多任務與單任務。哪種方法更適合您的工作效率？

已發表: 2023-02-21

哪種方法可以確保更高的效率和生產力？ 雇主通常希望能夠優先考慮、組織自己的工作或進行戰略規劃。 當責任數量增加並且主管期望快速取得成果時，值得考慮的是，您是通過同時執行多項任務還是一次只專注於一件事來取得更好的成果。 讓我們找出答案！

多任務處理與單任務處理——目錄：

什麼是多任務處理？
單任務：多任務的替代方案
怎麼單任務？
多任務與單任務
概括

什麼是多任務處理？

可以從兩個方面理解多任務處理。首先，它與註意力的可分性有關，因此一個人可以同時執行多項任務，例如在參加團隊會議和與同事聊天時回复客戶的電子郵件。多任務處理也可以等同於在個人職責之間快速切換的能力。

多任務有效嗎？根據這項研究，其結果發表在出版物“Supertaskers：Profiles in extraordinary multitasking ability”中，只有 2.5% 的參與者成功地同時執行多項任務。其餘的表現出明顯的下降。

神經心理學家辛西婭·庫布 (Cynthia Kubu) 證實，人腦一次只能專注於執行一項任務： “當我們認為自己在處理多項任務時，通常我們並沒有真正同時做兩件事。 但相反，我們正在快速連續地執行單個操作，或任務切換。”

另一項由巴黎國家健康與醫學研究所(INSERM) 的研究人員進行的研究表明，多任務處理如何影響前額葉皮層。在執行一項任務時，前額葉皮層的兩側會協同工作。當同時執行多項任務時，大腦的兩側開始獨立工作，導致記憶問題，從而導致績效下降和錯誤數量增加。

如果同時執行多項任務效率低下，那麼一個人怎麼可能同時吃晚飯、瀏覽社交媒體和收聽廣播？答案在於前額葉皮層的參與水平——我們自動執行的活動（例如步行）比駕駛汽車等活動對其施加的壓力更小。

單任務：多任務的替代方案

做什麼而不是多任務處理？好吧，單任務處理可以替代多任務處理。它涉及一次只專注於一項任務。這種方法不僅對生產力有積極影響，而且對人體也有積極影響。那麼單一任務有什麼好處呢？

更高的效率– 將精力投入到完成一項任務中可確保將其徹底完成，從而降低犯錯的風險。
更好的注意力——專注於特定任務的能力，可以讓你取得更好的結果。這不僅適用於職業職責，也適用於人際關係。例如，在與朋友會面時，集中註意力或“此時此地”會讓您更加享受這一刻。
更少的干擾——專注於一項任務使其成為優先事項，外部干擾會自動消除。
更好的控制——在任務之間“切換”會使人分心，使他們以後更難以衡量他們努力的效果，或者他們在一項任務上花費的時間。
降低壓力水平——單一任務增加了實際完成給定任務的可能性。它還可以提高滿意度並降低壓力水平，因為員工不再需要考慮何時以及如何完成它。

怎麼單任務？

優先排序

在開始工作之前，確定哪些任務位於優先級列表的首位。使用艾森豪威爾矩陣，它可以幫助您確定哪些問題是緊急的並且需要立即關注，哪些可以稍後解決。一旦你設置了任務的優先級，創建你自己的待辦事項列表。這是 Firmbee 提供的功能之一。該系統不僅允許您寫下您的職責，還可以對它們進行優先排序，為它們指定狀態和截止日期。

學習如何管理你的時間

有多種技術可以幫助您更好地管理時間，方法是將大任務分解為可在短時間內全神貫注完成的小任務。一個例子是番茄工作法，它基於在周期性時間塊中工作。最常見的劃分是做一個任務25分鐘，然後休息5分鐘。四個街區之後，建議休息時間長一些。

排除乾擾還可以幫助您更好地集中註意力。為此，最好關閉所有通知並離開會分散您工作注意力的網站。當然，有些同事可能希望他們的消息立即得到回應。然後你應該提前通知其他人你需要專注於手頭的任務，並請他們不要在你做的時候打擾你。這種情況也會教你如何設定健康的界限。領導者還可以考慮向員工介紹或至少進一步教育員工異步通信的主題。

使用項目管理系統

項目管理軟件具有許多可用於組織您的工作的功能。首先，在看板的幫助下，一個團隊可以一起工作來定義任務，設置他們的優先級和狀態，分配負責完成任務的員工，或設置最後期限。有分配任務的人可以將它們寫在自己的待辦事項列表中，然後逐個依次完成它們，並將它們標記為已完成。

練習積極傾聽

積極傾聽可以幫助您將注意力集中在對方身上，並儘可能多地記住會議內容。由於這種做法，您不僅對對方表示尊重，而且還可以更好地理解所討論的問題，並避免錯誤和誤解。因此，在參加會議時最好將分散注意力的設備（電話、筆記本電腦等）收起來，最好將它們留在另一個房間。在在線討論期間，關閉網絡瀏覽器中所有不必要的選項卡也是一個好主意。