項目經理最重要的任務和職責 | #25 項目管理入門

已發表: 2023-01-09

項目經理 (PM) 就像規模較小的 CEO，從戰略角度思考正在進行的項目，並將其置於整個組織活動的角度。 他們的任務是跨學科的。 儘管他們不必是經營業務或項目所涉及領域的專家，但他們應該對這些領域有一般的了解。 雖然項目團隊中的專家將提出最佳解決方案，但項目經理必須了解為什麼該解決方案是最佳解決方案。 那麼項目經理的主要任務和職責是什麼？

項目經理的任務和職責——目錄：

  1. 介紹
  2. 策劃與組織
  3. 預算編制
  4. 項目監控
  5. 支持團隊
  6. 與利益相關者的溝通
  7. 概括
  8. 查看我們的項目管理軟件

介紹

項目經理管理的不是人，而是項目。 因此，他或她應該始終牢記，團隊由盡其所能的專家組成。 PM 的工作是促進這些活動的實施並為其提供指導。 因此，總理應該：

  • 避免微觀管理——指導團隊成員如何執行任務，
  • 留下選擇如何解決問題的自由，
  • 管理責任——將任務範圍與團隊成員的能力相匹配。

但是，哪些任務屬於項目經理的職責範圍？

responsibilities of the project manager

策劃與組織

項目中的時間管理包括任務，包括計劃和組織任務的執行。 規劃是項目生命週期的一部分，儘管比例不同，但它是項目每個階段的組成部分。 但是，從實際的角度來看，作為項目經理日常職責的一部分，計劃是什麼樣子的呢？

規劃的關鍵方面是項目管理軟件的有效使用。 首先，這包括編制要執行的任務列表並確定它們的優先級。 與後一項任務相關的是 PM 的第二個關鍵職責——組織工作。

它不僅涉及選擇最緊迫的任務來完成，而且還確保它們按時完成，並確保所有團隊成員的工作量盡可能相等。 這將避免瓶頸。 團隊工作的這種不當組織導致一個人負責過多的任務。 責任的堆積導致其他團隊成員的工作被拖延，項目的進度變慢甚至停止。

確保根據手頭項目的具體情況調整您正在使用的程序的複雜性或改變其功能的應用。 畢竟，可能性的數量並不總是意味著更好的管理。 我們建議遵循精益原則，只採用那些可以提高團隊能力或提供評估項目進度所需數據的功能。 雖然精美呈現的數據可以吸引利益相關者，但如果只是為了達到這個目的，就不值得花太多時間收集這些數據。

預算編制

項目經理在項目的規劃階段製定預算。 它在 PMBOK 中被稱為：

“項目或任何工作分解結構組件或任何計劃活動的批准估算。” （項目或任何工作分解結構 (WBS) 組件或任何計劃活動的批准估算。）

在項目中編制預算和控制費用並非易事。 儘管精心計劃了費用，但幾乎每個實施的項目都需要進行更改。 因此，計劃周密的項目預算假設至少有 10-15% 的不可預見費用。 所有成本的 20% 被認為是一個安全閾值，但有些項目的預算變化甚至更高。

因此，為了防止過度偏離計劃支出，不僅要巧妙地計劃，還要考慮到最可能發生的支出。 PM 還必須投入大量注意力來監控正在進行的項目中的支出，以便及時做出反應，例如，對價格變化做出反應。

項目監控

項目經理的另一項重要職責是項目監控。 它使我們能夠明智地應對風險、預測和主動應對變化。

然而，監控不僅僅是跟踪新出現的風險。 項目經理監督項目的職責還包括：

  • 統計任務進度，
  • 預算執行率，
  • 工作流控制和優化。

項目經理所有監督職責的目標是優化活動，使項目按預期執行，並了解許多項目中的重複過程是如何運行和變化的。

支持團隊

項目經理的職責包括組建團隊、組織和協調團隊工作，以及終止與履行職責不盡如人意者的合作。

在組建團隊時，PM 必須確保其成員共同擁有實現項目目標所需的所有技能。 而且，還要確保團隊內部有明確的職責分工和透明度。

請記住，項目經理不必，甚至不能成為每個項目參與者所代表領域的專家。 他們負責支持專家的工作，並確保項目的實施方法得到理解和有效，並確保團隊的工作流程得到優化。

與利益相關者的溝通

項目經理執行的另一個任務領域是與利益相關者的溝通。 一項關鍵任務是選擇信息在正確的時間傳遞給正確的人——即優化溝通渠道，並確保所有利益相關者理解傳達給他們的有關項目的信息。 這在技術複雜或與整個項目相關的高度專業化任務的情況下尤為重要。

PM定期與利益相關者舉行會議並準備報告。 有時這些以簡短電子郵件的形式出現，有時它們是包含詳細數據和分析的多頁文檔。

請記住，PM 的代表角色並不總是令人愉快的。 特別是在他們必須向利益相關者傳達有關項目的負面信息的時候。 這時，成熟的軟技能將非常有用。

概括

項目經理是負責計劃、協調和監督項目實施的人。 他的主要任務包括：

  • 制定項目實施計劃並組織任務執行，
  • 確定項目預算，
  • 監控——費用、風險和潛在問題，
  • 組織項目組的工作
  • 利益相關者溝通和報告

因此，項目經理必須具備廣泛的能力——專業能力和人際能力。 他或她還應該熟悉項目管理方法，例如瀑布、敏捷和 Scrum。

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Most important tasks and responsibilities of the project manager | #25 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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