可提高工作效率的最常用 Google Workspace 應用

已發表: 2023-02-01

Google Workspace（前身為 G Suite）具有出色的功能，可讓您的團隊成員/客戶/潛在客戶/政府工作人員/學生/教師/家長等共同協作。如您所知，Google Workspace 適合所有人。 那麼，讓我們看看您使用 Google Workspace 可以獲得什麼。

以下是 Google Workspace 的主要功能，可促進良好的團隊凝聚力並提高您企業的工作效率：

  1. Gmail ：通過 Gmail 平台使用您的工作電子郵件地址（例如；[email protected]）發送和接收電子郵件。 您所要做的就是按照以下步驟操作：

    （注意：在執行這些步驟之前，請確保您有一個現有域，如果您沒有域，請單擊此處購買一個）

a) 註冊一個 Google Workspace 帳戶或登錄現有帳戶。

b) 點擊此處訪問 Gmail

c) 使用 Gmail 的聊天功能與同事實時交流（點擊聊天圖標開始聊天 > 新聊天 > 輸入你想聊天的人的名字）

提示：您知道嗎，您可以使用 Google 聊天與組織外部的人聊天，但此人必須擁有 Google Workspace 帳號）。

  1. Google 日曆：得知購買 Google Workspace 後，您還購買了個人助理()，他會不時提醒您的日常活動，這讓我感到非常激動。 我將向您展示如何在 Google 日曆上設置您的活動/事件/會議，見下文；

a) 轉到 calendar.google.com 並使用您的 Google 帳戶登錄或從 Gmail 頁面轉到 Google Apps，如上圖所示。

b（通過單擊您希望開始和結束的日期和時間來創建事件/會議/提醒，或使用“創建”按鈕。

c) 輸入事件/會議/提醒詳細信息，例如標題、地點、描述，並在需要時添加客人。

d) 選擇事件的顏色以對其進行分類（非強制性）。

e) 設置您希望提醒事件/會議的持續時間、重複事件或將其設為全天事件。

d) 向下滾動並單擊保存。

e)您還可以導入或導出日曆，與他人共享您的日曆，以及一次查看多個日曆。
未完待續……。

  1. Google Meet：這是一個 Google 會議平台。 現在您已經成功地在日曆中設置了會議。 它正在遇見哦！ 時鐘，讓我們參加會議並達成百萬美元的交易或與團隊合作以提高生產力。 請參閱以下步驟；

a) 轉到 meet.google.com 或單擊 Gmail 中的 Google Apps 圖標，然後單擊如上圖所示的會議。

b) 單擊“新會議”按鈕開始新會議或加入您受邀參加的現有會議。

c) 通過發送鏈接、電子郵件或日曆邀請來邀請人們參加您的會議。

d) 一旦有人加入您的會議，您就可以開始視頻通話、共享您的屏幕並與其他參與者聊天。

e) 要結束會議，請單擊“結束會議”按鈕。

哇！ 就這麼簡單，對吧？

提示：您知道嗎，您還可以在旅途中與某人聊天時快速召開會議。 檢查下圖

  1. Google Docs：使用Google Docs進行實時協作，同時保存一些重要的工作文件。

a) 轉到 docs.google.com 或從您的 Gmail 中單擊 Google Apps，然後單擊 DOCs

b) 單擊“空白”創建新文檔或單擊“模板庫”選擇預製模板或轉到雲端硬盤查看與您共享的文檔。

c)開始編輯文檔，您可以設置文本格式、插入圖片和表格、添加評論以及與他人實時協作。

d) 點擊“文件”>“保存”或“另存為”保存文檔。

注意：您還可以將現有文檔上傳到 Google Drive 並在 Google Docs 中打開它們進行編輯。

  1. Google 表格：使用 Google 表格及時了解您的日常交易

a) 轉到 Google Apps > 表格並創建新表格或打開現有表格

b) 通過單擊並鍵入將數據輸入單元格

c)使用工具欄或右鍵菜單中的選項格式化單元格

d)使用函數和公式（如SUM、AVERAGE、MAX）進行計算

e) 創建圖表和圖形以可視化數據

f) 通過向特定人員授予訪問權限或作為網頁發布來與他人共享和協作。

g) 以各種文件格式保存和下載您的工作表，例如 .xlsx、.csv、.pdf 等。

  1. Google 幻燈片：使用 Google 幻燈片開始該演示文稿以便於導航，請參閱下文了解如何使用它：

a) 轉到 Google APPs > Google Drive 並創建新的 Google 幻燈片演示文稿：在 Google Drive 的左側，您會找到“新建”按鈕。 點擊它

b) 選擇模板：您可以從空白演示文稿開始，也可以從範圍廣泛的模板中進行選擇。 選擇最適合您需要的模板，然後單擊“使用此模板”。

c) 添加和格式化文本：首先在幻燈片中鍵入您的文本。 您可以使用頂部的工具欄調整字體、大小、顏色和對齊方式。 您還可以向幻燈片添加圖像、視頻和形狀。

d) 過渡和動畫：要為您的演示文稿添加視覺效果，您可以使用“過渡”和“動畫”選項。 單擊工具欄中的“過渡”選項卡，然後選擇要使用的動畫。

e) 協作：您可以通過單擊右上角的“共享”按鈕與他人共享您的演示文稿。 您還可以添加評論並與其他協作者聊天。

f) 展示您的幻燈片：要展示您的幻燈片，請單擊右上角的“展示”按鈕。 您可以直接從計算機演示幻燈片，也可以使用輔助顯示器。

g) 保存和下載：完成後，通過單擊“文件”菜單並選擇“保存”來保存您的演示文稿。 您還可以將演示文稿下載為 PowerPoint、PDF 或其他文件格式。

  1. Google Drive：文件和文檔的雲存儲。 見下文;

a) 轉到 drive.google.com 並轉到 Google Apps > 點擊 Drive

b) 要創建新文檔，請單擊“新建”按鈕並選擇您要創建的文件類型，例如 Google Docs、Sheets、Slides 或 Forms。

c) 要將文件上傳到 Google 雲端硬盤，請單擊“新建”按鈕並選擇“文件上傳”。 您還可以將文件從您的計算機拖放到 Google 雲端硬盤中。

d) 要與某人共享文件，請右鍵單擊該文件並選擇“共享”。 然後，您可以添加要與之共享的人的電子郵件地址，並指定他們對文件的訪問級別。

e) 要訪問和編輯文件，只需單擊 Google Drive 中的文件名。 您還可以使用 Google 應用程序進行編輯和協作，例如 Google 文檔、表格和幻燈片。

f) 您可以通過在頁面頂部的搜索欄中輸入關鍵字來搜索 Google Drive 中的文件。

g) 備份和同步：要備份和同步您的文件，請在您的計算機上安裝 Google 雲端硬盤應用程序。 這會自動將您計算機上的所有文件上傳並同步到 Google 雲端硬盤

要使用這些功能，您可以註冊一個 Google Workspace 帳號並通過網絡瀏覽器或 Google Workspace 移動應用訪問這些工具。 這些工具可以單獨使用，也可以組合使用，以在項目上進行協作、與團隊成員溝通以及管理任務和日程安排。