步驟和時間表
  • 出席者簽名和姓名首字母縮寫以供驗證

撰寫會議紀要（最佳實踐）

為了使會議記錄有效，您必須記錄日期、時間和參加人數。 接下來，您需要添加有關即將舉行的會議的詳細資訊。

  • 提前建立會議大綱：為了使會議更有成效，最好將會議要討論的所有要點一起建立一個會議大綱。 這將有助於避免會議開始時出現混亂，並確保與會者遵守有效的議程。
  • 記下會議目的：在這段時間裡，試著記下會議的目的以及本次會議預計要實現的目標。 這些筆記將對那些無法參加會議的人有所幫助
  • 決定即將召開的會議日期：如果您正在做會議記錄，那麼同樣重要的是要包括與所討論主題相關的下一次會議的召開時間。 這將為參與者提供完成指定任務需要多長時間的指南。 此外，決定即將召開的會議日期也將有助於確定任務的優先順序。
  • 使用人工智慧建立會議摘要：如果您負責在會議中建立筆記，那麼您可以使用會議轉錄工具。 借助此工具，所有通話錄音、轉錄和摘要都連結到會議和日曆，因此一切都保留在一個位置。
  • 利用議程追蹤會議要點：會議結束後，您可以使用會議議程來追蹤結果。 透過使用議程作為一般指南，您將能夠衡量實現既定目標的進度。

用於建立會議紀要的模板

  1. 正式董事會 MoM 模板
  2. 非正式會議 MoM 範例
  3. 董事會會議 MoM 模板
  4. David Sacks 的 SaaS 董事會會議 MoM 模板
  5. 每月管理會議
  6. 衝刺計劃模板
  7. 一對一會議模板

若要快速建立會議紀要，您可以使用預先配置的範本。 MOM 範本的範圍包括從正式董事會會議紀錄到每月管理紀要、非正式會議紀錄、衝刺計畫、SaaS 會議等。 下面提供了每個範本來簡化您的 MOM 程式。

  1. 正式董事會會議紀要模板

來電訂購

由「董事會主席」主持

• [會議主持人] 召集[組織] 於[日期][時間]在[地點]召開例會。

點名
秘書進行了點名。 出席者如下：

• 秘書
• 高階經理
• 會議主持人

批准會議記錄
在進行任何正式事務之前，董事會必須批准上次會議的記錄。
• [秘書]宣讀上次會議的紀錄。 會議記錄獲得批准。

開放式問題
董事會之前已經討論過並準備正式批准的項目。

新生意
這些項目可以進行投票、修改、提交、移交委員會審議或延期。

休會
在討論並記錄所有未決問題和新業務後，會議主持人將休會董事會。

• [會議主持人] 在[會議結束時間] 休會。
會議記錄的提交和批准
會議記錄員必須將會議記錄提交給董事會主席或會議主持人批准。

• 會議記錄提交者：[姓名]
• 會議記錄批准者：[姓名]

  1. 非正式會議紀要範例

來電訂購

[組織]的會議於[日期]在[地點]舉行。

出席者

• 出席投票的成員包括：
• 出席嘉賓包括：
• 未出席的成員包括：

批准會議記錄
• [姓名] 提出了一項批准上次[日期] 會議記錄的動議，並得到[姓名] 的附議。

報告
• [報告名稱] 由[演示者姓名] 示範。
• [報告名稱] 由[演示者姓名] 示範。

主要議案
• 動議：由[姓名] 動議並附議[在此陳述動議]。 該動議[通過或失敗]，有[數字]贊成，[數字]反對。

休會
• [動議人姓名]動議休會，並於[休會時間]達成協議。
• 秘書：
• 批准日期：

  1. 董事會會議紀要模板

會議詳情

請記下會議類型、日期和時間。
• 會議名稱：
• 日期：
• 時間：

點名
注意會議的與會者。
• 總統:
• 秘書：
• 主持人：
• 缺席董事會：
• 在場的其他客人或工作人員：

老生意
上次董事會會議的重要會議記錄和決定。
• 批准上次會議記錄
• 先前董事會會議未解決的行動項目

新生意
包括官員、委員會或不同董事會董事的報告。
• 議程項目 1
• 議程項目 2
• 議程項目 3

行動步驟

閉幕式
透過記錄以下資訊來結束董事會會議：
• 下次董事會會議的日期和時間
• 會議休會時間
• 秘書批准：
• 主席/主席批准：

  1. David Sacks 的 SaaS 董事會會議模板

• 執行長最新動態 [30 分鐘]
勝利、挑戰、學習和 KPI。

• 銷售動態 [30 分鐘]
ARR、交易、成交、異議和預測

• 部門最新動態 [20 分鐘]
產品路線圖和其他部門的更新。

• 財務[10-20 分鐘]
毛利率、財務計劃和營運支出。

• 團隊[10-20 分鐘]
哪些領域最需要新進員工？

• 行政事務 [5-10 分鐘]
家事及行政事宜

• 行動項目
這次會議產生了什麼結果？

  1. 每月管理會議

每月管理會議

查看指標/KPI
追蹤指標和目標的進度與實際結果。 我們離計畫還有什麼差距？ 為什麼？

公司動態
分享關鍵更新並提供「國情咨文」。

部門/團隊負責人圓桌會議
讓每個人都了解最新情況，提高效率，並互相幫助，暢通無阻。

姓名

• 最近的勝利
• 目前的優先事項
• 有什麼事情是你遇到困難的嗎？

專業發展（可選）

透過互動學習或團隊建立體驗提高您的長期業務成果。

問題解決環節
選擇一項挑戰或優先領域。
• 挑戰演講
• 公開討論以更好地理解挑戰並找到解決方案
• 分配後續步驟

下一步
@name 任務截止日期

  1. 衝刺計劃模板

衝刺計劃

衝刺目標

這次衝刺的主要目的是什麼？ 定義以下關鍵目標。‍

衝刺積壓工作

哪些使用者故事符合衝刺目標？ 在會議之前與您的團隊分享此訊息，以便他們做出貢獻。 將每個使用者故事分解為單獨的任務。 確保每個任務都有盡可能多的信息。 包括重要指標。

即將交付的史詩

列出我們計劃在此衝刺期間開始或交付的史詩。‍

工作範圍澄清

重新檢視你對「完成」的定義。 確定用於確定每項任務何時完成的驗收標準。 確保所有這些都與您團隊的能力實際相符。

主要風險和擔憂

根據目標和衝刺積壓工作，可能會出現哪些潛在問題？ 我們要怎麼解決這些問題呢？ 工作範圍是否為意外問題分配了足夠的時間。

‍注意事項與要點

這次衝刺規劃會議的主要見解和討論點是什麼？

行為

從您的團隊那裡獲得關於接下來要採取的步驟的口頭確認。 明確由誰來完成以及何時完成。 請在此處記下此資訊以分享和分配。

跟進

我們將如何保持聯繫並了解最新進展？ 我們應該安排一次後續會議嗎？

  1. 一對一會議模板

一對一：經理每週 1:1

介紹問題

從一個開放式問題開始。 上週怎麼樣？ 最近什麼對你來說效果很好？

慶祝勝利並吸取教訓

自上次會議以來我們取得了哪些成果？ 注意重要舉措的進展。
我們怎樣才能變得更好？ 強調上週學到的教訓。

消除障礙

是什麼（如果有的話）阻礙或減慢了你的進步？ 我們怎樣才能消除這個障礙？ 您需要什麼支援？
計劃消除特定障礙並創建行動項目。

雙向評估和回饋

我們怎麼樣？ 我們怎樣才能更有效地合作？

公開討論

提供公開討論的時間。 還有什麼想談的嗎？

跟進

我們應該安排另一場一對一嗎？ 審查一對一會議中產生的任何行動項目。

行動項目

創建會議紀要的頂級軟體

您可以選擇免費和付費軟體來創建 MoM。 以下是您可以考慮的一些最受歡迎的選項：

免費媽媽軟體

  • Google Notes：這是一款免費軟體，您可以使用它來建立 MOM、分享 MOM、歸檔筆記等。
  • Evernote： Evernote 可免費用於記筆記、建立待辦事項清單、合作處理筆記等。
  • EasyRetro：使用它，您可以建立便籤、與同事分享、建立操作項目、寫下專案想法等等。

付費媽媽軟體

  • NTask：可用於建立和指派任務、與他人分享任務詳細資料、規劃專案詳細資料、召開會議等。
  • Zipdo：此會議筆記應用程式與日曆連接，並為每次會議建立協作筆記。
  • Beenote：它是一款基於人工智慧的軟體，可用於建立、管理和組織會議。

結論

借助會議紀要，可以非常輕鬆地將整個會議總結為幾個要點。

讀完本文後，您已經了解為什麼應該建立 MOM，並且可以為自己建立一個。 為了更簡單的方法，您還可以根據您的用例考慮使用模板來建立 MOM。

與會議紀錄 (MoM) 相關的常見問題解答

  1. 誰負責記錄會議紀錄？

    公司秘書一般負責記錄會議記錄。

  2. 會議紀要的格式是什麼？

    會議記錄的基本格式包括會議期間討論的關鍵想法的概述、做出的決定以及與會者為實現目標必須採取的步驟。

  3. 會議紀要是什麼意思？

    會議紀錄是會議期間所做的筆記，包括討論的主題、參與者的詳細資料、要點等。

  4. MOM 代表什麼？

    MOM 代表商務會議紀要。 它用於記錄會議期間討論的所有重要細節、會議目的和結果。

  5. 專業會議紀錄的格式有哪些？

    在專業的會議記錄中，包括參與者的詳細資訊、討論的議程、未來的步驟等。